檔案制度關(guān)系一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案制度關(guān)系，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中涉及的檔案制度關(guān)系管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門職責(zé)，避免分散管理導(dǎo)致的標(biāo)準(zhǔn)不一和資源浪費(fèi)。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確各崗位職責(zé)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度及相關(guān)流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.建立檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過期、無(wú)用檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。5.開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.對(duì)公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研創(chuàng)新等提供檔案信息服務(wù)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門。3.在文件材料形成過程中，遵循檔案管理的基本原則和方法，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理，便于后續(xù)檔案管理。（二）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、獎(jiǎng)懲文件，行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等與業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：包含產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)改造等方面的文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.項(xiàng)目建設(shè)類檔案：涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程的文件，如項(xiàng)目批復(fù)文件、設(shè)計(jì)文件、施工記錄、工程變更文件、竣工圖等。5.科研類檔案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的文件，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。2.移交的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和移交。3.檔案管理部門在接收文件材料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的文件材料，及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、生產(chǎn)技術(shù)類等。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）。2.對(duì)于一些特殊類型的檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等，可根據(jù)其特點(diǎn)單獨(dú)分類整理。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類：按照分類方法，將文件材料歸入相應(yīng)的類別和年度。3.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保系統(tǒng)性和邏輯性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放裝置、檔案密集架等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用異地備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。4.對(duì)于特殊載體檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的質(zhì)量不受影響。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行組織和審核。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告。4.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)來(lái)源、銷毀時(shí)間等信息，由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.權(quán)限管理原則：明確檔案利用的權(quán)限范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保檔案利用的安全性和規(guī)范性。3.有償與無(wú)償相結(jié)合原則：根據(jù)檔案利用的性質(zhì)和目的，合理確定是否收取費(fèi)用。對(duì)于涉及商業(yè)利益或特殊需求的檔案利用，可適當(dāng)收取費(fèi)用。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后由檔案管理部門工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處，與原件具有同等效力。（三）利用審批1.一般檔案利用申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后即可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或多部門聯(lián)合利用檔案的申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人利用公司/組織檔案，應(yīng)提交正式申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定與利用方簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保檔案利用安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.采集電子檔案的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，確保元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整，便于檔案的管理和檢索。（三）存儲(chǔ)與管理1.將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)方式，并進(jìn)行定期備份。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)位置等信息的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和快速檢索。（四）檢索與利用1.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立強(qiáng)大的檢索功能，支持按檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，提高檔案查找效率。2.通過檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱和復(fù)制功能，方便公司/組織內(nèi)部人員利用檔案。同時(shí)，可根據(jù)權(quán)限設(shè)置，對(duì)不同人員的利用行為進(jìn)行監(jiān)控和記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門、內(nèi)部審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織檔案制度關(guān)系管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門及各部門檔案工作的開展情況，如檔案管理人員配備、工作流程執(zhí)行、檔案質(zhì)量等。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用等方面的工作進(jìn)展和效果。4.檔案安全管理情況，如庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、檔案實(shí)體和信息安全防護(hù)等措施的落實(shí)情況。（三）檢查方式與頻率1.監(jiān)督檢查小組可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的