檔案查閱制度手續(xù)一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本檔案查閱制度手續(xù)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，防止信息泄露。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員的檔案查閱權(quán)限，不得越權(quán)查閱。4.規(guī)范有序原則：檔案查閱應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，保證查閱工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案查閱權(quán)限（一）公司/組織內(nèi)部人員1.高層管理人員：有權(quán)查閱公司/組織各類檔案，包括但不限于財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，以全面了解公司/組織運營狀況，做出決策。2.部門負(fù)責(zé)人：根據(jù)工作需要，可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的檔案，用于部門管理、業(yè)務(wù)推進(jìn)和問題解決。3.普通員工：因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與其工作相關(guān)的檔案，如個人工作記錄、業(yè)務(wù)文件等。（二）外部單位和個人1.合作單位：在合作項目范圍內(nèi)，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，可查閱與合作項目有關(guān)的檔案資料。2.政府部門、司法機關(guān)等：依照法律法規(guī)規(guī)定，持有合法手續(xù)，經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。三、檔案查閱申請（一）內(nèi)部人員申請1.填寫申請表：內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實際情況進(jìn)行審批，簽署意見并注明是否同意查閱。3.特殊情況說明：對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）外部單位和個人申請1.提交申請函：外部單位和個人需查閱檔案時，應(yīng)向公司/組織提交正式申請函，說明查閱事由、查閱范圍、查閱時間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。2.提供證明材料：根據(jù)不同情況，提供相關(guān)證明材料，如合作協(xié)議、政府部門文件、司法機關(guān)立案通知書等。3.公司/組織審核：公司/組織收到申請函和證明材料后，由相關(guān)職能部門進(jìn)行審核，審核通過后報公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。四、檔案查閱手續(xù)（一）預(yù)約登記1.提前預(yù)約：無論是內(nèi)部人員還是外部單位和個人，在獲得審批通過后，應(yīng)提前與檔案管理部門預(yù)約查閱時間。2.登記信息：檔案管理部門根據(jù)預(yù)約情況，進(jìn)行查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱等詳細(xì)信息。（二）查閱場所安排1.指定查閱地點：檔案管理部門應(yīng)指定專門的查閱場所，確保查閱環(huán)境安全、安靜，便于查閱工作的進(jìn)行。2.限制查閱范圍：查閱場所應(yīng)明確劃分，根據(jù)查閱人的權(quán)限，嚴(yán)格限制其查閱范圍，不得擅自進(jìn)入其他區(qū)域。（三）查閱過程監(jiān)督1.現(xiàn)場監(jiān)督：檔案管理部門安排專人在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。2.提醒保密義務(wù)：在查閱前，向查閱人強調(diào)保密義務(wù)，告知其不得泄露檔案內(nèi)容，如有違反將承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（四）查閱記錄與簽字1.記錄查閱情況：查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人簽字等。2.簽字確認(rèn)：查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)，表明已完成查閱工作，并對查閱內(nèi)容負(fù)責(zé)。五、檔案復(fù)制與摘抄（一）復(fù)制與摘抄申請1.另行申請：查閱人如需復(fù)制或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)在查閱申請時一并注明，并單獨填寫《檔案復(fù)制/摘抄申請表》。2.嚴(yán)格審批：申請表提交后，按照檔案查閱申請的審批流程進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保復(fù)制或摘抄行為符合規(guī)定。（二）復(fù)制與摘抄手續(xù)1.審核批準(zhǔn)：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求，確定復(fù)制或摘抄的方式、范圍和數(shù)量。2.登記備案：對復(fù)制或摘抄的檔案內(nèi)容進(jìn)行登記備案，記錄復(fù)制或摘抄的日期、內(nèi)容、份數(shù)等信息。3.加蓋印章：復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以證明其真實性和有效性。摘抄的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，由查閱人簽字確認(rèn)。（三）保密要求1.妥善保管：復(fù)制或摘抄的檔案資料，查閱人應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或泄露。如需歸還，應(yīng)按時歸還檔案管理部門。2.限制使用：復(fù)制或摘抄的檔案資料僅限于查閱人本次查閱目的使用，不得用于其他任何用途。六、檔案借閱（一）借閱申請1.特殊情況說明：因工作需要長期使用檔案或攜帶檔案外出的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱檔案名稱等。2.嚴(yán)格審批：借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱手續(xù)1.簽訂借閱協(xié)議：審批通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、保密責(zé)任、歸還要求等。2.領(lǐng)取檔案：借閱人憑借閱協(xié)議到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限與歸還1.明確期限：借閱協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定借閱期限，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.按時歸還：借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.硬件設(shè)施：檔案管理部門應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.人員培訓(xùn)：加強對檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)，提高其安全防范能力，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。（二）保密制度1.保密責(zé)任：明確檔案管理人員及查閱人的保密責(zé)任，簽訂保密承諾書，確保檔案信息不被泄露。2.保密措施：對檔案查閱場所進(jìn)行保密管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入；對檔案內(nèi)容進(jìn)行加密存儲和傳輸；對涉及機密的檔案查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)控等。（三）違規(guī)處理1.責(zé)任追究：對于違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，公司/組織將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.法律責(zé)任：如因檔案泄露給公司/組織或第三方造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律賠償責(zé)任。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行檢查，包括查閱記錄、檔案安全、保密措施等方面，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。2.自我評估：每年對檔案查閱制度手續(xù)進(jìn)行自我評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并根據(jù)實際情況進(jìn)行修訂和完善。（二）外部審計1.接受審計：公司/組織應(yīng)接受內(nèi)部審計部門或外部審計機構(gòu)的審計，對檔案查閱制度手續(xù)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.整改落實：對于審計提出的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改落實