檔案歸檔交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案歸檔與交接工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，維護(hù)檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管和交接過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和整體性。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料，避免重要檔案的缺失。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔和交接應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。行政會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等。人事任免文件、員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。行政事務(wù)處理文件，如公文收發(fā)、印章管理、辦公用品采購等記錄。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場(chǎng)調(diào)研、營銷策劃、客戶信息等相關(guān)文件。合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、售后服務(wù)等業(yè)務(wù)往來文件。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)文件。生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制等生產(chǎn)管理文件。技術(shù)研發(fā)、專利申請(qǐng)、項(xiàng)目文檔等技術(shù)文件。3.項(xiàng)目管理類各類項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件。項(xiàng)目實(shí)施過程中的進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、變更記錄等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)等。4.黨群工作類黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等相關(guān)文件。工會(huì)活動(dòng)、共青團(tuán)工作等文件材料。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料涵蓋了本部門工作活動(dòng)的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件。對(duì)于同一事項(xiàng)的相關(guān)文件，應(yīng)收集齊全，包括請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文等。2.文件格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格（一般為A4紙），字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和完整性。3.文件整理有序按照檔案分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。每份文件應(yīng)編制頁碼，并填寫文件目錄，注明文件的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者等信息。4.明確保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定每份文件的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種。保管期限的劃分應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況。三、檔案歸檔流程（一）文件收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、與外部單位往來的信函等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收，并及時(shí)移交檔案管理部門。（二）文件整理1.收集到的文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理過程中，應(yīng)檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件進(jìn)行補(bǔ)充、修正或完善。（三）文件歸檔1.整理好的文件應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的文件進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和利用。四、檔案交接管理（一）交接原則1.檔案交接應(yīng)遵循嚴(yán)格、規(guī)范、有序的原則，確保檔案的安全和完整。2.交接雙方應(yīng)明確責(zé)任，認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等信息，并辦理交接手續(xù)。（二）交接范圍1.檔案管理部門內(nèi)部人員之間的工作交接，如檔案管理人員崗位變動(dòng)時(shí)的檔案交接。2.公司/組織各部門與檔案管理部門之間的檔案移交，包括年度檔案歸檔、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后移交等。3.在公司/組織合并、分立、解散等情況下的檔案交接。（三）交接程序1.交接準(zhǔn)備交接雙方應(yīng)提前做好交接準(zhǔn)備工作，整理好各自負(fù)責(zé)的檔案資料，編制檔案交接清單。交接清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.現(xiàn)場(chǎng)交接交接雙方應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接，按照交接清單逐一核對(duì)檔案。核對(duì)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。3.簽字確認(rèn)交接完成后，交接雙方應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。對(duì)于重要檔案的交接，還應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像留存，以備查閱。（四）交接責(zé)任1.交接雙方應(yīng)對(duì)檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。如因交接不清導(dǎo)致檔案丟失、損壞或其他問題，由交接雙方共同承擔(dān)責(zé)任。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案交接情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保交接工作符合規(guī)定要求。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍（溫度一般控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%）。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用裝訂、裝盒等方式進(jìn)行保管，防止文件散失。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與檔案目錄一致。（三）保護(hù)措施1.建立檔案保護(hù)制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的日常維護(hù)和管理。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)易損、易褪色的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制、修復(fù)等。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密及重要敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取、撤換等行為。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及專業(yè)技術(shù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定申請(qǐng)表，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)于確定銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式