檔案登記備查制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和監(jiān)督，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本檔案登記備查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、科技檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務往來。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關的各類檔案資料，確保檔案的系統性和連貫性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據、事實等應經過嚴格核實。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應便于查閱和使用，提高工作效率。二、檔案登記（一）登記范圍1.文件類：包括公司/組織正式發(fā)文、收文、內部文件、會議文件、請示報告等。2.合同類：各類業(yè)務合同、租賃合同、勞動合同、合作協議等。3.證照類：營業(yè)執(zhí)照、資質證書、許可證、榮譽證書等。4.財務類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。6.業(yè)務類：市場調研報告、項目策劃書、業(yè)務數據統計、客戶資料等。7.科技類：研發(fā)項目資料、技術文檔、專利文件等。（二）登記內容1.檔案名稱：準確填寫檔案的具體名稱。2.檔案編號：為便于管理和查詢，為每份檔案賦予唯一的編號。3.形成部門：注明檔案的產生部門。4.形成時間：記錄檔案的形成日期。5.保管期限：根據檔案的重要性和性質，確定保管期限，如短期、中期、長期或永久。6.密級：分為絕密、機密、秘密等不同密級。7.檔案內容摘要：簡要概括檔案的主要內容。（三）登記方式1.紙質登記：設立專門的檔案登記簿，由檔案管理人員按照檔案整理順序依次進行登記。2.電子登記：利用檔案管理軟件，將檔案登記信息錄入系統，建立電子檔案目錄。電子登記應與紙質登記同步進行，確保信息一致。（四）登記流程1.收集檔案：各部門在工作中形成的檔案，應定期整理后移交至檔案管理部門。2.初步審核：檔案管理部門收到檔案后，對檔案的完整性、準確性進行初步審核，不符合要求的，退回原部門補充完善。3.登記錄入：審核通過的檔案，檔案管理人員按照登記內容進行紙質和電子登記。4.編號歸檔：為登記后的檔案賦予編號，并按照檔案類別和保管期限進行分類歸檔。三、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的設施設備：如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊：溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.分類保管：按照檔案的類別，如文書檔案、人事檔案、財務檔案等進行分類存放，便于查找和管理。2.編號存放：每個檔案類別下的檔案，按照編號順序依次排列存放在檔案密集架或檔案柜中。3.電子檔案保管：對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數據丟失。備份存儲地點應與主存儲地點分開，確保數據安全。（三）保管期限1.短期檔案：保管期限為15年，主要包括一般性的業(yè)務文件、短期合同等。2.中期檔案：保管期限為510年，如重要業(yè)務資料、中期財務報表等。3.長期檔案：保管期限為10年以上，如公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、重大項目資料等。4.永久檔案：包括公司/組織的章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等具有重要歷史價值和法律意義的檔案。（四）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案的數量、完整性和保管狀況。2.不定期清查：根據工作需要或特殊情況，可進行不定期的檔案清查。3.清查記錄：清查過程中應詳細記錄檔案的清查情況，包括檔案的數量、編號、保管期限、密級等信息。對清查中發(fā)現的問題，應及時采取措施進行處理。四、檔案查閱（一）查閱權限1.內部查閱：公司/組織內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因業(yè)務合作、審計、法律糾紛等原因，外部單位或個人需要查閱公司/組織檔案的，應提前向公司/組織提出書面申請，經公司/組織負責人批準，并簽訂保密協議后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同。3.特殊查閱：涉及公司/組織機密的檔案，查閱權限應嚴格控制，需經公司/組織高層領導批準，并按照規(guī)定的程序進行查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.審批：申請表經相關部門負責人或公司/組織領導批準后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據審批后的申請表，為查閱人提供相應的檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在申請表上簽字確認。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應對每次檔案查閱進行詳細記錄：記錄內容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱目的、審批情況等。2.查閱記錄應妥善保存：保存期限與檔案保管期限一致，以備日后查詢和審計。五、檔案借閱（一）借閱權限檔案借閱權限與查閱權限相同，需經相應的審批程序。（二）借閱流程1.申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.審批：申請表經相關部門負責人或公司/組織領導批準后，交檔案管理部門。3.借閱：檔案管理部門根據審批后的申請表，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應出具本人有效身份證件，并在借閱登記簿上簽字確認。4.歸還：借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的責任。（三）借閱記錄檔案管理部門應對每次檔案借閱進行詳細記錄，記錄內容與查閱記錄相同。借閱記錄應妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致。六、檔案保密（一）保密措施1.對涉及公司/組織機密的檔案：應嚴格限制接觸范圍，明確保密責任人和保密期限。2.檔案庫房應安裝門禁系統：設置必要的安全防護設施，防止未經授權的人員進入。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度：不得擅自泄露檔案內容，對因工作需要接觸機密檔案的人員，應進行保密教育和培訓，并簽訂保密協議。4.電子檔案應設置加密措施：確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。（二）保密責任1.公司/組織全體員工均有保密義務：不得故意或過失泄露公司/組織的檔案信息。2.因工作失誤或違反保密制度：導致檔案信息泄露的，應依法追究相關人員的責任。3.對違反保密制度的行為：檔案管理部門應及時進行調查處理，并采取措施防止損失擴大。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿：且已失去保存價值的，可進行銷毀。2.因特殊原因：如檔案內容涉及違法違規(guī)、已過保密期限等，經公司/組織領導批準后，可提前銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定：檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，確認是否符合銷毀條件。2.編制清單：對符合銷毀條件的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單內容包括檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息，并經相關部門負責人審核簽字。3.審批：《檔案銷毀清單》報公司/組織領導批準。4.銷毀：檔案管理部門按照批準后的銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。5.監(jiān)銷：銷毀過程中，應安排專人進行