街道臺(tái)帳檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道臺(tái)帳檔案管理，確保臺(tái)帳檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高工作效率和決策科學(xué)性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道辦事處各部門、各社區(qū)以及參與街道相關(guān)工作的所有人員在工作中形成的各類臺(tái)帳檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則街道臺(tái)帳檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由街道專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則臺(tái)帳檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.規(guī)范有序原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)臺(tái)帳檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保管理規(guī)范有序。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障臺(tái)帳檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、臺(tái)帳檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善街道臺(tái)帳檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)臺(tái)帳檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立臺(tái)帳檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對(duì)臺(tái)帳檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)各部門、各社區(qū)的臺(tái)帳檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門、各社區(qū)職責(zé)1.明確本部門、本社區(qū)臺(tái)帳檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門、本社區(qū)工作中形成臺(tái)帳檔案的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門、本社區(qū)臺(tái)帳檔案的形成過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好臺(tái)帳檔案的清查、盤點(diǎn)和利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好臺(tái)帳檔案的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)臺(tái)帳檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等具體操作，確保檔案整理規(guī)范。4.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行登記和管理，及時(shí)催還到期檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、臺(tái)帳檔案的收集與整理（一）收集范圍1.街道辦事處各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、決議等文件材料。2.各項(xiàng)工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)臺(tái)賬、調(diào)查資料等。3.涉及街道經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、民生等方面的政策文件、法規(guī)依據(jù)、項(xiàng)目資料等。4.社區(qū)工作記錄、居民信息檔案、社區(qū)活動(dòng)資料等。5.其他與街道工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的臺(tái)帳檔案材料收集齊全，確保不漏項(xiàng)。2.收集的文件材料應(yīng)原件齊全，如遇特殊情況無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步篩選，剔除無(wú)關(guān)或重復(fù)的內(nèi)容。（三）整理方法1.分類根據(jù)臺(tái)帳檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政事務(wù)類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會(huì)事務(wù)類、城市建設(shè)類、安全穩(wěn)定類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)按照分類順序?yàn)槊恳环菖_(tái)帳檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)。例如：黨群工作類2023001，表示黨群工作類2023年的第一份檔案。3.裝訂對(duì)紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格的左側(cè)裝訂方式。4.編目編制臺(tái)帳檔案目錄，目錄應(yīng)包括編號(hào)、題名、日期、保管期限、備注等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫文件形成的年月日，保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定。四、臺(tái)帳檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門、各社區(qū)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的臺(tái)帳檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)或急需歸檔的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的臺(tái)帳檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行接收登記，填寫《臺(tái)帳檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.將歸檔的臺(tái)帳檔案按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）保管期限臺(tái)帳檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映街道主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)街道工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如街道重大決策文件、重要會(huì)議記錄、涉及全局性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)街道工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)街道工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性的工作簡(jiǎn)報(bào)等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)電子臺(tái)帳檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。五、臺(tái)帳檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.街道內(nèi)部人員因工作需要查閱臺(tái)帳檔案的，應(yīng)填寫《臺(tái)帳檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的臺(tái)帳檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的臺(tái)帳檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱申請(qǐng)表上注明查閱情況并簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.街道內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱臺(tái)帳檔案的，應(yīng)填寫《臺(tái)帳檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱臺(tái)帳檔案的，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，辦理檔案借閱登記手續(xù)，填寫《臺(tái)帳檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.向借閱人發(fā)放檔案，并告知借閱人檔案的保管要求和保密規(guī)定。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、臺(tái)帳檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成的臺(tái)帳檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期臺(tái)帳檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期臺(tái)帳檔案進(jìn)行逐份鑒定。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的臺(tái)帳檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《臺(tái)帳檔案銷毀審批表》，報(bào)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、