測(cè)繪檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測(cè)繪檔案管理，確保測(cè)繪檔案的安全與完整，規(guī)范測(cè)繪檔案銷毀工作，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)測(cè)繪行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測(cè)繪檔案管理與銷毀的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保測(cè)繪檔案銷毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在銷毀過程中，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司及相關(guān)方的信息安全。3.集中管理原則：測(cè)繪檔案銷毀工作實(shí)行集中管理，統(tǒng)一組織實(shí)施。二、測(cè)繪檔案的界定與分類（一）測(cè)繪檔案的界定測(cè)繪檔案是指在測(cè)繪活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括測(cè)繪項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計(jì)書、測(cè)繪成果（如地圖、影像、數(shù)據(jù)等）、測(cè)繪儀器設(shè)備檔案、測(cè)繪人員資質(zhì)檔案等。（二）測(cè)繪檔案的分類1.按測(cè)繪項(xiàng)目分類：可分為地形測(cè)量檔案、工程測(cè)量檔案、地籍測(cè)繪檔案、房產(chǎn)測(cè)繪檔案等。2.按載體形式分類：可分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、光盤檔案等。三、測(cè)繪檔案銷毀的鑒定（一）鑒定組織成立由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、測(cè)繪技術(shù)專家、保密管理人員等組成的測(cè)繪檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的測(cè)繪檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限：根據(jù)國家和行業(yè)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定各類測(cè)繪檔案保管期限，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。2.失去保存價(jià)值：檔案內(nèi)容已無利用價(jià)值，如重復(fù)的測(cè)繪數(shù)據(jù)、已被新成果替代且無參考意義的資料等。3.涉及保密事項(xiàng)已解密：對(duì)于涉及保密的測(cè)繪檔案，在保密期限屆滿且已解密的情況下，可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案清查：檔案管理部門定期對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行清查，列出擬銷毀檔案清單。2.初步審核：將擬銷毀檔案清單提交鑒定小組，由小組成員進(jìn)行初步審核，確定需進(jìn)一步鑒定的檔案。3.詳細(xì)鑒定：對(duì)需進(jìn)一步鑒定的檔案，鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)人員、評(píng)估檔案價(jià)值等方式進(jìn)行詳細(xì)鑒定。4.鑒定結(jié)論：鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份檔案出具鑒定結(jié)論，明確是否可以銷毀。四、測(cè)繪檔案銷毀的審批（一）審批流程1.部門申請(qǐng)：檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的鑒定結(jié)論，填寫《測(cè)繪檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并提交本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要測(cè)繪項(xiàng)目或敏感信息的檔案銷毀申請(qǐng)，需報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批結(jié)果反饋：審批通過后，將審批結(jié)果反饋給檔案管理部門。（二）審批要求1.嚴(yán)格把關(guān)：審批人員應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)內(nèi)容，確保銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。2.記錄留存：審批過程中的相關(guān)文件和記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、測(cè)繪檔案銷毀的實(shí)施（一）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。粉碎后的紙張應(yīng)達(dá)到無法恢復(fù)信息的程度；焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保完全燃燒。2.電子檔案：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)；也可采用物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)的方式，如銷毀硬盤、光盤等。3.光盤檔案：可參照電子檔案的銷毀方式進(jìn)行處理。（二）銷毀場(chǎng)所1.內(nèi)部指定場(chǎng)所：公司應(yīng)設(shè)置專門的測(cè)繪檔案銷毀場(chǎng)所，確保銷毀過程的安全與保密。2.符合環(huán)保要求：銷毀場(chǎng)所應(yīng)符合環(huán)保要求，避免對(duì)環(huán)境造成污染。（三）銷毀過程監(jiān)督1.專人負(fù)責(zé)：檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)測(cè)繪檔案銷毀的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作按規(guī)定進(jìn)行。2.詳細(xì)記錄：監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量等，并由監(jiān)督人員和銷毀執(zhí)行人員簽字確認(rèn)。六、測(cè)繪檔案銷毀的記錄與歸檔（一）記錄內(nèi)容1.銷毀申請(qǐng)表：記錄測(cè)繪檔案銷毀申請(qǐng)的全過程，包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)時(shí)間、檔案信息、審批意見等。2.鑒定結(jié)論：記錄鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案的鑒定結(jié)論。3.銷毀記錄：詳細(xì)記錄測(cè)繪檔案銷毀的實(shí)施過程，如銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。（二）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理部門應(yīng)定期將測(cè)繪檔案銷毀的相關(guān)記錄進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性。2.長期保存：歸檔后的測(cè)繪檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱和審計(jì)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)測(cè)繪檔案銷毀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定。2.日常監(jiān)督：檔案管理部門對(duì)測(cè)繪檔案銷毀工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受審計(jì)：積極配合國家相關(guān)部門的審計(jì)工作，提供測(cè)繪檔案銷毀的相關(guān)資料，接受外部監(jiān)督。2.行業(yè)自律：遵守測(cè)繪行業(yè)自律規(guī)范，接受行業(yè)組織的監(jiān)督檢查。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.未經(jīng)審批銷毀：對(duì)未經(jīng)審批擅自銷毀測(cè)繪檔案的部門和人員，追究其責(zé)任。2.銷毀過程違規(guī)：在測(cè)繪檔案銷毀過程中，違反安全保密規(guī)定、未按規(guī)定方式進(jìn)行銷毀等行為，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.檔案鑒定失誤：因鑒定小組工作失誤，導(dǎo)致不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀，追究鑒定小組成員責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)違規(guī)情節(jié)較輕的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)造成一定損失的違規(guī)人員，給予經(jīng)濟(jì)處罰。3.行政處分：對(duì)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的人員，給予相應(yīng)的行政處分。4.法律責(zé)