執(zhí)法檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強執(zhí)法檔案管理，規(guī)范執(zhí)法檔案歸檔工作，確保執(zhí)法檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高執(zhí)法工作的規(guī)范化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有執(zhí)法部門及執(zhí)法人員在執(zhí)法活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：執(zhí)法檔案應如實反映執(zhí)法活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集執(zhí)法活動中產(chǎn)生的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序、標準和格式進行檔案歸檔，確保檔案管理的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的執(zhí)法檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、歸檔范圍（一）執(zhí)法文書類1.行政處罰決定書、行政強制措施決定書、行政許可決定書等各類執(zhí)法決定文書。2.立案審批表、調(diào)查筆錄、詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、勘驗筆錄等執(zhí)法過程中形成的文書。3.聽證通知書、聽證筆錄、聽證報告等聽證相關(guān)文書。4.送達回執(zhí)、公告等送達類文書。（二）證據(jù)材料類1.書證，如合同、協(xié)議、文件、票據(jù)等。2.物證，如涉案物品的照片、錄像、實物等。3.視聽資料，如錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等。4.證人證言、當事人陳述等。5.鑒定意見、檢驗報告等。（三）審批文件類1.執(zhí)法案件的立案審批文件。2.行政處罰、行政許可等決定的審批文件。3.重大執(zhí)法決定法制審核意見及相關(guān)審批文件。（四）其他相關(guān)材料1.執(zhí)法人員的執(zhí)法證件復印件。2.與執(zhí)法活動相關(guān)的會議紀要、工作匯報等。3.執(zhí)法活動中涉及的其他有保存價值的文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應齊全完整，能夠準確反映執(zhí)法活動的全貌。對于重要的執(zhí)法環(huán)節(jié)，應確保相關(guān)文件材料無遺漏。（二）文件材料真實有效歸檔的文件材料必須是真實發(fā)生的執(zhí)法活動所產(chǎn)生的，不得偽造、篡改。文件材料應具備有效的簽字、蓋章等手續(xù)，確保其法律效力。（三）文件材料分類準確按照執(zhí)法文書類、證據(jù)材料類、審批文件類等進行分類整理，每一類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，確保分類清晰、準確。（四）文件材料排列有序1.執(zhí)法文書類按照執(zhí)法活動的流程順序排列，即立案、調(diào)查取證、審查決定、送達執(zhí)行等環(huán)節(jié)的文書依次排列。2.證據(jù)材料按照其與執(zhí)法文書的關(guān)聯(lián)性及重要程度進行排列，重要的、直接關(guān)聯(lián)的證據(jù)排在前面。3.審批文件按照審批時間順序排列，先審批的在前，后審批的在后。（五）文件材料裝訂規(guī)范1.紙張應使用A4規(guī)格，破損的文件材料應進行修補或復制。2.裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件材料。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂線距左側(cè)邊緣15mm，上下兩端各留20mm空白。（六）文件材料編目清晰1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁號等內(nèi)容。2.題名應準確概括文件材料的主要內(nèi)容，日期應填寫文件材料的形成日期。3.保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定，頁號應準確標注每份文件材料在檔案中的頁碼。四、歸檔流程（一）收集整理1.執(zhí)法人員在執(zhí)法活動結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，并按照歸檔要求進行初步整理。2.執(zhí)法部門指定專人負責對本部門的執(zhí)法文件材料進行匯總，檢查文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的及時進行補充或糾正。（二）分類編號1.將整理好的文件材料按照歸檔范圍進行分類，確定每一類的編號規(guī)則。2.對每一份文件材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。（三）裝訂編目1.按照裝訂規(guī)范對文件材料進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.編制檔案目錄，將文件材料的編號、題名、日期等信息錄入目錄，打印后附在檔案前面。（四）移交歸檔1.執(zhí)法部門將裝訂編目后的檔案移交至公司/組織的檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，符合要求的予以接收歸檔。五、保管期限（一）永久保管1.涉及重大違法案件的執(zhí)法檔案，如對社會影響較大、涉及面廣的行政處罰案件等。2.具有重要歷史價值和研究價值的執(zhí)法檔案，如反映本行業(yè)執(zhí)法發(fā)展歷程的典型案例等。（二）定期保管1.一般行政處罰案件的執(zhí)法檔案保管期限為[X]年。2.行政許可等其他執(zhí)法活動的檔案保管期限為[X]年。保管期限自執(zhí)法活動結(jié)束之日起計算。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部執(zhí)法人員因工作需要查閱執(zhí)法檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱執(zhí)法檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得對外提供查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）復制規(guī)定1.因工作需要復制執(zhí)法檔案的，應填寫復制申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理部門指定專人負責復制。2.復制的檔案應與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.復制的檔案應按照檔案管理的要求進行保管和使用。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、執(zhí)法部門負責人及相關(guān)業(yè)務專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報公司/組織分管領導批準。3.批準后的檔案銷毀清冊一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司/組織財務部門作為記賬憑證。4.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和執(zhí)法部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督主體公司/組織的內(nèi)部審計部門或紀檢監(jiān)察部門負責對執(zhí)法檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.執(zhí)法檔案的歸檔范圍是否完整，文件材料是否齊全、真實、有效。2.歸檔流程是否規(guī)范，是否按照要求進行分類編號、裝訂編目、移交歸檔等。3.檔案保管期限是否準確，檔案保管是否安全。4.檔案利用是否符合規(guī)定，查閱、復制手續(xù)是否齊全。5.檔案鑒定與銷毀是否按照程序進行，銷毀清冊是否完整。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問