檔案館移交制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織內檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本檔案館移交制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案向檔案館的移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實完整原則移交的檔案應真實反映本公司/組織各項活動的實際情況，保持檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或遺漏檔案內容。3.及時準確原則各部門及所屬單位應按照規(guī)定的時間和要求，及時、準確地向檔案館移交檔案，確保檔案信息的時效性和準確性。4.集中統(tǒng)一原則檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負責接收、整理、保管和提供利用各部門及所屬單位移交的檔案，避免分散管理造成的檔案流失和管理混亂。二、檔案移交主體及職責（一）檔案形成部門及所屬單位1.負責收集、整理本部門及所屬單位在各項活動中形成的檔案，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照本制度規(guī)定的時間和要求，編制檔案移交清單，將檔案向檔案館移交，并對移交檔案的質量負責。3.協(xié)助檔案館做好檔案的整理、鑒定、編目等工作，提供必要的檔案信息和資料。（二）檔案館1.負責制定檔案移交的具體流程和標準，指導各部門及所屬單位做好檔案移交前的準備工作。2.接收各部門及所屬單位移交的檔案，對移交檔案進行審核、清點、登記，并辦理交接手續(xù)。3.對接收的檔案進行整理、鑒定、編目、上架等工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對檔案移交工作進行總結和分析，向公司/組織領導匯報檔案移交情況，提出改進檔案管理工作的建議和意見。三、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.各部門及所屬單位的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等。3.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。（二）科技檔案1.公司/組織的科研項目檔案，包括項目立項、研究、試驗、鑒定、驗收等過程中形成的文件材料。2.產品檔案，包括產品設計、開發(fā)、生產、銷售等過程中形成的文件材料。3.基本建設項目檔案，包括項目規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報告，包括年度、季度、月度財務報表等。4.其他會計資料，包括銀行對賬單、稅務申報表、審計報告等。（四）人事檔案1.員工的個人基本信息登記表、履歷表、身份證復印件等。2.員工的學歷、學位證書復印件，專業(yè)技術資格證書復印件，職業(yè)資格證書復印件等。3.員工的勞動合同、聘用合同、解除勞動合同證明等。4.員工的考核、獎懲、晉升、調動等材料。（五）聲像檔案1.公司/組織的重大活動、會議、慶典等的照片、錄像、錄音等。2.公司/組織的產品外觀、生產流程、設備設施等的照片、錄像等。3.反映公司/組織發(fā)展歷程、企業(yè)文化等的其他聲像資料。（六）電子檔案1.以電子形式形成的各類文件、數(shù)據、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)產生的文件、電子郵件、數(shù)據庫文件等。2.對紙質檔案進行數(shù)字化處理后形成的電子檔案。四、檔案移交時間（一）文書檔案1.當年形成的文書檔案，在次年上半年整理完畢后向檔案館移交。2.定期保管的文書檔案，在保管期滿后按照規(guī)定向檔案館移交。（二）科技檔案1.科研項目檔案，在項目完成后三個月內整理完畢并向檔案館移交。2.產品檔案，在產品停產或更新?lián)Q代后三個月內整理完畢并向檔案館移交。3.基本建設項目檔案，在項目竣工驗收后三個月內整理完畢并向檔案館移交。（三）會計檔案1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構臨時保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本公司/組織檔案機構統(tǒng)一保管。2.因工作需要確需推遲移交的，應當經檔案機構同意，但最長不超過三年。（四）人事檔案1.員工離職后，其人事檔案應在離職手續(xù)辦理完畢后一個月內移交至檔案館。2.員工檔案材料發(fā)生變更的，應及時將變更后的材料移交至檔案館。（五）聲像檔案1.重大活動、會議、慶典等結束后一個月內，相關部門應將形成的聲像檔案整理完畢并向檔案館移交。2.其他聲像檔案應根據實際情況及時整理并向檔案館移交。（六）電子檔案1.電子檔案應定期進行備份，并按照規(guī)定的時間向檔案館移交。2.對紙質檔案進行數(shù)字化處理后形成的電子檔案，應在紙質檔案移交的同時向檔案館移交。五、檔案移交要求（一）檔案整理要求1.各部門及所屬單位應按照國家有關檔案整理標準和本公司/組織的檔案分類方案，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案應保持原件的完整性，不得擅自裁剪、拼接、涂改檔案材料。對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制。3.電子檔案應按照國家有關電子文件管理標準進行整理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應存儲在符合安全要求的存儲介質上，并進行備份。（二）檔案質量要求1.移交的檔案應內容真實、準確、完整，能夠反映本公司/組織各項活動的實際情況。2.檔案的字跡應清晰、工整，簽字、蓋章等手續(xù)應齊全。3.檔案的載體應符合要求，紙質檔案應使用耐久性好的紙張，電子檔案應使用符合標準的存儲介質。（三）檔案移交清單要求1.各部門及所屬單位在向檔案館移交檔案時，應編制檔案移交清單。檔案移交清單應包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間、移交時間等內容，并由移交部門及接收部門雙方簽字確認。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案館留存。檔案館應根據檔案移交清單對接收的檔案進行核對和清點。（四）檔案移交手續(xù)要求1.檔案移交時，移交部門及接收部門應派專人負責辦理交接手續(xù)。交接雙方應在檔案移交清單上簽字確認，并注明交接日期。2.交接過程中，應認真核對檔案的數(shù)量、質量、完整性等情況，確保檔案移交工作的順利進行。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時協(xié)商解決。3.檔案移交手續(xù)辦理完畢后，接收部門應將檔案妥善保管，并按照規(guī)定進行整理、編目、上架等工作。六、檔案移交流程（一）準備階段1.各部門及所屬單位按照本制度規(guī)定的時間和要求，對本部門及所屬單位形成的檔案進行全面清理和整理，確保檔案的齊全、完整、準確。2.編制檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間等內容。3.將整理好的檔案和編制好的檔案移交清單報送本部門及所屬單位負責人審核，審核通過后，準備向檔案館移交。（二）移交階段1.各部門及所屬單位將審核通過的檔案和檔案移交清單送至檔案館。2.檔案館接收人員對移交的檔案和檔案移交清單進行審核、清點、登記。審核內容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性以及檔案移交清單的填寫是否規(guī)范等。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或檔案移交清單填寫不規(guī)范，檔案館接收人員應及時與移交部門及所屬單位溝通，要求其限期整改。整改合格后，重新辦理移交手續(xù)。4.經審核無誤后，移交部門及所屬單位與檔案館接收人員在檔案移交清單上簽字確認，并注明交接日期，完成檔案移交手續(xù)。（三）后續(xù)階段1.檔案館對接收的檔案進行整理、鑒定、編目、上架等工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。2.檔案館定期對檔案移交工作進行總結和分析，向公司/組織領導匯報檔案移交情況，提出改進檔案管理工作的建議和意見。3.各部門及所屬單位如需查閱已移交至檔案館的檔案，應按照檔案館的檔案查閱利用制度辦理相關手續(xù)。七、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設立檔案管理監(jiān)督小組，負責對檔案移交工作進行監(jiān)督檢查。檔案管理監(jiān)督小組由公司/組織領導、檔案管理部門負責人及相關部門代表組成。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括檔案移交的時間、范圍、要求等是否符合規(guī)定。2.檔案移交工作的流程是否規(guī)范，檔案移交清單的編制、審核、簽字確認等環(huán)節(jié)是否嚴格執(zhí)行。3.檔案的質量情況，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等是否符合要求。4.檔案移交手續(xù)的辦理情況，交接雙方是否認真履行職責，確保檔案移交工作的順利進行。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督小組定期對各部門及所屬單位的檔案移交工作進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.不定期抽查檔案管理監(jiān)督小組不定期對各部門及所屬單位的檔案移交工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案移交工作中存在的問題。3.專項檢查針對檔案移交工作中出現(xiàn)的突出問題或重要事項，檔案管理監(jiān)督小組開展專項檢查，深入調查研究，提出整改意見和建議。（四）問題處理1.對于在檔案移交監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門及所屬單位限期整改。2.責任部門及所屬單位應按照整改通知書的要求，認真分析問題產生的原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定的時間內完成整改任務。3.整改完成后，責任部門及所屬單位應向檔案管理監(jiān)督小組提交整改報告，檔案管理監(jiān)督小組對整改情況進行復查，確保問題得到徹