高校檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強高校檔案的管理與利用，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、單位及個人因教學、科研、管理等工作需要借閱檔案的活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.遵循方便利用、提高效率的原則，同時保證借閱過程的規(guī)范有序。二、檔案借閱的范圍與條件（一）借閱范圍1.與教學、科研、管理等工作直接相關的檔案資料。2.經學校檔案管理部門審核同意的其他需要借閱的檔案。（二）借閱條件1.本校教職工因工作需要借閱檔案，應填寫《高校檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等內容，并經所在部門負責人簽字同意。2.外單位人員因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經學校檔案管理部門負責人審批同意后方可查閱。特殊情況需借閱檔案的，應經學校主管領導批準。3.學生因畢業(yè)論文、畢業(yè)設計等需要查閱檔案，應憑所在學院開具的證明，經檔案管理部門同意后，在規(guī)定的地點查閱相關檔案資料，一般不得借閱。三、檔案借閱的流程（一）申請借閱人需如實填寫《高校檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。申請表應提交給所在部門負責人或相關審批人進行審核簽字。（二）審批1.對于本校教職工的借閱申請，所在部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審核，確保借閱目的合理、必要。審核通過后，簽字批準申請。2.外單位人員的借閱申請，由學校檔案管理部門負責人按照規(guī)定進行審批。對于涉及重要檔案或敏感信息的借閱申請，需報學校主管領導批準。3.學生的查閱申請，由所在學院進行審核，檔案管理部門根據(jù)學院審核意見決定是否同意查閱。（三）借閱登記經審批同意的借閱申請，檔案管理部門工作人員應進行詳細的借閱登記。登記內容包括借閱人姓名、單位、借閱日期、檔案名稱及數(shù)量、預計歸還日期等。借閱人應在借閱登記表上簽字確認。（四）檔案交付檔案管理部門工作人員根據(jù)借閱登記表，將所需檔案交付給借閱人。交付時，應與借閱人共同核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確保無誤。（五）借閱期限1.本校教職工借閱檔案一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.外單位人員借閱檔案的期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長，須重新辦理審批手續(xù)。3.學生查閱檔案應在規(guī)定的時間內完成，一般不得超過[X]小時。（六）歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還所借檔案。歸還時，檔案管理部門工作人員應認真核對檔案的完整性、準確性，檢查是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人查明原因，并做好記錄。借閱人歸還檔案后，在借閱登記表上簽字注銷借閱記錄。四、檔案借閱的要求（一）借閱人責任1.借閱人應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內容。2.借閱人在借閱期間要愛護檔案，保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.借閱人如需復印、摘錄檔案內容，應事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。復印、摘錄的內容應妥善保管，不得用于與借閱目的無關的其他用途。4.借閱人在借閱期限屆滿后，應按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應處理。（二）檔案管理部門責任1.檔案管理部門應按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案借閱手續(xù)，確保借閱過程規(guī)范有序。2.檔案管理部門工作人員應熟悉檔案內容，為借閱人提供必要的指導和幫助，解答借閱過程中遇到的問題。3.檔案管理部門應定期對借閱檔案的歸還情況進行檢查和催還，對逾期未還的借閱人及時進行督促。4.檔案管理部門應加強對檔案借閱情況及借閱人反饋意見的統(tǒng)計分析，不斷完善檔案借閱制度，提高服務質量。五、檔案借閱的保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人應對所借閱檔案中涉及的國家機密、學校秘密和個人隱私等信息嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.對于涉及保密內容的檔案，借閱人應在符合保密規(guī)定的場所進行查閱和使用，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的范圍。（二）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱人違反保密規(guī)定，泄露檔案機密信息，學校將視情節(jié)輕重，依據(jù)相關法律法規(guī)和學校規(guī)定給予嚴肅處理，直至追究法律責任。六、檔案借閱的特殊情況處理（一）檔案損壞或遺失1.借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應及時向檔案管理部門報告，并采取必要的補救措施。如因借閱人的原因導致檔案損壞或遺失的，借閱人應承擔相應的賠償責任。賠償責任的認定和賠償標準按照學校相關規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理部門在接收歸還檔案時，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或遺失情況，應立即進行調查核實。對于因不可抗力等非借閱人原因造成的檔案損壞或遺失，檔案管理部門應及時采取措施進行修復或補充，并做好記錄。（二）緊急借閱需求如遇突發(fā)事件或緊急工作需要，借閱人可提出緊急借閱申請。檔案管理部門應在確保檔案安全的前提下，優(yōu)先處理緊急借閱申請，盡快為借閱人提供所需檔案。緊急借閱申請的審批程序可適當簡化，但仍需履行必要的登記和手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督學校檔案管理部門應定期對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行內部檢查，包括借閱手續(xù)的辦理、檔案的歸還情況、借閱人的遵守規(guī)定情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保制度的有效執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督學校應接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，及時整改存在的問題。同時，鼓勵師生員工對檔案借閱過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，學校將對舉報情況進行