工程資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程資料檔案管理，確保工程資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮工程資料在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及竣工驗(yàn)收等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后資料歸檔全過(guò)程的資料檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家及地方有關(guān)工程建設(shè)、檔案管理的法律法規(guī)、政策文件以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保工程資料檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則工程資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.及時(shí)歸檔原則工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，并及時(shí)歸檔，確保資料的時(shí)效性和連貫性。4.集中統(tǒng)一管理原則工程資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的專門部門或崗位負(fù)責(zé)，避免資料分散、丟失或重復(fù)建設(shè)。二、管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批工程資料檔案管理制度、年度工作計(jì)劃及重大事項(xiàng)決策。2.協(xié)調(diào)解決工程資料檔案管理工作中涉及的重大問(wèn)題，保障資料檔案管理工作所需的人力、物力和財(cái)力。（二）工程管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工程項(xiàng)目各參建單位的工程資料收集、整理和歸檔工作。2.對(duì)工程項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保工程資料符合要求。3.參與工程竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)審查工程竣工資料，并將合格的竣工資料移交檔案管理部門。（三）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善工程資料檔案管理制度、工作流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用工程資料檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)工程資料檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。4.指導(dǎo)和協(xié)助工程項(xiàng)目各參建單位做好工程資料的整理歸檔工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（四）工程項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目資料的收集、整理、編制和歸檔工作，確保資料真實(shí)、完整、有效。2.按照合同約定和公司要求，及時(shí)向公司提交工程資料，并對(duì)資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.接受公司工程管理部門和檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，配合做好工程資料檔案管理的相關(guān)工作。三、工程資料的分類與歸檔范圍（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等立項(xiàng)相關(guān)文件。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等建設(shè)手續(xù)文件。3.工程招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文件等。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。2.設(shè)計(jì)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄等。（三）施工技術(shù)資料1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等施工技術(shù)文件。2.工程測(cè)量記錄、地基處理記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等施工過(guò)程記錄。3.材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。4.施工日志、工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄、工程安全事故處理記錄等。（四）工程質(zhì)量驗(yàn)收資料1.單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。2.工程質(zhì)量控制資料核查記錄、工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄、工程觀感質(zhì)量檢查記錄等。（五）工程竣工圖1.建筑工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給排水工程竣工圖、電氣工程竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)工程竣工圖等各專業(yè)竣工圖。2.竣工圖編制說(shuō)明、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單等與竣工圖相關(guān)的資料。（六）工程聲像資料1.工程建設(shè)前期及施工過(guò)程中的照片、錄像等資料，反映工程建設(shè)全貌、重要施工節(jié)點(diǎn)、工程質(zhì)量情況等。2.工程竣工驗(yàn)收階段的照片、錄像等資料，記錄工程竣工驗(yàn)收過(guò)程、工程實(shí)體質(zhì)量等情況。（七）工程結(jié)算資料1.工程竣工結(jié)算書、工程量計(jì)算書、工程變更簽證單、工程索賠資料等。2.工程結(jié)算審核報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)文件。四、工程資料的收集與整理（一）收集要求1.工程項(xiàng)目各參建單位應(yīng)按照各自職責(zé)范圍，及時(shí)收集工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.資料收集應(yīng)做到隨工程進(jìn)度同步進(jìn)行，不得事后補(bǔ)制。對(duì)于重要資料或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理。3.收集的資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（二）整理要求1.工程資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序。2.每份資料應(yīng)編制頁(yè)碼，并在資料首頁(yè)加蓋資料章，注明資料名稱、日期、編制單位、編制人等信息。3.工程資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并按要求進(jìn)行裝訂或裝盒。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄，便于查詢和利用。五、工程資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的工程資料移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的工程資料進(jìn)行認(rèn)真審核檢查，對(duì)不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)退回原編制單位進(jìn)行整改，直至符合要求為止。3.工程資料歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保資料交接的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.工程資料應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案檢索目錄，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，提高檔案查詢效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持庫(kù)房環(huán)境整潔衛(wèi)生，防止檔案受到損壞。六、工程資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱工程資料檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或帶走檔案資料。（二）利用規(guī)定1.查閱工程資料檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.如需復(fù)制工程資料檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。3.工程資料檔案主要用于公司內(nèi)部工程建設(shè)管理、維護(hù)、審計(jì)、查詢等工作，未經(jīng)公司同意，不得擅自對(duì)外提供或公開(kāi)工程資料檔案信息。七、工程資料的保密與銷毀（一）保密要求1.工程資料檔案涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和項(xiàng)目信息等，檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保資料的安全。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的工程資料檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制查閱等措施，防止信息泄露。3.在工程資料檔案的整理、歸檔、保管、查閱和利用過(guò)程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得私自傳播、泄露檔案信息。（二）銷毀規(guī)定1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的工程資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司工程管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程項(xiàng)目各參建單位的工程資料檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括工程資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等方面，重點(diǎn)檢查資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程資料檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)工程項(xiàng)目各參建單位及公司內(nèi)部相關(guān)部門的工程資料檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括資料歸