防雷工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防雷安全管理，規(guī)范防雷工作檔案的建立、保管和使用，確保防雷設(shè)施的安全可靠運(yùn)行，有效預(yù)防雷擊事故的發(fā)生，保障公司人員生命財(cái)產(chǎn)安全和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及防雷工作的場(chǎng)所、設(shè)施及相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于建筑物、構(gòu)筑物、電氣設(shè)備、信息系統(tǒng)等的防雷工作檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)防雷安全的法律法規(guī)、規(guī)章和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映防雷工作的實(shí)際情況，涵蓋從防雷設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、檢測(cè)、維護(hù)到整改等全過(guò)程信息，保證檔案的完整性。3.科學(xué)分類原則：按照防雷工作的不同環(huán)節(jié)、對(duì)象和類別進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的查找、使用和管理。4.安全保密原則：確保防雷工作檔案的安全存儲(chǔ)和保密，防止檔案信息泄露，保障公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）公司防雷安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司防雷工作檔案制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門建立和管理本部門的防雷工作檔案。3.收集、整理、歸檔公司整體防雷工作的相關(guān)資料，包括防雷設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目資料、檢測(cè)報(bào)告、維護(hù)記錄、整改情況等。4.定期對(duì)防雷工作檔案進(jìn)行檢查、評(píng)估和分析，為防雷安全決策提供依據(jù)。5.負(fù)責(zé)與外部防雷檢測(cè)機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等進(jìn)行檔案資料的對(duì)接和溝通。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)防雷設(shè)施及相關(guān)活動(dòng)檔案的建立、收集、整理和保管工作。2.按照公司防雷工作檔案制度的要求，及時(shí)將本部門防雷工作的各類文件、記錄等資料提交給公司防雷安全管理部門歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等。2.建立檔案借閱、查閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱、查閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的電子存儲(chǔ)安全和可檢索性。三、檔案內(nèi)容與分類（一）防雷設(shè)施規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案1.防雷設(shè)施規(guī)劃文件公司整體防雷規(guī)劃方案，包括規(guī)劃依據(jù)、目標(biāo)、范圍、防雷措施等內(nèi)容。防雷設(shè)施布局圖，標(biāo)注建筑物、電氣設(shè)備等的位置及防雷設(shè)施的設(shè)置情況。2.防雷設(shè)施設(shè)計(jì)文件防雷設(shè)施設(shè)計(jì)圖紙，包括防雷接地系統(tǒng)、接閃器、引下線等的設(shè)計(jì)圖紙。設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)，對(duì)防雷設(shè)施的防雷性能進(jìn)行計(jì)算和分析的相關(guān)文件。設(shè)計(jì)變更文件，記錄防雷設(shè)施設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)生的變更情況及相關(guān)審批文件。（二）防雷設(shè)施建設(shè)檔案1.建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件防雷設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)文件，明確項(xiàng)目建設(shè)的必要性、可行性等。2.建設(shè)工程合同與防雷設(shè)施建設(shè)施工單位簽訂的合同，包括工程范圍、工期、質(zhì)量要求、價(jià)款等條款。3.施工過(guò)程文件施工組織設(shè)計(jì)方案，詳細(xì)描述施工流程、質(zhì)量控制措施等。施工記錄，包括材料采購(gòu)記錄、施工進(jìn)度記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。施工質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，由施工單位或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的對(duì)防雷設(shè)施施工質(zhì)量的檢驗(yàn)報(bào)告。（三）防雷設(shè)施檢測(cè)檔案1.年度檢測(cè)計(jì)劃公司制定的年度防雷設(shè)施檢測(cè)計(jì)劃，明確檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。2.檢測(cè)報(bào)告由具備資質(zhì)的防雷檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的防雷設(shè)施檢測(cè)報(bào)告，包括檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)結(jié)果、結(jié)論及整改建議等。檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明文件，確保檢測(cè)機(jī)構(gòu)具備合法有效的檢測(cè)資質(zhì)。3.檢測(cè)不合格整改記錄針對(duì)檢測(cè)不合格項(xiàng)的整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限。整改完成后的復(fù)查報(bào)告，證明整改后的防雷設(shè)施符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（四）防雷設(shè)施維護(hù)檔案1.維護(hù)計(jì)劃公司制定的防雷設(shè)施年度維護(hù)計(jì)劃，包括維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)人員等。2.維護(hù)記錄每次防雷設(shè)施維護(hù)工作的記錄，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)項(xiàng)目、維護(hù)情況、更換的零部件等信息。維護(hù)人員資質(zhì)證明文件，確保維護(hù)工作由具備專業(yè)技能的人員進(jìn)行。3.維護(hù)費(fèi)用記錄記錄防雷設(shè)施維護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用，包括材料費(fèi)用、人工費(fèi)用等。（五）防雷安全管理制度檔案1.防雷安全責(zé)任制文件明確公司各級(jí)人員防雷安全職責(zé)的文件，確保防雷安全工作責(zé)任到人。2.防雷安全操作規(guī)程制定的防雷設(shè)施操作流程和安全注意事項(xiàng)，指導(dǎo)員工正確操作防雷設(shè)施。3.防雷安全檢查制度規(guī)定防雷安全檢查的內(nèi)容、頻率、方法及記錄要求的制度文件。4.防雷安全事故應(yīng)急預(yù)案針對(duì)防雷安全事故制定的應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。（六）防雷相關(guān)培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃公司制定的防雷安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)教材用于防雷安全培訓(xùn)的教材、課件等資料。3.培訓(xùn)記錄每次防雷安全培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、參加人員、培訓(xùn)考核情況等。（七）其他相關(guān)檔案1.防雷設(shè)施技術(shù)資料防雷設(shè)施的產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、技術(shù)手冊(cè)等資料，為防雷設(shè)施的管理和維護(hù)提供技術(shù)支持。2.與防雷工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要記錄公司內(nèi)部防雷工作會(huì)議、與外部機(jī)構(gòu)溝通會(huì)議等內(nèi)容的紀(jì)要文件，反映防雷工作的決策過(guò)程和工作安排。3.防雷工作相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件收集整理國(guó)家及地方有關(guān)防雷安全的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件，作為公司防雷工作的依據(jù)和參考。四、檔案建立與歸檔（一）檔案建立要求1.及時(shí)收集：各部門和相關(guān)人員應(yīng)在防雷工作開(kāi)展過(guò)程中及時(shí)收集各類文件、記錄等資料，確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映防雷工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字清晰、簽字蓋章齊全。3.規(guī)范整理：對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，便于存儲(chǔ)和查閱。（二）歸檔流程1.部門初審：各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的防雷工作檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.提交歸檔：各部門將初審合格的檔案資料定期提交給公司防雷安全管理部門。提交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。3.集中歸檔：公司防雷安全管理部門對(duì)各部門提交的檔案資料進(jìn)行集中審核和整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.防雷設(shè)施規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案：長(zhǎng)期保管，直至防雷設(shè)施更新或拆除。2.防雷設(shè)施建設(shè)檔案：長(zhǎng)期保管，作為防雷設(shè)施建設(shè)的歷史資料和后續(xù)維護(hù)、改造的參考依據(jù)。3.防雷設(shè)施檢測(cè)檔案：自檢測(cè)報(bào)告出具之日起保存[X]年。4.防雷設(shè)施維護(hù)檔案：長(zhǎng)期保管，記錄防雷設(shè)施的維護(hù)歷史和運(yùn)行狀況。5.防雷安全管理制度檔案：長(zhǎng)期保管，根據(jù)制度修訂情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。6.防雷相關(guān)培訓(xùn)檔案：自培訓(xùn)結(jié)束之日起保存[X]年。7.其他相關(guān)檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案分類順序進(jìn)行存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件良好。2.電子檔案：建立防雷工作檔案管理信息化系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案保管要求1.定期清查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存儲(chǔ)狀態(tài)良好。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保檔案的安全。3.環(huán)境維護(hù)：保持檔案庫(kù)房的環(huán)境整潔、衛(wèi)生，控制溫濕度在適宜范圍內(nèi)，防止檔案因環(huán)境因素受損。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員公司防雷安全管理部門人員因工作需要可查閱本部門及其他部門的防雷工作檔案。其他部門人員因工作需要查閱本部門防雷工作檔案的，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱。查閱涉及其他部門的檔案，需經(jīng)檔案所在部門負(fù)責(zé)人及公司防雷安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位人員因?qū)徲?jì)、檢查、合作等工作需要查閱公司防雷工作檔案的外部單位人員，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案信息安全。（二）查閱程序1.提出申請(qǐng)：查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并按照查閱權(quán)限提交相應(yīng)的審批文件。2.審批登記：檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)表及審批文件進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行查閱登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。3.提供查閱：檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱歸還：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊工作需要借閱防雷工作檔案的公司內(nèi)部人員，需經(jīng)公司防雷安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位人員原則上不允許外部單位人員借閱公司防雷工作檔案。如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確借閱期間的保密責(zé)任和歸還期限。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱程序1.提出申請(qǐng)：借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并按照借閱權(quán)限提交相應(yīng)的審批文件。2.審批登記：檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表及審批文件進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人員姓名、單位、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.簽訂協(xié)議：對(duì)于外部單位人員借閱檔案的情況，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。4.提供借閱：檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)借閱人員進(jìn)行借閱交底，告知借閱期間的注意事項(xiàng)。5.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員及涉及檔案查閱、借閱人員的保密教育，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.存儲(chǔ)保密：對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等保密措施，防止檔案信息泄露。3.查閱保密：在檔案查閱過(guò)程中，限制查閱范圍，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，需經(jīng)檔案所在部門負(fù)責(zé)人及公司防雷安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（二）安全管理1.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、防火門、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.防潮防蟲(chóng)：采取防潮、防蟲(chóng)措施，如安裝除濕設(shè)備、放置防蟲(chóng)藥品等，防止檔案因受潮、蟲(chóng)害受損。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)且無(wú)備份的。3.其他經(jīng)公司防雷安全管理部門認(rèn)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔