檔案四個制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案四個制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等檔案。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法以及工作流程等檔案。4.公司年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等檔案。5.公司各類合同（協(xié)議）、招投標文件、項目文檔等檔案。6.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等檔案。7.公司人力資源管理檔案，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、離職等相關(guān)資料。8.公司市場營銷、客戶關(guān)系管理檔案，包括市場調(diào)研、銷售合同、客戶信息等資料。9.公司技術(shù)研發(fā)檔案，包括項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等資料。10.公司行政辦公檔案，包括公文收發(fā)、印章管理、辦公用品采購、車輛管理等相關(guān)資料。11.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備采購合同、驗收報告、使用說明書、維護記錄等資料。12.公司對外宣傳檔案，包括宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等資料。13.公司員工個人檔案，包括員工簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等資料。14.其他與公司經(jīng)營管理活動相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至公司綜合管理部門。對于重要緊急的文件材料，應(yīng)及時移交。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。如有特殊情況需要對檔案進行修改或補充，應(yīng)在修改處加蓋印章并注明修改日期。4.檔案收集人員應(yīng)認真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的準確性和完整性，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）收集渠道1.內(nèi)部渠道：各部門在日常工作中形成的檔案，由部門收集整理后移交至公司綜合管理部門。2.外部渠道：通過參加會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動獲取的與公司相關(guān)的文件資料，由參與人員及時帶回公司，并移交至綜合管理部門。3.網(wǎng)絡(luò)渠道：從公司網(wǎng)站、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)平臺下載的與公司相關(guān)的文件資料，由相關(guān)人員及時整理后移交至綜合管理部門。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案的管理效率。（二）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為[具體分類名稱①]、[具體分類名稱②]、[具體分類名稱③]等類別。2.在每個類別下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，進一步細分若干二級類目。例如，在[具體分類名稱①]類別下，可分為[二級類目名稱①1]、[二級類目名稱①2]等。3.對于一些特殊類型的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，可以根據(jù)其特點單獨設(shè)立分類標準。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度機構(gòu)保管期限的分類方法進行整理。首先將檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)，按照機構(gòu)或部門進行分類，最后根據(jù)保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段的分類方法進行整理。將檔案按項目進行分類，在每個項目內(nèi)，根據(jù)專業(yè)內(nèi)容進行細分，再按照項目的不同階段，如立項、設(shè)計、施工、驗收等，將檔案分別整理。3.會計檔案：按照會計年度類別保管期限的分類方法進行整理。將檔案按會計年度分開，然后根據(jù)會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類，最后按照保管期限分為永久、定期兩類。4.聲像檔案：按照載體形式內(nèi)容時間的分類方法進行整理。將檔案按載體形式，如照片、錄音、錄像等進行分類，在每個載體形式下，根據(jù)內(nèi)容主題進行細分，最后按照形成時間順序排列。5.電子檔案：按照文件類型年度保管期限的分類方法進行整理。將檔案按文件類型，如文檔、表格、圖片、視頻等進行分類，在每個文件類型下，按年度進行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。（四）編號規(guī)則1.為便于檔案管理和檢索，對整理好的檔案應(yīng)進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.文書檔案編號格式為：[年度代碼][機構(gòu)代碼][保管期限代碼][流水號]。例如，2023年公司行政部門形成的永久保管的第5份文書檔案編號為：2023XZ0100five。3.科技檔案編號格式為：[項目代碼][專業(yè)代碼][階段代碼][流水號]。例如，公司[項目名稱]中的技術(shù)研發(fā)專業(yè)在設(shè)計階段的第3份檔案編號為：[項目代碼]JS0200three。4.會計檔案編號格式為：[會計年度代碼][類別代碼][保管期限代碼][流水號]。例如，2023年公司財務(wù)部門形成的定期保管10年的第8份會計憑證編號為：2023KJ1000eight。5.聲像檔案編號格式為：[載體形式代碼][內(nèi)容代碼][時間代碼][流水號]。例如，2023年5月拍攝的公司活動照片中的第12張照片編號為：ZP0520230500twelve。6.電子檔案編號格式為：[文件類型代碼][年度代碼][保管期限代碼][流水號]。例如，2023年公司形成的長期保管的第7份電子文檔編號為：WD20231000seven。（五）裝訂要求1.檔案應(yīng)進行裝訂，以保證檔案的整齊、牢固和美觀。2.文書檔案一般采用A4紙左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。3.科技檔案中的圖紙、圖表等應(yīng)折疊成A4紙大小后進行裝訂。4.會計檔案中的憑證應(yīng)按照規(guī)定的順序整理裝訂，封面應(yīng)填寫完整、清晰。5.聲像檔案中的照片、錄音帶、錄像帶等應(yīng)裝入專用的檔案盒或袋中，并在盒（袋）上標明相關(guān)信息。6.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并進行分類命名和編號管理。四、檔案保管制度（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，確保檔案安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.聲像檔案、電子檔案等應(yīng)按照不同的載體形式和保管要求，分別進行存放和保管。對于聲像檔案，應(yīng)將錄音帶、錄像帶等存放在專用的檔案盒中，并在盒上標明相關(guān)信息；對于電子檔案，應(yīng)將存儲介質(zhì)存放在專用的存儲設(shè)備中，并進行備份存儲。3.對重要的檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開存放，并定期進行檢查和維護。備份存儲介質(zhì)的保管期限應(yīng)與原始檔案相同。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三類。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案；公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等檔案；公司年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等檔案；公司各類合同（協(xié)議）、招投標文件、項目文檔等檔案；公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等檔案；公司人力資源管理檔案中的員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、離職等相關(guān)資料；公司技術(shù)研發(fā)檔案中的項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等資料；公司行政辦公檔案中的公文收發(fā)、印章管理、辦公用品采購、車輛管理等相關(guān)資料；公司固定資產(chǎn)檔案中的設(shè)備采購合同、驗收報告、使用說明書、維護記錄等資料；公司對外宣傳檔案中的宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等資料；公司員工個人檔案中的員工簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等資料。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限為[X]年。如公司各項管理制度、規(guī)定、辦法以及工作流程等檔案；公司市場營銷、客戶關(guān)系管理檔案中的市場調(diào)研、銷售合同、客戶信息等資料；公司行政辦公檔案中的部分文件材料等。4.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限為[X]年。如公司臨時性工作形成的文件材料等。（四）定期檢查1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。檢查周期為[X]年一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對霉變、蟲蛀的檔案進行消毒處理等。3.每次檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等。檢查記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（五）銷毀處理1.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由公司綜合管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案的，可到公司檔案庫房進行查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，并遵守檔案庫房的管理制度。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報公司綜合管理部門審批。審批通過后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表，并提交本人有效身份證件。2.外單位查閱、借閱公司檔案時，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱人員有效身份證件，并填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表。查閱或借閱申請表應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)認真審核查閱、借閱申請，對符合規(guī)定的申請，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，并登記檔案查閱、借閱登記表。登記表應(yīng)詳細記錄查閱、借閱人員姓名、單位、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、查閱或借閱時間、歸還時間等信息。（四）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責(zé)任