檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。4.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部集中保管。4.積極配合公司綜合管理部開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案利用情況，積極主動地為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時催還借出的檔案。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案保管環(huán)境符合要求。7.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的安全。8.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的文件、記錄、決議等。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類報表、統(tǒng)計資料、財務(wù)賬目等。6.公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件等資料。7.公司基本建設(shè)項目、技術(shù)改造項目形成的文件、圖紙、資料等。8.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。9.公司各類宣傳活動、企業(yè)文化建設(shè)中形成的資料。10.公司其他具有保存價值的文件、資料、物品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等，并定期移交公司綜合管理部。3.對于重要文件、緊急文件或涉及公司重大利益的文件，應(yīng)及時報送公司綜合管理部備案。4.公司員工在工作中收到的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料等，應(yīng)及時交本部門檔案管理人員統(tǒng)一管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件進行修整、裱糊和裝訂，使其整齊美觀，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進行裝具，標識清晰，注明檔案類別、編號、名稱等信息。3.根據(jù)檔案的重要程度和保管期限，對檔案進行分級保管，重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷的文件、證照，公司股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄、決議，公司重要合同、協(xié)議，公司財務(wù)決算報表等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司一般性文件、合同、協(xié)議，公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要資料，公司員工的人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司一般性事務(wù)文件、臨時性報表等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，如有特殊情況需延長或縮短保管期限的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部審核批準。（四）檔案清查1.公司綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進行總結(jié)分析，并提出改進措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、重點突出的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。3.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來利用價值，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組由綜合管理部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案的保管期限，對超過保管期限的檔案進行重點審查，確定是否可以銷毀。3.征求相關(guān)部門和人員對檔案鑒定的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后存檔。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告公司綜合管理部。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，保證檔案利用工作的規(guī)范化。3.積極主動地為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。（二）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司綜合管理部檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報公司綜合管理部負責(zé)人審批。2.公司綜合管理部負責(zé)人根據(jù)借閱申請表進行審批，對于重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱期限、歸還日期等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（四）復(fù)制程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案