檔案借取制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的借取行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效的支持。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、員工以及因工作需要借取檔案的外部單位或個(gè)人。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借取活動(dòng)合法合規(guī)。安全保密原則：采取有效措施保障檔案在借取過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部和外部合理的檔案利用需求。二、檔案借取申請(qǐng)1.申請(qǐng)主體公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借取檔案的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)借取申請(qǐng)表。員工個(gè)人因工作需要借取檔案的，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，員工本人填寫(xiě)借取申請(qǐng)表。外部單位或個(gè)人因工作需要借取檔案的，需提交正式的借取申請(qǐng)函，并注明借取目的、使用范圍等。2.申請(qǐng)內(nèi)容借取申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)以下內(nèi)容：借取人信息：包括姓名、部門(mén)、聯(lián)系方式等。檔案信息：檔案名稱(chēng)、編號(hào)、所屬年度等。借取目的：明確借取檔案的具體用途。借取期限：預(yù)計(jì)借取檔案的時(shí)長(zhǎng)。歸還方式：約定檔案歸還的具體方式，如親自送達(dá)、郵寄等。3.申請(qǐng)流程內(nèi)部借取申請(qǐng)：部門(mén)負(fù)責(zé)人或員工本人將填寫(xiě)完整的借取申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。外部借取申請(qǐng)：外部單位或個(gè)人將借取申請(qǐng)函及相關(guān)證明材料提交至公司/組織指定的聯(lián)絡(luò)部門(mén)，由聯(lián)絡(luò)部門(mén)審核后轉(zhuǎn)交給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查借取目的、期限等是否符合規(guī)定。三、檔案借取審批1.審批權(quán)限一般性檔案借取，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案、機(jī)密檔案借取的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于外部單位或個(gè)人借取檔案的申請(qǐng)，無(wú)論檔案性質(zhì)如何，均需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批內(nèi)容審批人應(yīng)重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：借取申請(qǐng)是否符合本制度規(guī)定的申請(qǐng)主體、申請(qǐng)內(nèi)容要求。借取目的是否正當(dāng)、合理，是否與借取人工作相關(guān)。借取期限是否適當(dāng)，是否會(huì)影響檔案的正常使用和管理。歸還方式是否可靠，能否確保檔案按時(shí)、安全歸還。3.審批流程檔案管理部門(mén)將經(jīng)過(guò)初步審核的借取申請(qǐng)?zhí)峤恢料鄳?yīng)審批人。審批人在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見(jiàn)。若審批通過(guò)，檔案管理部門(mén)通知借取人辦理借取手續(xù)；若審批不通過(guò)，檔案管理部門(mén)向借取人說(shuō)明原因。四、檔案借取手續(xù)辦理1.借取登記借取人憑審批通過(guò)的借取申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借取登記手續(xù)。檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)詳細(xì)記錄借取人信息、檔案信息、借取時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容，并開(kāi)具借據(jù)。借據(jù)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交借取人保存。2.檔案交付檔案管理部門(mén)工作人員根據(jù)借取申請(qǐng)表和借據(jù)，向借取人交付檔案。交付時(shí)，雙方應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、完整性、外觀等進(jìn)行核對(duì)，確保無(wú)誤后在借據(jù)上簽字確認(rèn)。3.特殊情況處理若借取的檔案存在破損、缺失等情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)告知借取人，并進(jìn)行相應(yīng)處理。對(duì)于重要檔案或不宜復(fù)制的檔案，借取人如需查閱部分內(nèi)容，檔案管理部門(mén)可提供復(fù)印件或采取其他適當(dāng)方式滿(mǎn)足其需求，但需在借據(jù)中注明。五、檔案借取期間的管理1.借取人責(zé)任借取人應(yīng)妥善保管借取的檔案，確保檔案安全，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。嚴(yán)格按照借取目的和使用范圍使用檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借取目的的活動(dòng)。在借取期限屆滿(mǎn)前，及時(shí)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借取期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可延長(zhǎng)。2.檔案管理部門(mén)監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借取檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，了解借取人是否按照規(guī)定使用檔案，是否存在檔案安全隱患等問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求借取人整改，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)措施。3.安全保障措施借取人應(yīng)采取必要的安全保障措施保護(hù)檔案，如在非工作時(shí)間妥善存放檔案，防止檔案被盜、被搶等。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案，借取人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施確保信息安全。六、檔案歸還1.歸還時(shí)間借取人應(yīng)在借取期限屆滿(mǎn)前歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還的，檔案管理部門(mén)將采取相應(yīng)措施督促歸還，并視情節(jié)輕重給予借取人相應(yīng)處罰。2.歸還檢查檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、外觀等是否與借取時(shí)一致，是否存在涂改、損毀等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)要求借取人說(shuō)明原因，并按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.歸還確認(rèn)經(jīng)檢查無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)工作人員與借取人在借據(jù)上簽字確認(rèn)檔案已歸還。借據(jù)由檔案管理部門(mén)留存歸檔，作為檔案借取與歸還的記錄憑證。七、罰則1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自涂改、損毀、丟失借取檔案的借取人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。2.借取人將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借取目的活動(dòng)的，公司/組織將責(zé)令其立即改正，收回檔案，并給予相應(yīng)處罰；如因此導(dǎo)致檔案信息泄露或其他不良后果的，將嚴(yán)肅追究借取人的責(zé)任。3.檔案管理部門(mén)工作人員在檔案借取管理過(guò)程中存在玩忽職守、濫用職權(quán)等行為的，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如造成檔案安全事故或其他嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。