建筑工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造以及竣工驗(yàn)收等提供可靠依據(jù)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建及拆除工程等從項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)各階段形成的各類(lèi)檔案，確保檔案涵蓋工程建設(shè)的各個(gè)方面，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.及時(shí)性原則：各部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司建筑工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司建筑工程檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司建筑工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷(xiāo)毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程中形成檔案資料的收集、整理和初步審核，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的形成、積累與工程建設(shè)進(jìn)度同步。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和驗(yàn)收工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對(duì)本部門(mén)形成檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）勘察設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供工程勘察、設(shè)計(jì)階段形成的各類(lèi)檔案資料，包括勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算書(shū)、設(shè)計(jì)變更等，并確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)提供的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制目錄清單，及時(shí)移交建設(shè)單位檔案管理部門(mén)。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，根據(jù)需要提供相關(guān)技術(shù)咨詢(xún)和檔案資料補(bǔ)充服務(wù)。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔本單位在施工過(guò)程中形成的檔案資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程變更記錄、施工影像資料等。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，定期向建設(shè)單位移交檔案資料，并確保移交資料的質(zhì)量符合要求。3.在工程竣工后，負(fù)責(zé)將全部施工檔案資料整理成冊(cè)，編制竣工檔案，并向建設(shè)單位提交竣工檔案清單。4.配合建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)做好檔案的審查、驗(yàn)收工作，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保施工單位檔案資料的形成、整理和歸檔符合要求。2.審核施工單位提交的檔案資料，簽署審核意見(jiàn)，并對(duì)檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.收集、整理和歸檔監(jiān)理過(guò)程中形成的檔案資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理通知及回復(fù)等，并及時(shí)移交建設(shè)單位檔案管理部門(mén)。4.協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案的驗(yàn)收工作，提供相關(guān)監(jiān)理檔案資料和意見(jiàn)。三、檔案的形成與收集（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等文件。2.工程勘察、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件及合同，勘察、設(shè)計(jì)單位資質(zhì)證書(shū)及人員資格證書(shū)等。（二）施工過(guò)程文件1.施工單位編制的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件。2.工程定位測(cè)量、放線記錄，地基處理記錄，基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)施工記錄等。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，材料設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄、臺(tái)賬等。4.工程質(zhì)量檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等。5.施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更、工程洽商記錄，圖紙會(huì)審記錄等。6.施工日志，反映工程建設(shè)過(guò)程中的施工情況、質(zhì)量情況、安全情況等。7.工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表，工程協(xié)調(diào)會(huì)、工地例會(huì)等會(huì)議紀(jì)要。8.施工過(guò)程中的影像資料，包括工程開(kāi)工、基礎(chǔ)施工、主體結(jié)構(gòu)施工、裝飾裝修、設(shè)備安裝等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的照片和視頻。（三）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則，監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)等。2.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)理通知單及回復(fù)，工程暫停令及復(fù)工報(bào)審表等。3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，監(jiān)理平行檢驗(yàn)、見(jiàn)證取樣記錄等。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、建設(shè)依據(jù)、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容、工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程安全等方面的內(nèi)容。2.工程竣工決算報(bào)告，包括工程費(fèi)用結(jié)算、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用結(jié)算、其他費(fèi)用結(jié)算等。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專(zhuān)業(yè)竣工圖，竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人簽字確認(rèn)。4.工程質(zhì)量保修書(shū)，明確工程保修范圍、保修期限、保修責(zé)任等內(nèi)容。5.工程竣工驗(yàn)收備案表，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收合格后，按規(guī)定向建設(shè)行政主管部門(mén)備案時(shí)提交的文件。（五）其他文件1.工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)合同文件，包括工程總承包合同、專(zhuān)業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。2.工程建設(shè)過(guò)程中與有關(guān)部門(mén)、單位往來(lái)的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。3.工程建設(shè)過(guò)程中獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。各部門(mén)和人員應(yīng)按照上述要求，及時(shí)收集各自工作中形成的檔案資料，并確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值，將重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案與一般性檔案分別整理。3.便于保管和利用，按照檔案的類(lèi)別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)整理。（二）分類(lèi)方法1.工程前期文件：按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序分類(lèi)整理。2.施工過(guò)程文件：按照施工階段、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別、文件類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)，如地基與基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程、建筑裝飾裝修工程、建筑屋面工程、建筑給水排水及采暖工程、建筑電氣工程、智能建筑工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯工程等，每個(gè)專(zhuān)業(yè)再按照施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、技術(shù)文件等進(jìn)行細(xì)分。3.監(jiān)理文件：按照監(jiān)理工作階段、文件類(lèi)型分類(lèi)，如監(jiān)理規(guī)劃與細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)與季報(bào)、監(jiān)理通知單與回復(fù)等。4.竣工驗(yàn)收文件：按照文件性質(zhì)和用途分類(lèi)，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工驗(yàn)收備案表等。5.其他文件：按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序分類(lèi)整理。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)采用“項(xiàng)目代碼檔案類(lèi)別代碼年度流水號(hào)”的格式，具體如下：1.項(xiàng)目代碼：按照公司項(xiàng)目管理規(guī)定，為每個(gè)工程項(xiàng)目編制的唯一代碼。2.檔案類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)方法，為不同類(lèi)別的檔案編制代碼，如“QP”表示工程前期文件，“SG”表示施工過(guò)程文件，“JL”表示監(jiān)理文件，“JY”表示竣工驗(yàn)收文件，“QT”表示其他文件。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制的順序號(hào)，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，某工程項(xiàng)目2023年形成的一份施工過(guò)程中的地基與基礎(chǔ)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，其編號(hào)為“[項(xiàng)目代碼]SG20230001”。（四）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一為A4紙張。3.檔案資料應(yīng)加裝封面、封底和目錄，封面應(yīng)注明檔案名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰列出檔案資料的題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。（五）歸檔程序1.部門(mén)初審：各部門(mén)在檔案資料形成后，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核簽字。2.移交申請(qǐng)：各部門(mén)將初審合格的檔案資料填寫(xiě)《檔案移交申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、類(lèi)別、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，向檔案管理部門(mén)提出移交申請(qǐng)。3.檔案接收：檔案管理部門(mén)收到移交申請(qǐng)后，對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。4.集中整理：檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行集中整理，按照分類(lèi)方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄。5.上架存儲(chǔ)：整理后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存儲(chǔ)，按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和利用。五、檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀、破損等情況及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折頁(yè)或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)和查閱要求與公司內(nèi)部人員相同。5.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用方式等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司建筑工程檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如工程前期的重要文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。如工程建設(shè)過(guò)程中的重要技術(shù)文件、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、監(jiān)理文件等。3.短期保管：凡是反映公司一般性活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。如工程建設(shè)過(guò)程中的一般性文件、會(huì)議紀(jì)要、施工日志等。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。2.分析檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分析，判斷其重要性和利用價(jià)值，并結(jié)合公司的實(shí)際情況確定保管期限。3.參考檔案目錄：通過(guò)查閱檔案目錄，了解檔案的大致內(nèi)容和形成背景，為鑒定工作提供參考依據(jù)。（五）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：檔案鑒定小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、數(shù)量等信息。2.審批：《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)