科協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在科協(xié)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科協(xié)機(jī)關(guān)及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科協(xié)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則：全面收集和整理科協(xié)在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映科協(xié)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)科協(xié)的合法權(quán)益。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為科協(xié)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立科協(xié)檔案管理辦公室，作為科協(xié)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和具體實(shí)施科協(xié)的檔案管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理辦公室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善科協(xié)檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)科協(xié)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、人名索引等，方便檔案的查詢和利用。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案實(shí)體安全。按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀，并做好銷毀記錄。積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高科協(xié)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。參與科協(xié)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保本部門檔案的齊全、完整。按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理辦公室，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理辦公室開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息查詢服務(wù)。負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本部門工作人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提高本部門工作人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括上級(jí)黨委、政府、科協(xié)及其他有關(guān)部門發(fā)來的與科協(xié)工作相關(guān)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.科協(xié)機(jī)關(guān)文件：科協(xié)在履行職能過程中形成的各類文件，如黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、合同協(xié)議、調(diào)研材料等。3.所屬部門文件：各部門在工作中形成的文件材料，如部門工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄、活動(dòng)資料等。4.重要會(huì)議文件：科協(xié)組織召開的各類重要會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、發(fā)言材料等。5.重大活動(dòng)文件：科協(xié)舉辦的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件材料，如活動(dòng)方案、籌備文件、活動(dòng)記錄、成果資料等。6.科研項(xiàng)目文件：科協(xié)承擔(dān)或參與的科研項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。7.外事活動(dòng)文件：科協(xié)開展外事交流與合作活動(dòng)形成的文件材料，如出訪計(jì)劃、協(xié)議合同、接待安排、外事紀(jì)要等。8.聲像檔案：反映科協(xié)工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像、影片等聲像資料。9.實(shí)物檔案：科協(xié)在工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得積壓或延誤。3.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步分類和整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保移交的文件質(zhì)量。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行整理。即先按年度將檔案分開，再按機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，最后根據(jù)文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三類。3.按照分類方案，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，然后將文件裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、盒號(hào)等信息。4.聲像檔案應(yīng)單獨(dú)整理，按照形成時(shí)間順序編號(hào)，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝（錄制）人等信息，并配以文字說明，制成光盤或錄像帶等存儲(chǔ)介質(zhì)保存。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，詳細(xì)記錄實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并拍照留存，實(shí)物應(yīng)妥善保管，防止損壞或丟失。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保布局合理，便于檔案管理和利用。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類方案有序存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.聲像檔案、實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行專門存放，確保安全無損。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映科協(xié)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)科協(xié)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：黨組、行政重要文件、決議、決定、指示、會(huì)議紀(jì)要等。重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的全套文件材料。科研項(xiàng)目的重要成果文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。外事活動(dòng)的重要文件、協(xié)議合同等。機(jī)構(gòu)演變、人事任免、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等重要文件。其他具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映科協(xié)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)科協(xié)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年以上。主要包括：一般會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。科研項(xiàng)目的一般性文件材料。外事活動(dòng)的一般性文件。各部門的重要業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)科協(xié)工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。主要包括：一般性文件、臨時(shí)性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。短期活動(dòng)、一般性項(xiàng)目的文件材料。各部門的一般性業(yè)務(wù)文件等。（四）檔案保管期限的調(diào)整1.檔案管理辦公室應(yīng)定期對(duì)已劃定保管期限的檔案進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。2.對(duì)于保管期限已到，但仍有重要利用價(jià)值的檔案，應(yīng)重新鑒定，延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)檢查庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，確保庫房安全。3.加強(qiáng)檔案的日常巡查和定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、庫房溫濕度、防火防盜設(shè)施等，確保檔案實(shí)體安全。4.做好檔案的備份工作，對(duì)重要檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存放于不同地點(diǎn)，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。5.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和科協(xié)檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.服務(wù)大局原則：檔案利用工作要圍繞科協(xié)中心工作，為科協(xié)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力的檔案支持和服務(wù)。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。4.保密安全原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）利用范圍1.科協(xié)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱。2.外單位因工作需要查閱科協(xié)檔案的，應(yīng)提前與科協(xié)檔案管理辦公室聯(lián)系，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)科協(xié)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理辦公室指定人員的監(jiān)督下查閱。3.涉及檔案利用的特殊情況，如司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.科協(xié)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍和時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理辦公室審批。檔案管理辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否提供查閱，并安排查閱地點(diǎn)和查閱方式。2.外單位查閱檔案，需提交單位介紹信和查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍和時(shí)間等信息，經(jīng)科協(xié)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理辦公室安排查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理辦公室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理辦公室。4.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照檔案管理辦公室的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的、審批情況等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案利用人次、利用檔案類型、利用目的等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持，以便更好地優(yōu)化檔案管理和服務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷其價(jià)值。2.價(jià)值主導(dǎo)原則：以檔案的保存價(jià)值為核心，重點(diǎn)審查檔案對(duì)科協(xié)工作、歷史研究、社會(huì)發(fā)展等方面的重要性和必要性。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)科協(xié)工作的發(fā)展變化和檔案利用情況，適時(shí)對(duì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行調(diào)整，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)科協(xié)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案管理辦公室根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際情況，提出擬鑒定檔案的清單，并提供相關(guān)檔案的基本信息。3.鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值判斷標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。4.對(duì)于鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)科協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理辦公室指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀檔案的種類、數(shù)量、銷毀方式等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保銷毀工作徹底、無誤。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為科協(xié)內(nèi)部各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)，促進(jìn)科協(xié)工作的協(xié)同發(fā)展。3.利用信息化手段加強(qiáng)檔案安全管理，建立檔案信息備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化檔案采集1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化檔案的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程和時(shí)間安排。2.按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用的要求，保證圖像清晰、完整。3.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)電子文件進(jìn)行命名、分類、編號(hào)等，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子檔案目錄。4.將處理后的電子檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合科協(xié)檔案管理需求的檔案信息管理