工會(huì)工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會(huì)工作檔案管理，確保工會(huì)工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高工會(huì)工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會(huì)及所屬各部門、各基層工會(huì)組織在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義工會(huì)工作檔案是指公司工會(huì)在履行職能、開(kāi)展活動(dòng)、服務(wù)職工等工作中直接形成的，對(duì)公司工會(huì)工作具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司工會(huì)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)工會(huì)工作檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工會(huì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，不得弄虛作假、篡改檔案信息。3.分類科學(xué)原則按照工會(huì)工作的職能、業(yè)務(wù)范圍和檔案形成特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密和職工個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司工會(huì)設(shè)立檔案管理室，作為工會(huì)工作檔案的集中管理部門。檔案管理室配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）職責(zé)1.檔案管理室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司工會(huì)的檔案管理制度，制定檔案管理工作細(xì)則和流程。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、歸檔工會(huì)工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等日常管理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。按照規(guī)定向公司檔案室或上級(jí)工會(huì)檔案管理部門移交檔案，辦理檔案移交手續(xù)。負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，為工會(huì)工作決策、職工權(quán)益維護(hù)、活動(dòng)組織等提供檔案資料支持。對(duì)基層工會(huì)組織的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.各部門、基層工會(huì)組織職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本基層工會(huì)組織在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向公司工會(huì)檔案管理室移交。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。配合檔案管理室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。接受檔案管理室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案分類及編號(hào)（一）分類工會(huì)工作檔案分為以下幾類：1.綜合類工會(huì)工作規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等綜合性文件材料。工會(huì)工作制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等規(guī)范性文件。工會(huì)組織建設(shè)文件，包括工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、委員會(huì)會(huì)議記錄、選舉材料、組織關(guān)系變更等。工會(huì)工作大事記、重要活動(dòng)記錄等。2.會(huì)員管理類工會(huì)會(huì)員登記表、會(huì)員證發(fā)放記錄、會(huì)員會(huì)費(fèi)收繳記錄等。會(huì)員表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分處理等相關(guān)材料。會(huì)員權(quán)益維護(hù)工作記錄，如勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解、職工信訪處理等。3.勞動(dòng)競(jìng)賽與經(jīng)濟(jì)技術(shù)創(chuàng)新類勞動(dòng)競(jìng)賽活動(dòng)方案、計(jì)劃、總結(jié)、表彰材料等。經(jīng)濟(jì)技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)相關(guān)資料，包括合理化建議、技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)材料。4.職工文化體育類職工文化活動(dòng)計(jì)劃、方案、總結(jié)、活動(dòng)記錄等，如文藝演出、書法繪畫比賽、讀書活動(dòng)等。職工體育活動(dòng)相關(guān)資料，包括運(yùn)動(dòng)會(huì)、體育比賽等活動(dòng)的組織策劃、成績(jī)記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。5.職工權(quán)益保障類職工工資、福利、保險(xiǎn)等權(quán)益維護(hù)工作文件材料，如工資集體協(xié)商協(xié)議、福利政策制定與執(zhí)行情況、社會(huì)保險(xiǎn)辦理與管理等。職工勞動(dòng)保護(hù)工作記錄，包括勞動(dòng)安全衛(wèi)生檢查、職業(yè)病防治等方面的資料。女職工權(quán)益保護(hù)工作文件，如女職工特殊保護(hù)規(guī)定、關(guān)愛(ài)女職工活動(dòng)記錄等。6.財(cái)務(wù)管理類工會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)報(bào)表。工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支憑證、賬目記錄等。工會(huì)固定資產(chǎn)管理資料，包括資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)文件。7.宣傳教育類工會(huì)宣傳工作計(jì)劃、方案、總結(jié)，宣傳報(bào)道材料，如工會(huì)工作簡(jiǎn)報(bào)、宣傳欄內(nèi)容等。職工思想政治教育工作記錄，包括學(xué)習(xí)培訓(xùn)、主題教育活動(dòng)等相關(guān)資料。8.對(duì)外交流類工會(huì)與上級(jí)工會(huì)、其他單位工會(huì)的往來(lái)文件、函件等。工會(huì)參加外部會(huì)議、交流活動(dòng)的資料，如會(huì)議紀(jì)要、交流材料等。接待來(lái)訪、參觀等活動(dòng)的記錄及相關(guān)材料。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的方式。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年度：用公元紀(jì)年全稱，如“20XX”。2.類別：按照上述分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示綜合類，“02”表示會(huì)員管理類等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年綜合類的第5份檔案編號(hào)為“202301005”。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門、基層工會(huì)組織應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件（如文檔、表格、圖片、音頻、視頻等）、實(shí)物（如證書、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等）等各種形式的資料。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后立即進(jìn)行收集，確保資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.檔案管理室對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。整理工作包括分類、裝訂、編頁(yè)、編目等。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，保持頁(yè)面整齊。對(duì)于小于A4紙的文件，應(yīng)粘貼在A4紙上，并注明文件名稱、日期等信息。3.電子檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于識(shí)別和查找。同時(shí)，建立電子檔案目錄，記錄電子檔案的名稱、存儲(chǔ)位置、日期等信息。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保存期限等信息，并妥善保管。對(duì)于珍貴實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如配備專用展示柜、進(jìn)行防潮防蟲處理等。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照編號(hào)順序排列上架。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于年度歸檔的檔案，應(yīng)編制年度檔案目錄，以便于查找和統(tǒng)計(jì)。（二）保管1.檔案管理室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.加強(qiáng)檔案的安全防范工作，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司工會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《工會(huì)工作檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理室應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱人員能夠準(zhǔn)確、快速地找到所需檔案。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司工會(huì)外部單位或人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《工會(huì)工作檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或人員名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理室應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作由檔案管理室負(fù)責(zé)人組織，邀請(qǐng)工會(huì)相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。4.對(duì)保管期限已滿或已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《工會(huì)工作檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確