大學檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強大學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各學院在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案向?qū)W校檔案管理部門的移交工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案管理部門負責全校檔案的集中統(tǒng)一管理，各部門、各學院應按照規(guī)定及時將檔案移交至檔案管理部門。2.完整準確原則：移交的檔案應保持其形成時的原始面貌，內(nèi)容完整、準確，能夠真實反映學校各項工作的歷史過程。3.及時移交原則：各部門、各學院應在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案的整理和移交工作，不得拖延積壓。4.規(guī)范有序原則：檔案移交工作應按照規(guī)定的程序和要求進行，確保工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案移交的范圍（一）黨群類檔案1.學校黨委及各部門黨組織在工作中形成的文件材料，包括會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、通知等。2.黨員名冊、入黨申請書、自傳、政審材料、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員檔案材料。3.黨內(nèi)表彰、處分等文件材料。（二）行政類檔案1.學校行政部門在行政管理工作中形成的文件材料，包括學校章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、報告、通知、請示、批復等。2.學校機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、職稱評定、工資福利等方面的文件材料。3.學校對外聯(lián)絡、合作交流、協(xié)議合同等方面的文件材料。（三）教學類檔案1.教學計劃、教學大綱、課程標準、教案、講義、課件等教學文件材料。2.學生學籍檔案，包括入學登記表、成績單、學籍變動記錄、畢業(yè)登記表等。3.教學實踐、實習、畢業(yè)設計（論文）等方面的文件材料。4.教學質(zhì)量監(jiān)控、評估、檢查等方面的文件材料。（四）科研類檔案1.科研項目立項申請書、可行性研究報告、項目計劃任務書、合同協(xié)議等文件材料。2.科研項目研究過程中形成的實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文著作、成果鑒定材料、獎勵證書等文件材料。3.科研機構(gòu)、科研團隊建設方面的文件材料。（五）基建類檔案1.學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計文件，包括可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、初步設計、施工圖設計等。2.工程建設過程中形成的招投標文件、合同協(xié)議、施工圖紙、工程變更記錄、工程竣工驗收文件等。3.學校土地征用、房屋產(chǎn)權(quán)登記等方面的文件材料。（六）設備類檔案1.學校購置的各類儀器設備的申購計劃、合同協(xié)議、驗收報告、使用說明書、維修記錄等文件材料。2.設備的安裝調(diào)試、運行維護、報廢處置等方面的文件材料。（七）財會類檔案1.學校財務預算、決算、財務報表、會計憑證、賬簿等文件材料。2.學校收費管理、資產(chǎn)管理、審計監(jiān)督等方面的文件材料。（八）聲像類檔案1.學校在重大活動、教學科研、校園建設等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。2.學校歷史沿革、校園風貌等方面的聲像資料。（九）電子類檔案1.學校各部門、各學院在工作中形成的電子文件，包括辦公文檔、教學課件、科研數(shù)據(jù)、財務報表等。2.學校數(shù)字化校園建設過程中形成的數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)等電子檔案。三、檔案移交的時間要求（一）當年形成的檔案各部門、各學院應在次年上半年完成當年檔案的整理和移交工作。（二）重大活動、重要項目檔案在活動結(jié)束或項目完成后三個月內(nèi)，相關(guān)部門應將形成的檔案整理并移交至檔案管理部門。（三）人員調(diào)動、退休檔案人員調(diào)動或退休時，所在部門應在辦理手續(xù)前將其個人檔案整理并移交至檔案管理部門。四、檔案移交的程序（一）檔案整理1.各部門、各學院應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對本部門、本學院形成的檔案進行分類、整理、編目，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）檔案裝訂1.紙質(zhì)檔案應按照一定的規(guī)格進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。2.裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘裝訂。（三）檔案編目1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應清晰、準確，便于查找和利用。2.檔案目錄應按照檔案分類方案進行編制，注明檔案的編號、題名（或文件名）、日期、保管期限等信息。（四）檔案裝盒1.將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應符合標準規(guī)格，標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案裝盒應排列有序，便于存放和管理。（五）檔案移交1.各部門、各學院應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認。2.檔案管理部門應按照移交清單對接收的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案移交后，檔案管理部門應按照規(guī)定對檔案進行整理、編目、上架，納入學校檔案管理體系。五、檔案移交的質(zhì)量要求（一）檔案內(nèi)容完整準確移交的檔案應涵蓋該部門、該學院在相應時間段內(nèi)開展工作形成的全部文件材料，不得遺漏重要文件，且文件內(nèi)容應真實、準確，與實際工作情況相符。（二）檔案分類科學合理嚴格按照檔案分類方案進行分類，確保各類檔案界限清晰，便于管理和查找利用。分類應符合檔案形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，同一類檔案應按照時間順序或重要程度等進行合理排列。（三）檔案編目規(guī)范清晰檔案目錄編制應準確無誤，題名應簡潔明了、能夠準確反映文件內(nèi)容，日期填寫應具體到年、月、日，保管期限劃分應符合相關(guān)規(guī)定。卷內(nèi)文件目錄應與卷內(nèi)文件一一對應，標注準確的頁碼。（四）檔案裝訂整齊牢固紙質(zhì)檔案裝訂應整齊美觀，無掉頁、漏頁現(xiàn)象，裝訂線應牢固，不影響檔案的翻閱和保管。去除金屬物后，檔案應保持原始面貌，不得對文件內(nèi)容進行涂改或損壞。（五）檔案裝盒標識明確檔案裝盒應規(guī)范，盒內(nèi)檔案應排列有序，盒面標識應清晰準確，注明檔案類別、年度、保管期限、起止件號等信息，便于快速定位和查找檔案。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門學校檔案管理部門負責對全校檔案移交工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門、各學院檔案移交情況進行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交是否按照規(guī)定的時間要求進行。2.檔案移交的范圍是否完整，是否存在應移交未移交的檔案。3.檔案整理、編目、裝訂、裝盒等工作是否符合質(zhì)量要求。4.檔案移交清單填寫是否準確、完整，雙方簽字是否齊全。（三）問題處理1.對于在檔案移交工作中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時向移交部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.移交部門應按照整改通知的要求，認真進行整改，整改完成后及時向檔案管理部門提交整改報告。3.對未按時完成檔案移交工作或檔案移交質(zhì)量不符合要求的部門，學校將視情節(jié)輕重給予通報批評，并責令其限期改正。七、檔案移交的責任追究（一）責任界定1.因部門、學院負責人重視不夠，導致檔案移交工作組織不力，影響檔案移交進度和質(zhì)量的，由部門、學院負責人承擔主要責任。2.檔案管理人員未按照規(guī)定要求進行檔案整理、編目、裝訂、裝盒等工作，導致檔案移交出現(xiàn)問題的，由檔案管理人員承擔直接責任。3.其他相關(guān)人員在檔案移交過程中存在故意拖延、隱瞞不報、弄虛作假等行為，影響檔案移交工作的，由相關(guān)人員承擔相應責任。（二）責任追究方式1.對于情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令作出書面檢查等處理。2.對于情節(jié)較重的，給予警告、