痕跡檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織的規(guī)范化管理，確保各項工作的可追溯性，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本痕跡檔案制度。本制度旨在通過對工作過程中產(chǎn)生的各類痕跡進行有效管理和歸檔，為公司/組織的決策、管理、監(jiān)督以及問題追溯提供有力依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在履行工作職責(zé)過程中產(chǎn)生的各類痕跡資料的管理。包括但不限于文件、記錄、報表、合同、會議紀(jì)要、工作郵件、審批流程、業(yè)務(wù)操作記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：痕跡檔案應(yīng)如實反映工作實際情況，確保所記錄的信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.完整性原則：涵蓋工作全過程的各類痕跡資料均應(yīng)納入檔案管理范疇，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、存儲、檢索等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機密的痕跡檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.可追溯性原則：痕跡檔案應(yīng)具備清晰的脈絡(luò)和關(guān)聯(lián)，以便在需要時能夠快速準(zhǔn)確地追溯到相關(guān)工作的開展情況和決策依據(jù)。二、痕跡檔案的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司/組織的規(guī)章制度、紅頭文件、會議紀(jì)要、工作簡報、行政通知等。2.人事類：員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件、薪資福利記錄等。3.財務(wù)類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、預(yù)算文件、資金往來記錄等。4.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點進一步細分，如銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、項目文檔、客戶資料等。5.法務(wù)類：合同審查記錄、訴訟文件、合規(guī)報告、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（二）編號為便于檔案的管理和檢索查詢，對各類痕跡檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的格式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政類，“001”為該類別下的流水號。三、痕跡檔案的形成與收集（一）工作要求1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確地形成各類痕跡資料。例如，文件起草應(yīng)規(guī)范格式、明確主題和內(nèi)容；會議應(yīng)做好詳細記錄，包括會議時間、地點、參會人員、議題、決議等；業(yè)務(wù)操作應(yīng)如實記錄操作步驟、數(shù)據(jù)變化、結(jié)果反饋等。2.涉及多部門協(xié)作的工作，牽頭部門應(yīng)負責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門及時提交各自工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的痕跡資料，并進行匯總整理。（二）收集渠道1.主動提交：員工根據(jù)工作安排，定期將自己工作中產(chǎn)生的痕跡資料提交至所在部門的檔案管理人員。2.流轉(zhuǎn)收集：在工作流程中，通過文件傳遞、審批流轉(zhuǎn)等方式，由檔案管理人員從相關(guān)環(huán)節(jié)收集所需痕跡資料。3.定期匯總：各部門應(yīng)定期（如每月、每季度）對本部門的痕跡資料進行匯總整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性后提交至公司/組織的檔案管理部門。四、痕跡檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員收到痕跡資料后，應(yīng)及時進行整理。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對資料進行分類，去除重復(fù)、無效的信息。2.對每份資料進行編號、標(biāo)注日期、明確來源，并檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于不完整或存在疑問的資料，及時與相關(guān)部門或人員溝通補充完善。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，確保頁面整齊、牢固；對電子檔案進行格式統(tǒng)一、命名規(guī)范，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲。（二）歸檔流程1.初步分類：檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的痕跡資料進行初步分類，確定其所屬類別。2.詳細編目：為每份檔案編制詳細的目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。3.存儲歸檔：根據(jù)檔案的類別和保管期限，將紙質(zhì)檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，電子檔案存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立索引以便快速檢索。五、痕跡檔案的保管與存儲（一）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實際情況，確定各類痕跡檔案的保管期限。一般分為短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上）和永久保存。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大決策、法律糾紛等關(guān)鍵信息的痕跡檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，以確保信息的可追溯性和完整性。（二）存儲環(huán)境1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內(nèi)。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，配備防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。同時，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管責(zé)任1.檔案管理人員負責(zé)檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、痕跡檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的檢索功能，支持按照檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行快速檢索。2.對于紙質(zhì)檔案，可通過檔案目錄索引進行手工檢索，也可利用電子掃描件在系統(tǒng)中進行關(guān)聯(lián)檢索。（二）利用權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱痕跡檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及機密的檔案，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定使用檔案信息。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或人員需要查閱公司/組織痕跡檔案的，應(yīng)按照法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同查閱，確保檔案信息安全。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對每次檔案查閱利用情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱目的、檔案名稱及編號等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、痕跡檔案的銷毀（一）銷毀條件1.對于已達到保管期限且無繼續(xù)保存價值的痕跡檔案，經(jīng)檔案管理部門審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進行銷毀。2.在銷毀前，應(yīng)再次對檔案進行審查，確保銷毀的檔案確實符合銷毀條件，不存在任何遺漏重要信息或涉及法律糾紛等問題。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進行清點核對，確保清單與實物一致。3.選擇安全可靠的銷毀方式，如紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等方式，電子檔案采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行徹底刪除。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與人員簽字確認。4.將銷毀清單及銷毀過程記錄作為檔案資料進行留存，保存期限與原檔案保管期限一致。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對痕跡檔案制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將痕跡檔案管理工作納入各部門及員工的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反痕跡檔案制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因檔案管理不善導(dǎo)致重要信息丟失、泄露或造成公司/組織損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責(zé)解釋。