計(jì)算機(jī)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司計(jì)算機(jī)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及計(jì)算機(jī)檔案管理的部門(mén)和人員。（三）定義1.計(jì)算機(jī)檔案：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等介質(zhì)上的各類(lèi)文件、資料、記錄等。2.檔案管理部門(mén)：指負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)檔案集中管理的部門(mén)，承擔(dān)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司計(jì)算機(jī)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對(duì)計(jì)算機(jī)檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過(guò)程進(jìn)行有效管理。3.確保安全原則：采取有效措施，確保計(jì)算機(jī)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件，包括但不限于辦公文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、合同協(xié)議等。2.外部接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件，如合作伙伴提供的資料、政府部門(mén)下發(fā)的文件等。3.公司信息系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)數(shù)據(jù)記錄，如系統(tǒng)日志、交易記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、刪除或偽造。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或打印件，以備查閱和備份。（三）整理方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，建立清晰的分類(lèi)體系。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。三、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.應(yīng)選用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器硬盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等，確保檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)方式1.采用多種存儲(chǔ)方式，如在線存儲(chǔ)、離線存儲(chǔ)、異地存儲(chǔ)等，以提高檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.對(duì)重要的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等條件，確保檔案實(shí)體安全。2.保持保管場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（四）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司歷史和重大決策的文件；長(zhǎng)期保管的檔案一般為重要業(yè)務(wù)文件和有一定保存價(jià)值的資料；短期保管的檔案為一般性文件和時(shí)效性較強(qiáng)的資料。（五）檔案的清查與盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)計(jì)算機(jī)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和存儲(chǔ)狀況。2.在清查和盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案利用過(guò)程中不損害公司利益和檔案安全。2.優(yōu)先滿(mǎn)足公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作的需要，提高檔案的利用效率。（二）利用方式1.提供檔案查閱服務(wù)，方便公司內(nèi)部人員查閱所需檔案。查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)等信息。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制范圍，并進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件具有同等效力。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。五、檔案的安全與保密（一）安全措施1.建立健全計(jì)算機(jī)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全管理。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（二）保密要求1.明確檔案管理人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等保密措施，嚴(yán)格限制知悉范圍。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出公司或提供給無(wú)關(guān)人員。（三）安全事故處理1.如發(fā)生計(jì)算機(jī)檔案安全事故，如檔案丟失、損壞、泄露等，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施進(jìn)行處理。2.及時(shí)查明事故原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，盡量減少事故造成的損失。六、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查詢(xún)、借閱等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類(lèi)、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.及時(shí)將新形成的檔案錄入系統(tǒng)，對(duì)已變更或失效的檔案進(jìn)行標(biāo)注和處理。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)檔案管理制度的制定、修訂和組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)檔案的收集整理、存儲(chǔ)保管、利用服務(wù)等日常管理工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的計(jì)算機(jī)檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)計(jì)算機(jī)檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案的完整和及時(shí)歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和支持。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作的檢查和考核，及時(shí)反饋本部門(mén)檔案管理工作中的情況和問(wèn)題。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的計(jì)算機(jī)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立計(jì)算機(jī)檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核