就業(yè)局檔案制度一、總則（一）目的為了加強就業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在就業(yè)工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于就業(yè)局各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案，包括但不限于就業(yè)登記、失業(yè)登記、職業(yè)介紹、職業(yè)培訓、創(chuàng)業(yè)扶持等業(yè)務檔案，以及行政管理、人事、財務等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則就業(yè)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案內容應真實反映就業(yè)工作的實際情況，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息或隨意篡改檔案內容。3.安全保密原則加強檔案安全管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全。同時，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為就業(yè)工作提供便捷的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立就業(yè)局檔案管理科，負責全局檔案的綜合管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀工作。6.負責向社會提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各科室及下屬事業(yè)單位職責1.各科室及下屬事業(yè)單位負責本科室（單位）業(yè)務檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將檔案移交至檔案管理科。2.明確專人負責檔案管理工作，確保本科室（單位）檔案的及時收集、整理和歸檔，并保證檔案的質量符合要求。3.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定進行操作，確保檔案資料的真實、準確、完整。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.就業(yè)登記檔案：包括用人單位招聘信息、求職者個人信息、就業(yè)協(xié)議、勞動合同等。2.失業(yè)登記檔案：失業(yè)人員基本信息、失業(yè)原因、失業(yè)證明等相關材料。3.職業(yè)介紹檔案：求職登記、崗位推薦、職業(yè)指導記錄等。4.職業(yè)培訓檔案：培訓計劃、培訓教材、學員信息、培訓考核記錄等。5.創(chuàng)業(yè)扶持檔案：創(chuàng)業(yè)項目申報材料、創(chuàng)業(yè)培訓記錄、創(chuàng)業(yè)補貼發(fā)放記錄等。6.行政管理檔案：各類文件、通知、會議記錄、工作計劃與總結等。7.人事檔案：人員招聘、錄用、考核、晉升、獎懲等相關材料。8.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應在工作結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性。2.檔案材料應使用原件，如有特殊情況需使用復印件的，應注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、內容和形式等因素，將檔案分為不同的類別，如就業(yè)業(yè)務檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務檔案等。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度流水號或分類流水號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和統(tǒng)計。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準范圍。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管反映就業(yè)工作重大歷史事件、重要政策文件、具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管在較長時間內對就業(yè)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管在較短時間內對就業(yè)工作有參考價值的檔案，保管期限為1年至10年。（四）檔案保管要求1.檔案應按照類別、保管期限和編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色、字跡模糊等檔案材料，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.就業(yè)局內部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關單位因工作需要查閱檔案。3.依法依規(guī)需要向社會公開的檔案信息。4.其他經就業(yè)局批準的檔案利用需求。（二）利用方式1.查閱就業(yè)局內部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理科查閱。查閱時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在科室負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應及時歸還。借閱人員應對檔案的安全和保密負責，不得轉借他人或擅自復制、傳播檔案內容。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門可為有關單位或個人出具檔案證明。出具證明應嚴格按照檔案內容如實填寫，加蓋就業(yè)局檔案管理專用章。（三）利用登記與統(tǒng)計建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內容、歸還時間等信息。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務科室負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理科對擬銷毀的檔案進行造冊登記，注明檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量等信息。2.將造冊登記的檔案清單提交檔案鑒定小組審核，經鑒定小組組長簽字同意后，報就業(yè)局領導審批。3.經批準銷毀的檔案，應在指定的地點，由兩名以上檔案管理人員負責監(jiān)銷。銷毀過程中應確保檔案信息無法恢復，銷毀后監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字。4.銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立就業(yè)局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為就業(yè)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）數(shù)字化加工對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。掃描后的電子檔案應進行分類、命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案信息的及時更新和準確維護。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.利用管理記錄檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況，實現(xiàn)利用流程的信息化管理。4.安全管理設置用戶權限管理功能，確保檔案信息的安全保密。對系統(tǒng)操作進行日志記錄