員工檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工檔案查閱行為，確保員工檔案的安全與保密，保障員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查閱員工檔案的公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障員工檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員的檔案查閱權(quán)限，杜絕違規(guī)查閱行為。4.規(guī)范操作原則：制定統(tǒng)一規(guī)范的查閱流程，確保查閱工作有序進(jìn)行。二、員工檔案的內(nèi)容與管理（一）員工檔案內(nèi)容1.個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.教育背景：學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。3.工作經(jīng)歷：工作單位、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作職責(zé)與業(yè)績(jī)等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成果等。5.薪資福利記錄：工資、獎(jiǎng)金、福利、社保繳納等情況。6.績(jī)效考核記錄：各階段的績(jī)效考核結(jié)果、評(píng)價(jià)等。7.獎(jiǎng)懲記錄：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)與受到的處罰情況。8.職業(yè)資格證書：取得的各類職業(yè)資格證書信息。9.勞動(dòng)合同：與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。10.其他相關(guān)資料：如健康狀況、特殊技能證明等。（二）檔案管理部門及職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的建立、收集、整理、保管和更新。制定檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化。對(duì)檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)權(quán)限批準(zhǔn)或拒絕查閱申請(qǐng)。2.檔案管理人員具體負(fù)責(zé)員工檔案的日常管理，包括檔案的存放、借閱登記等。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全與完整。協(xié)助人力資源部門進(jìn)行檔案查閱工作，提供必要的支持與服務(wù)。三、查閱權(quán)限（一）員工本人員工有權(quán)查閱自己的檔案，了解檔案中的各項(xiàng)信息。（二）公司內(nèi)部相關(guān)部門1.人力資源部門在辦理員工入職、離職、晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等人力資源管理業(yè)務(wù)時(shí)，可查閱相關(guān)員工檔案。進(jìn)行人力資源數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)時(shí)，可根據(jù)工作需要查閱部分檔案信息。2.財(cái)務(wù)部門在核算員工薪資、獎(jiǎng)金、福利等財(cái)務(wù)事項(xiàng)時(shí)，可查閱相關(guān)員工的薪資福利記錄等檔案信息。3.審計(jì)部門在進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)工作，涉及員工相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審查時(shí)，可查閱必要的員工檔案。4.上級(jí)主管部門上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)在履行管理職責(zé)，對(duì)下屬員工進(jìn)行績(jī)效評(píng)估、工作指導(dǎo)等情況下，可查閱下屬員工的檔案。（三）外部機(jī)構(gòu)1.司法機(jī)關(guān)司法機(jī)關(guān)因辦案需要，依法出具相關(guān)法律文書后，可查閱公司員工檔案中與案件相關(guān)的信息。2.政府相關(guān)部門政府部門因行政管理、政策執(zhí)行等需要，按照法定程序可查閱公司員工檔案的部分內(nèi)容。四、查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并提交至人力資源部門。3.外部機(jī)構(gòu)查閱員工檔案的，應(yīng)按照法定程序提交正式的查閱函及相關(guān)法律文書，交至公司人力資源部門。（二）申請(qǐng)審核1.人力資源部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。2.對(duì)于符合查閱權(quán)限的申請(qǐng)，人力資源部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審核意見，并確定查閱時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事宜。3.對(duì)于不符合查閱權(quán)限的申請(qǐng)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并說明原因。（三）查閱安排1.經(jīng)審核通過的查閱申請(qǐng)，人力資源部門應(yīng)提前與檔案管理人員溝通協(xié)調(diào)，安排合適的查閱時(shí)間和地點(diǎn)。2.查閱應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。3.查閱人員只能查閱申請(qǐng)范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案。（四）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。（五）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，查閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案信息的使用與保密（一）信息使用1.查閱人員應(yīng)按照查閱目的合理使用檔案信息，不得將檔案信息用于其他非工作目的。2.如需引用檔案信息，應(yīng)確保引用的準(zhǔn)確性和合法性，并注明信息來源。（二）保密要求1.所有參與員工檔案管理和查閱的人員，均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案信息予以保密。2.不得向無關(guān)人員泄露檔案信息，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.嚴(yán)禁私自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。六、檔案的維護(hù)與更新（一）定期檢查1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檢查內(nèi)容包括檔案材料是否齊全、有無損壞、信息是否更新等。（二）及時(shí)更新1.員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、薪資福利等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行檔案更新。2.人力資源部門應(yīng)及時(shí)將更新后的信息錄入檔案，并確保檔案的一致性。（三）檔案保管期限1.員工檔案應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。2.一般情況下，員工離職后檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱員工檔案。2.超出查閱權(quán)限查閱檔案內(nèi)容。3.泄露檔案信息。4.擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。5.損壞、遺失員工檔案。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)查閱檔案的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.對(duì)于泄露檔案信息的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)因此給公司和員工造成的損失。3.對(duì)于擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息的行為，公司將給予嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同。4.對(duì)于損壞、遺失員工檔案造成嚴(yán)重后果的