合同檔案存檔制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護合同檔案的完整與安全，提高合同管理水平，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經營活動中簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術合同、服務合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則合同檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照合同的性質、類別、年度等進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止合同檔案的泄露、損毀和丟失。4.高效利用原則充分發(fā)揮合同檔案的作用，為公司的決策、經營和管理提供有力支持。二、合同檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合同檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管公司合同檔案，建立合同檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責合同檔案的查閱、借閱、復制等利用服務工作。5.定期對合同檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負責合同檔案的收集、整理和移交。2.按照合同檔案管理要求，及時將合同簽訂過程中形成的各類文件材料收集齊全，進行初步整理，并在合同履行完畢后[X]個工作日內移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。（三）合同審批部門職責1.負責對合同進行審批，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。2.對合同審批過程中形成的文件材料進行整理，并在合同審批完成后[X]個工作日內移交檔案管理部門。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍合同承辦部門應收集合同簽訂過程中形成的以下文件材料：1.合同文本（包括正本、副本）。2.合同審批表、審批意見及相關會議紀要。3.合同談判記錄、往來函件、電子郵件等。4.合同履行過程中的補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。5.合同糾紛處理記錄，如仲裁裁決書、法院判決書等。6.其他與合同有關的文件材料。（二）整理要求1.合同承辦部門應按照合同的類別、年度、編號等順序對收集的文件材料進行整理，確保文件材料齊全、完整、有效。2.每份合同的文件材料應按照形成時間順序排列，依次為合同審批表、合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、合同糾紛處理記錄等。3.合同文本應逐頁編號，在首頁右上角加蓋“合同正本”或“合同副本”章，并注明合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱等信息。4.對于合同審批表、審批意見及相關會議紀要等文件材料，應進行分類整理，每份文件應加蓋部門印章，并注明日期、編號等信息。5.合同談判記錄、往來函件、電子郵件等文件材料應按照時間順序整理，并注明來源、主題、日期等信息。四、合同檔案的歸檔（一）歸檔時間合同承辦部門應在合同履行完畢后[X]個工作日內，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。對于重大合同或特殊合同，應在合同簽訂后[X]個工作日內將相關文件材料移交檔案管理部門進行預歸檔，待合同履行完畢后進行補充歸檔。（二）歸檔程序1.合同承辦部門填寫《合同檔案移交清單》，詳細列出移交合同檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，并經部門負責人簽字確認。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進行核對，確認無誤后在《合同檔案移交清單》上簽字，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照合同檔案的分類標準，將合同檔案進行分類存放，并建立合同檔案目錄，注明合同編號、名稱、簽訂日期、保管期限等信息。五、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據合同的性質、重要程度等因素確定，分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.涉及公司重大權益、重要資產處置、長期合作關系等合同檔案，保管期限為永久。2.一般業(yè)務合同檔案，保管期限為長期，一般為[X]年。3.臨時性、一次性業(yè)務合同檔案，保管期限為短期，一般為[X]年。（二）保管方式1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保合同檔案的安全存放。庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.合同檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應按照檔案編號順序排列存放，便于查找和利用。電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，如光盤、硬盤等。3.檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于損壞、變質的合同檔案，應及時進行修復或復制，并做好記錄。（三）保密措施1.檔案管理部門應建立嚴格的保密制度，對合同檔案的查閱、借閱、復制等進行嚴格管理，防止合同檔案的泄露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將合同檔案帶出檔案庫房或泄露給無關人員。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。六、合同檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據查閱申請表，提供相應的合同檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案。3.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管合同檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。歸還時，應確保合同檔案完好無損，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。（二）復制公司內部人員因工作需要復制合同檔案的，應填寫《合同檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行復制，并在復制件上加蓋“復制件與原件核對無誤”章。（三）出具證明材料公司因對外提供資信證明、辦理訴訟案件、進行審計等需要，檔案管理部門可根據相關規(guī)定，為公司出具合同檔案證明材料。出具證明材料時，應嚴格審查申請材料，確保證明內容真實、準確、完整。七、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對合同檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同公司內部相關部門組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據合同檔案的內容、性質、重要程度等因素，綜合評估檔案的價值。3.鑒定小組應填寫《合同檔案鑒定意見書》，注明鑒定意見、鑒定日期等信息，并經鑒定小組全體成員簽字確認。（二）銷毀1.對于經鑒定確定已無保存價值的合同檔案，檔案管理部門應編制《合同檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限等信息，并報公司領導審批。