生產(chǎn)檔案登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)檔案管理，規(guī)范生產(chǎn)檔案登記工作，確保生產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)活動的部門及相關(guān)崗位，包括但不限于生產(chǎn)車間、技術(shù)部門、質(zhì)量控制部門、物資采購部門等。（三）定義1.生產(chǎn)檔案：指在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的，具有保存價值的各種文件、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等資料，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗報告、物資出入庫記錄等。2.登記：對生產(chǎn)檔案的形成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于管理和查詢。（四）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)檔案應(yīng)如實反映生產(chǎn)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動的各個方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.及時性原則：生產(chǎn)檔案應(yīng)隨生產(chǎn)活動同步形成，及時進(jìn)行登記和整理。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、生產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計劃類：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等，記錄公司生產(chǎn)任務(wù)的安排和進(jìn)度。2.工藝文件類：如工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，指導(dǎo)生產(chǎn)活動的具體實施。3.設(shè)備管理類：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備故障維修記錄等，反映設(shè)備的運(yùn)行狀況和維護(hù)情況。4.質(zhì)量控制類：質(zhì)量檢驗計劃、檢驗報告、不合格品處理記錄等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。5.物資管理類：物資采購計劃、物資出入庫記錄、庫存盤點記錄等，管理生產(chǎn)所需物資的采購、存儲和使用。6.人員管理類：員工考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等，與生產(chǎn)人員相關(guān)的信息。7.其他類：如生產(chǎn)現(xiàn)場照片、視頻資料、會議紀(jì)要等，與生產(chǎn)活動相關(guān)的其他資料。（二）編號1.生產(chǎn)檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如，生產(chǎn)計劃類檔案編號為“PJ[2023][001]”，其中“PJ”為生產(chǎn)計劃類別的代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。3.類別代碼具體如下：生產(chǎn)計劃類：PJ工藝文件類：GY設(shè)備管理類：SB質(zhì)量控制類：ZL物資管理類：WZ人員管理類：RY其他類：QT三、生產(chǎn)檔案的形成與收集（一）形成1.各部門及崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，在生產(chǎn)活動過程中及時形成各類生產(chǎn)檔案。2.檔案形成應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一。3.涉及多個部門的生產(chǎn)檔案，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同完成，并明確各部門的職責(zé)和分工。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的收集工作，定期對本部門形成的檔案進(jìn)行整理和匯總。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體形式的資料。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、客戶反饋的質(zhì)量信息等，應(yīng)及時收集并進(jìn)行登記。4.在收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或不完整，應(yīng)及時與相關(guān)責(zé)任人溝通，補(bǔ)充完善。四、生產(chǎn)檔案的登記（一）登記內(nèi)容1.基本信息：包括檔案編號、類別、名稱、形成部門、形成日期、保管期限等。2.流轉(zhuǎn)信息：記錄檔案在公司內(nèi)部的流轉(zhuǎn)情況，如借閱、分發(fā)、歸還等。3.利用信息：統(tǒng)計檔案被查閱、復(fù)印、引用等利用情況。（二）登記方式1.采用電子臺賬和紙質(zhì)登記簿相結(jié)合的方式進(jìn)行生產(chǎn)檔案登記。2.電子臺賬應(yīng)使用公司統(tǒng)一的檔案管理軟件，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可查詢性。3.紙質(zhì)登記簿應(yīng)按照檔案類別和編號順序進(jìn)行登記，便于手工查閱和核對。（三）登記流程1.檔案收集人在收集到檔案后，應(yīng)及時填寫檔案基本信息，并在電子臺賬和紙質(zhì)登記簿上進(jìn)行登記。2.檔案流轉(zhuǎn)時，流轉(zhuǎn)人應(yīng)在電子臺賬中記錄流轉(zhuǎn)日期、接收部門、接收人等信息，并在紙質(zhì)登記簿上簽字確認(rèn)。3.檔案利用后，利用人應(yīng)填寫利用情況登記表，包括利用日期、利用方式、利用內(nèi)容等，由檔案管理人員進(jìn)行審核和登記。五、生產(chǎn)檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案收集人應(yīng)對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的紙張、文件，確保檔案內(nèi)容清晰、完整。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對于電子文件，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于存儲和查找。（二）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔期限不得超過檔案形成后的一個月。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案編號順序，將紙質(zhì)檔案和電子檔案分別存放在指定的檔案柜和存儲設(shè)備中。3.歸檔后的檔案應(yīng)建立索引目錄，便于快速檢索和查詢。六、生產(chǎn)檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放生產(chǎn)檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對于電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行備份，存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方。（二）保管期限1.生產(chǎn)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。3.具體保管期限如下：生產(chǎn)計劃類：短期保管期限為1年，中期保管期限為3年，長期保管期限為5年。工藝文件類：短期保管期限為1年，中期保管期限為3年，長期保管期限為10年。設(shè)備管理類：短期保管期限為1年，中期保管期限為5年，長期保管期限為15年。質(zhì)量控制類：短期保管期限為1年，中期保管期限為5年，長期保管期限為20年。物資管理類：短期保管期限為1年，中期保管期限為3年，長期保管期限為10年。人員管理類：短期保管期限為1年，中期保管期限為3年，長期保管期限為5年。其他類：根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于1年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并報告上級主管部門。七、生產(chǎn)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)印生產(chǎn)檔案。2.外部單位因合作、審計、調(diào)查等原因，需查閱公司生產(chǎn)檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用利用人填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案類別、編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理人員。檔案管理人員根據(jù)利用申請表，在電子臺賬中查詢檔案存放位置，并辦理借閱或復(fù)印手續(xù)。利用人在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無損，并在電子臺賬中記錄歸還日期。2.外部利用外部單位向公司提交檔案利用申請函，說明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容。公司相關(guān)部門對申請函進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理人員按照審批意見，辦理檔案查閱手續(xù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱結(jié)束后，檔案管理人員收回檔案，并檢查檔案是否完整。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與外部單位溝通解決。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供或公開。2.檔案利用人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案利用人不得將檔案用于非工作目的，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。八、生產(chǎn)檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司生產(chǎn)檔案登記制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的生產(chǎn)檔案管理工作，定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查和評估。3.負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。4.建立和維護(hù)生產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。5.對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的日常登記、整理、歸檔和保管工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)操作。2.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案的流向和使用情況。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.協(xié)助檔案利用人查找和獲取所需檔案，提供必要的服務(wù)和支持。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時形成和完整歸檔。2.按照公司規(guī)定的流程，辦理檔案的借閱、復(fù)印等利用手續(xù)，并對本部門利用的檔案進(jìn)行妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的生產(chǎn)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的登記、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實整改措施，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。（