檔案閱覽制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案閱覽行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查閱公司檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，最大限度地滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對(duì)檔案的查閱需求，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案閱覽的申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部人員申請(qǐng)1.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案閱覽申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否予以批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）外部人員申請(qǐng)1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案，必須提前向公司提交正式的書面申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍、時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)外部人員的申請(qǐng)進(jìn)行初審，評(píng)估其查閱檔案對(duì)公司業(yè)務(wù)及利益的影響，提出初審意見。3.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)材料交至檔案管理部門。檔案管理部門審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外部人員方可查閱檔案。4.外部人員查閱檔案時(shí)，公司應(yīng)指定專人陪同，并對(duì)其查閱行為進(jìn)行全程監(jiān)督。三、檔案閱覽的場所與設(shè)施（一）閱覽場所1.公司設(shè)立專門的檔案閱覽室，用于集中接待檔案查閱人員。閱覽室應(yīng)保持安靜、整潔，具備良好的通風(fēng)、采光條件。2.閱覽室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、電腦等設(shè)備，方便查閱人員進(jìn)行檔案查閱和資料整理。3.閱覽室應(yīng)與檔案庫房分開設(shè)置，確保檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)閱覽室內(nèi)的活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（二）設(shè)施設(shè)備1.為確保檔案的安全與完整，閱覽室內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥品、防盜門等。2.提供必要的復(fù)印、打印設(shè)備，但僅限于查閱人員復(fù)印、打印與工作相關(guān)的檔案資料，且不得違反檔案管理規(guī)定進(jìn)行非法復(fù)制。3.配備電子設(shè)備的，應(yīng)確保其安全性和穩(wěn)定性，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。四、檔案閱覽的流程與規(guī)范（一）閱覽前準(zhǔn)備1.檔案管理部門收到經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案閱覽申請(qǐng)表》后，根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提前準(zhǔn)備好相關(guān)檔案，并在閱覽室等候查閱人員。2.查閱人員進(jìn)入閱覽室前，應(yīng)將隨身攜帶的背包、手機(jī)等物品存放在指定的儲(chǔ)物柜中，不得帶入閱覽室。3.檔案管理人員應(yīng)向查閱人員介紹閱覽室的規(guī)章制度和注意事項(xiàng)，提醒查閱人員愛護(hù)檔案，遵守保密規(guī)定。（二）閱覽過程1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，在指定的閱覽區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱。不得擅自將檔案帶出閱覽室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的工具，如文件夾、書簽等，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或打印檔案資料，應(yīng)向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員統(tǒng)一辦理復(fù)印或打印手續(xù)。復(fù)印或打印的資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改。4.查閱人員在閱覽過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、缺頁、字跡模糊等問題，應(yīng)及時(shí)告知檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行處理。5.檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注查閱人員的閱覽情況，解答查閱人員的疑問，確保查閱工作順利進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)監(jiān)督查閱人員遵守閱覽規(guī)定，防止違規(guī)行為發(fā)生。（三）閱覽后整理1.查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案資料整理好，歸還原位。不得隨意亂放或遺漏檔案材料。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與查閱人員溝通解決。3.查閱人員離開閱覽室時(shí)，應(yīng)將儲(chǔ)物柜中的物品取回，并接受檔案管理人員的檢查。確認(rèn)無誤后，方可離開。五、檔案閱覽的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案管理和查閱工作的人員，均負(fù)有保密責(zé)任。應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和審批程序，防止無關(guān)人員接觸檔案信息。3.查閱人員應(yīng)妥善保管在閱覽過程中獲取的檔案信息，不得向任何無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。如因工作需要對(duì)外提供檔案信息，必須按照公司的保密規(guī)定和審批程序進(jìn)行操作。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和訪問這些檔案。2.在檔案閱覽過程中，如涉及機(jī)密內(nèi)容，檔案管理人員應(yīng)采取必要的遮擋措施，防止查閱人員直接看到機(jī)密信息。3.查閱人員如需摘抄、記錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理人員的同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。摘抄、記錄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。4.嚴(yán)禁在非工作時(shí)間或非指定場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺(tái)上發(fā)布或傳播公司檔案信息。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)任何人員違反檔案閱覽保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。同時(shí)，因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露的，公司將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其采取措施挽回?fù)p失。同時(shí)，將根據(jù)公司的績效考核制度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的績效扣分處理。六、檔案閱覽的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案閱覽情況進(jìn)行自查，檢查檔案閱覽申請(qǐng)的審批流程是否規(guī)范、查閱人員是否遵守閱覽規(guī)定、檔案的安全與保密措施是否落實(shí)等。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案閱覽臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次檔案閱覽的申請(qǐng)時(shí)間、查閱人員、檔案名稱、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案閱覽情況進(jìn)行跟蹤和管理。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案閱覽制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部單位的工作，如實(shí)提供檔案管理和閱覽情況等相關(guān)資料。2.對(duì)于外部單位提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給外部單位。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或需要進(jìn)一步明確的問題，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行解釋和補(bǔ)充