檔案登記制度小學(xué)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我校檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本檔案登記制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)在工作、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各類檔案資料的登記管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案室，對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集學(xué)校工作中形成的各類檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案分類及登記要求（一）行政檔案1.學(xué)校文件登記內(nèi)容：上級(jí)教育主管部門及其他相關(guān)部門發(fā)來的文件、學(xué)校發(fā)布的各類文件，包括通知、決定、規(guī)定、辦法等。登記要求：詳細(xì)記錄文件名稱、文號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、收文日期、文件主題、密級(jí)等信息，并按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)登記。2.會(huì)議記錄登記內(nèi)容：學(xué)校各類會(huì)議的記錄，包括校長(zhǎng)辦公會(huì)、行政例會(huì)、教職工大會(huì)、年級(jí)組會(huì)議等。登記要求：記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容摘要等信息，每次會(huì)議記錄單獨(dú)編號(hào)登記。3.工作計(jì)劃與總結(jié)登記內(nèi)容：學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)年度工作計(jì)劃、學(xué)期工作計(jì)劃、專項(xiàng)工作計(jì)劃以及相應(yīng)的工作總結(jié)。登記要求：注明計(jì)劃和總結(jié)的部門、時(shí)間范圍、主要內(nèi)容等，按照計(jì)劃和總結(jié)的類別分別編號(hào)登記。4.人事檔案登記內(nèi)容：教職工個(gè)人基本信息、履歷、職稱評(píng)定、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。登記要求：建立教職工人事檔案目錄，按照目錄順序?qū)γ糠輽n案材料進(jìn)行編號(hào)登記，記錄材料名稱、形成時(shí)間、來源等信息。（二）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃與大綱登記內(nèi)容：各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱等。登記要求：記錄學(xué)科名稱、年級(jí)、適用學(xué)期、計(jì)劃和大綱的制定時(shí)間、修訂時(shí)間等信息，按學(xué)科和年級(jí)分類編號(hào)登記。2.教案登記內(nèi)容：教師個(gè)人編寫的教案，包括教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)重難點(diǎn)、教學(xué)方法、教學(xué)過程等。登記要求：注明教師姓名、學(xué)科、年級(jí)、學(xué)期、教案名稱等，按照教師和學(xué)科分類編號(hào)登記。3.學(xué)生成績(jī)檔案登記內(nèi)容：學(xué)生各學(xué)期的考試成績(jī)、平時(shí)成績(jī)、學(xué)分等信息。登記要求：以班級(jí)為單位，按照學(xué)期順序記錄學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、各科成績(jī)、總成績(jī)等，建立學(xué)生成績(jī)檔案冊(cè)并編號(hào)登記。4.教學(xué)研究與改革檔案登記內(nèi)容：學(xué)校組織的教學(xué)研究活動(dòng)記錄、教學(xué)改革項(xiàng)目申報(bào)與實(shí)施材料、教學(xué)成果獲獎(jiǎng)材料等。登記要求：詳細(xì)記錄活動(dòng)名稱、時(shí)間、參與人員、研究?jī)?nèi)容、改革措施、成果形式等信息，按照教學(xué)研究和改革的類別編號(hào)登記。（三）德育檔案1.學(xué)生德育工作計(jì)劃與總結(jié)登記內(nèi)容：學(xué)校及各班級(jí)學(xué)生德育工作計(jì)劃、學(xué)期德育工作總結(jié)、年度德育工作總結(jié)等。登記要求：注明計(jì)劃和總結(jié)的部門、時(shí)間范圍、主要工作內(nèi)容等，按照計(jì)劃和總結(jié)的類別分別編號(hào)登記。2.學(xué)生品德評(píng)定檔案登記內(nèi)容：學(xué)生思想品德、行為規(guī)范、社會(huì)實(shí)踐等方面的評(píng)定記錄。登記要求：以班級(jí)為單位，記錄學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、評(píng)定時(shí)間、評(píng)定內(nèi)容、評(píng)定結(jié)果等，建立學(xué)生品德評(píng)定檔案冊(cè)并編號(hào)登記。3.班主任工作檔案登記內(nèi)容：班主任工作計(jì)劃、工作總結(jié)、班級(jí)管理記錄、與學(xué)生家長(zhǎng)溝通記錄等。登記要求：按照班主任姓名和學(xué)期順序，記錄各項(xiàng)工作內(nèi)容及時(shí)間，建立班主任工作檔案冊(cè)并編號(hào)登記。（四）財(cái)務(wù)檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算登記內(nèi)容：學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告。登記要求：記錄預(yù)算和決算的年度、編制部門、主要內(nèi)容、審批情況等信息，按照年度分類編號(hào)登記。2.會(huì)計(jì)憑證登記內(nèi)容：各類會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。登記要求：按照憑證日期、編號(hào)順序進(jìn)行登記，記錄憑證種類、摘要、金額、附件張數(shù)等信息。3.賬簿登記內(nèi)容：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類賬簿。登記要求：注明賬簿名稱、啟用時(shí)間、截止時(shí)間、記賬人員等信息，按照賬簿類別編號(hào)登記。4.財(cái)務(wù)報(bào)表登記內(nèi)容：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。登記要求：記錄報(bào)表名稱、編制時(shí)間、編制部門、報(bào)表數(shù)據(jù)等信息，按照?qǐng)?bào)表類別和時(shí)間順序編號(hào)登記。（五）后勤檔案1.校園建設(shè)與維修檔案登記內(nèi)容：校園建設(shè)規(guī)劃、工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、工程設(shè)計(jì)圖紙、施工過程記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。登記要求：按照工程項(xiàng)目名稱和時(shí)間順序，詳細(xì)記錄各項(xiàng)文件資料的名稱、形成時(shí)間、來源等信息，建立工程項(xiàng)目檔案冊(cè)并編號(hào)登記。2.物資采購(gòu)檔案登記內(nèi)容：學(xué)校物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收記錄等。登記要求：注明采購(gòu)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)部門、供應(yīng)商等信息，按照采購(gòu)項(xiàng)目分類編號(hào)登記。3.設(shè)備管理檔案登記內(nèi)容：學(xué)校各類設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)、采購(gòu)合同、設(shè)備清單、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處置記錄等。登記要求：以設(shè)備名稱為單位，記錄設(shè)備編號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息，建立設(shè)備管理檔案冊(cè)并編號(hào)登記。三、檔案登記流程（一）文件材料收集1.各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)在工作、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的文件材料，由專人負(fù)責(zé)及時(shí)收集整理。2.收集的文件材料應(yīng)保持完整，不得隨意涂改、丟失或損壞。（二）初步審核1.收集到的文件材料由部門負(fù)責(zé)人或班級(jí)班主任進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）登記錄入1.經(jīng)初步審核合格的文件材料，由檔案管理人員按照檔案分類及登記要求，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括文件材料的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。（四）整理歸檔1.登記完成后，檔案管理人員按照檔案類別和時(shí)間順序?qū)ξ募牧线M(jìn)行整理，將相關(guān)文件材料裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒。2.在檔案盒或檔案冊(cè)上標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、日期等信息，并按照檔案庫(kù)房的布局進(jìn)行分類存放。四、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本校檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案資料的，還需提前與檔案室預(yù)約。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室查閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員出示有效證件，并說明查閱目的和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密及個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案資料的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限1.學(xué)校檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、人事檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括教學(xué)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，確定其保管期限，并在檔案登記時(shí)注明。（二）保管條件1.學(xué)校檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（三）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案登記制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)的檔案收集、整理、登記工作。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的