工程技術檔案制度一、總則（一）目的為加強公司工程技術檔案管理，確保工程技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設、生產(chǎn)運營、技術創(chuàng)新等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目規(guī)劃、設計、施工、調試、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類工程技術檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程技術檔案應如實反映工程建設實際情況，數(shù)據(jù)準確、內容真實。2.完整性原則：涵蓋工程建設各個環(huán)節(jié)的相關資料，確保檔案資料齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設的內在規(guī)律和檔案形成的特點，進行科學分類、組卷，保持檔案的系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等應符合國家及行業(yè)相關標準和規(guī)范要求。5.保密性原則：對涉及公司機密和知識產(chǎn)權的工程技術檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司工程技術檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協(xié)調各部門工程技術檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責工程技術檔案的集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.組織對工程技術檔案的鑒定、銷毀工作。5.參與工程建設項目的竣工驗收，審查工程技術檔案的完整性和準確性。（二）項目建設部門職責1.負責本部門工程項目技術文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.明確項目檔案管理責任人，負責項目檔案工作的組織、協(xié)調和日常管理。3.在項目建設過程中，督促各參建單位做好工程技術檔案的收集、整理工作，確保檔案資料與工程建設同步進行。4.配合檔案管理部門做好工程技術檔案的驗收、歸檔等工作。（三）參建單位職責1.按照合同要求和國家及行業(yè)標準，負責本單位承擔工程項目范圍內工程技術檔案的收集、整理、歸檔工作，并向項目建設部門移交。2.對所形成的工程技術檔案的真實性、完整性和準確性負責。3.接受項目建設部門和檔案管理部門的指導、監(jiān)督和檢查，及時整改存在的問題。三、檔案的形成與收集（一）工程前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等文件。2.項目規(guī)劃設計文件，包括規(guī)劃選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、初步設計文件、施工圖設計文件等。3.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。4.工程合同文件，包括工程總承包合同、勘察設計合同、施工合同、監(jiān)理合同等。（二）工程施工文件1.施工組織設計、施工方案、技術交底等文件。2.工程原材料、構配件、設備的質量證明文件，包括產(chǎn)品合格證、質量檢驗報告、質量驗收記錄等。3.工程施工記錄，如施工日志、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.工程測量、檢測文件及報告，如測量放線記錄、沉降觀測記錄及報告、材料檢測報告等。5.工程變更文件，包括設計變更通知單、工程洽商記錄等。6.工程質量事故處理文件，如事故報告、處理方案及驗收記錄等。（三）工程竣工圖1.竣工圖應與工程實際相符，包括建筑、結構、電氣、給排水、暖通等各專業(yè)圖紙。2.竣工圖應加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人簽字確認。3.竣工圖的編制應符合國家及行業(yè)相關標準和規(guī)范要求。（四）工程竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告，包括工程概況、驗收依據(jù)、驗收范圍、驗收標準、驗收程序、驗收意見等內容。2.工程質量評估報告，由監(jiān)理單位編制，對工程質量進行總體評價。3.工程竣工結算文件，包括工程結算書、工程量清單、造價分析等。4.工程交付使用文件，如工程使用說明書、保修書等。（五）其他文件1.與工程建設相關的會議紀要、來往函件、照片、錄像等資料。2.工程新技術、新工藝、新材料的應用資料，包括技術總結、鑒定報告等。（六）收集要求1.各部門和參建單位應明確專人負責工程技術檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整。2.工程技術檔案應隨工程建設進度同步收集，不得事后補制。3.對收集到的工程技術檔案資料，應進行初步整理，確保資料齊全、字跡清晰、簽字蓋章完整。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循工程建設的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學、組卷合理、編號規(guī)范，便于查找和利用。（二）分類方法工程技術檔案按照工程項目類別、專業(yè)性質等進行分類，一般可分為工程前期文件、工程施工文件、工程竣工圖、工程竣工驗收文件及其他文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內容進行細分。（三）組卷要求1.工程前期文件按照文件性質、時間順序等進行組卷。2.工程施工文件按照單位工程、分部工程、分項工程等進行組卷，同一單位工程的文件應集中組卷。3.工程竣工圖按照專業(yè)、圖號順序進行組卷，一個專業(yè)的圖紙應集中組卷。4.工程竣工驗收文件按照文件類型進行組卷。5.其他文件按照文件性質和時間順序進行組卷。（四）編號規(guī)則1.工程技術檔案應進行編號管理，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號可采用“項目名稱檔案類別順序號”的格式，如“XX項目工程前期文件001”。3.具體編號規(guī)則可根據(jù)公司實際情況進行制定和調整。（五）裝訂要求1.歸檔的工程技術檔案應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.圖紙應折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。3.紙張規(guī)格應統(tǒng)一為A4（297mm×210mm），小于A4的文件應粘貼在A4紙上。（六）歸檔程序1.各部門和參建單位在工程技術檔案整理完成后，應及時向項目建設部門移交。2.項目建設部門對接收的檔案進行審核，審核合格后移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對歸檔的工程技術檔案進行復查，復查合格后辦理歸檔手續(xù)，存入檔案庫。五、檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定標準。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。（二）利用規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱工程技術檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。3.因特殊情況需要外借檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。4.外單位人員查閱或借閱公司工程技術檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領導批準后，按照公司相關規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。5.檔案利用情況應進行登記，記錄查閱或借閱人員姓名、單位、時間、內容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對工程技術檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應遵循國家及行業(yè)相關標準和規(guī)范要求，結合公司實際情況進行。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設部門及相關專業(yè)技術人員組成，負責工程技術檔案的鑒定工作。（三）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括對工程建設、生產(chǎn)運營、技術創(chuàng)新等的參考利用價值。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理庫存檔案，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《檔案鑒定意見書》，報公司主管領導審批。（五）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記