檔案安全體系制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本檔案安全體系制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化檔案安全防范意識，建立健全預(yù)防機制，提前消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立檔案庫房，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問題。5.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高員工的檔案安全意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，嚴(yán)格遵守公司檔案安全管理制度。3.配合檔案管理部門做好檔案清查、盤點等工作，及時提供相關(guān)資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程和安全規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括整理、分類、編目、上架等工作，確保檔案存放有序。3.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和期限。4.定期對檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查安全設(shè)施設(shè)備的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案分類方案，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，具有保存價值。3.對于重要的會議記錄、合同協(xié)議、技術(shù)資料等，應(yīng)在形成后及時移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、機構(gòu)、問題等進(jìn)行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.檔案整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，保證檔案的精煉和準(zhǔn)確。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點建設(shè)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防鼠器具等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固耐用，標(biāo)識清晰。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放情況、安全設(shè)施設(shè)備的運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。3.保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，根據(jù)檔案保管要求，將溫度控制在適宜范圍內(nèi)，濕度保持在規(guī)定的百分比。五、檔案利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)到檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱無關(guān)檔案。3.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，由檔案管理人員進(jìn)行核對和整理。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案的借閱、查閱情況，包括借閱（查閱）日期、人員姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，如火災(zāi)、水災(zāi)、被盜等，檔案管理人員應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如組織人員疏散、搶救檔案、保護(hù)現(xiàn)場等。2.在確保人員安全的前提下，盡量減少檔案的損失，及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.事故處理結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時對受損檔案進(jìn)行清理、修復(fù)和補充，確保檔案信息的完整性和連續(xù)性。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.各部門應(yīng)定期對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作符合公司檔案安全體系制度的要求。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案行政管理部門、上級主管部門等開展的檔案安全檢查工作，如實提供相關(guān)資料和情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定整改措施，及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告檢查部門。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等，確保培訓(xùn)工作有序開展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高員工的法律意識和合規(guī)意識。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程，使員工熟悉檔案管理工作流程和安全要求。3.檔案安全防范知識和技能，如消防知識、防盜知識、信息安全知識等，增強員工的安全防范能力。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部專業(yè)