檔案庫房中制度檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）范圍本制度適用于公司各類檔案在庫房存儲期間的管理工作。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、存儲、保管和查閱等環(huán)節(jié)。2.制定檔案庫房管理制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、上架和保管工作，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案庫房的日常清潔和維護(hù)工作，保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。4.對檔案的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)登記，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。三、檔案庫房環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時監(jiān)控庫房溫濕度變化，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度情況，適時采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施，確保庫房溫濕度符合要求。（二）清潔與衛(wèi)生1.定期對檔案庫房進(jìn)行全面清潔，包括地面、貨架、檔案柜等，清除灰塵和雜物。2.保持庫房內(nèi)無鼠害、蟲害，定期投放滅鼠藥、殺蟲劑，并做好防護(hù)措施，防止對檔案造成損害。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食和堆放易燃易爆物品。（三）安全防護(hù)1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.庫房門窗應(yīng)堅固嚴(yán)密，安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)24小時監(jiān)控。3.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.對檔案庫房的電氣線路進(jìn)行定期檢查，防止因線路老化引發(fā)火災(zāi)事故。四、檔案存儲管理（一）檔案分類與編號1.根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確定分類方案。2.為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.建立檔案分類編號索引，明確各類檔案的編號范圍和存放位置。（二）檔案上架與排列1.按照檔案分類編號順序，將檔案整齊上架存放，同一類檔案應(yīng)集中存放于同一貨架或檔案柜內(nèi)。2.檔案應(yīng)直立存放，避免平放或倒置，以防止檔案受損。3.在檔案架和檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息，便于快速查找。（三）檔案存儲期限與鑒定1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的存儲期限。2.定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。3.對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案庫房查閱。2.涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。（二）借閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》,注明借閱目的、檔案名稱和編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.建立檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的日期、人員、檔案名稱和編號、查閱或借閱期限等信息。2.查閱和借閱登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)度要求。2.對檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。3.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。4.建立檔案數(shù)字化索引，將數(shù)字化圖像與紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于快速檢索和利用。（二）數(shù)字化存儲與備份1.將數(shù)字化檔案存儲于服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對數(shù)字化檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行管理，確保其安全可靠。（三）數(shù)字化檔案利用1.公司內(nèi)部人員可通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用數(shù)字化檔案，但需遵守相關(guān)保密規(guī)定。2.如需獲取數(shù)字化檔案的紙質(zhì)副本，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和打印。七、檔案移交與接收管理（一）移交范圍與程序1.公司各部門在工作中形成的檔案，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）接收管理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時對檔案進(jìn)行整理、編目和上架存放。2.對接收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。八、檔案保密管理（一）保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密職責(zé)。2.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。（二）保密教育與培訓(xùn)1.定期對檔案管理人員和相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技術(shù)等方面。（三）保密監(jiān)督與檢查1.加強(qiáng)對檔案庫房和檔案管理工作的保密監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案管理人員考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.檔案管理人員的考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面。2.工作業(yè)績主要考核檔案管理工作的完成情況、檔案的安全保管情況等；業(yè)務(wù)能力主要考核檔案管理知識和技能的掌握程度、解決實(shí)際問題的能力等；職業(yè)道德主要考核遵守檔案管理制度、保守檔案機(jī)密等情況。（二）獎懲措施1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員，給予表彰和獎勵