檔案登記備案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案登記備案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.完整安全原則保證檔案的齊全完整，妥善保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。檔案管理中心應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案登記備案制度及相關(guān)操作規(guī)程，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)各部門對各類檔案進(jìn)行收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整。對接收的檔案進(jìn)行審核，不符合要求的及時(shí)退回并要求補(bǔ)充完善。3.檔案的分類與編號按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行科學(xué)分類，并為每類檔案編制統(tǒng)一的編號，便于檔案的管理和查找。4.檔案的存儲與保管建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。5.檔案的檢索與利用建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。根據(jù)公司/組織內(nèi)部規(guī)定，為合法利用檔案的人員提供查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記記錄。6.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案登記備案內(nèi)容（一）檔案基本信息登記1.檔案名稱準(zhǔn)確填寫檔案的具體名稱，反映檔案的核心內(nèi)容。2.檔案類別按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案所屬類別，如文書檔案、人事檔案等。3.形成部門記錄檔案的產(chǎn)生部門，以便明確責(zé)任和追溯檔案來源。4.形成時(shí)間填寫檔案形成的具體日期，精確到年、月、日。5.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，如短期、中期、長期等。（二）檔案內(nèi)容摘要登記1.主題內(nèi)容簡要概括檔案的主要主題，突出核心要點(diǎn)。2.涉及關(guān)鍵事項(xiàng)記錄檔案中涉及的重要事件、決策、業(yè)務(wù)流程等關(guān)鍵信息，便于快速了解檔案的重要性。3.相關(guān)人員列出檔案中涉及的主要人員姓名、職務(wù)等信息，方便關(guān)聯(lián)查詢。（三）檔案存儲位置登記詳細(xì)記錄檔案在檔案庫房中的具體存放位置，包括貨架編號、層數(shù)、格號等，確保能夠快速準(zhǔn)確地找到所需檔案。（四）檔案利用情況登記1.查閱記錄記錄查閱檔案的人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱目的等信息。2.借閱記錄對于借閱檔案的情況，登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制記錄如對檔案進(jìn)行復(fù)制，記錄復(fù)制的內(nèi)容、份數(shù)、申請人等信息。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集范圍：包括但不限于各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、科研成果、技術(shù)資料、人事檔案材料、財(cái)務(wù)憑證等。3.收集時(shí)間：一般情況下，各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢并移交檔案管理部門。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等因素進(jìn)行分類。文書檔案可按年度機(jī)構(gòu)保管期限分類；人事檔案可按員工類別、職務(wù)等分類；財(cái)務(wù)檔案可按會計(jì)年度、檔案類型分類等。具體分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和行業(yè)特點(diǎn)確定。2.文件編號對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用順序號、分類號加流水號等方式。3.裝訂與編目將每份文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物等可能損壞檔案的物品。同時(shí)，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查找和核對。4.裝盒與上架將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。然后按照檔案存儲位置登記，將檔案盒上架存放，確保排列整齊有序。五、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案分類文書檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類等一級類目。每個(gè)一級類目下再根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級及以下類目，如行政管理類可分為公文處理、會議管理、機(jī)要保密等二級類目。2.人事檔案分類人事檔案分為員工履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、工資福利材料、獎懲材料、黨團(tuán)材料、其他材料等類別。3.財(cái)務(wù)檔案分類財(cái)務(wù)檔案分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、其他財(cái)務(wù)資料等類別。4.業(yè)務(wù)檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型不同進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案可分為客戶檔案、銷售合同、銷售報(bào)表等；采購業(yè)務(wù)檔案可分為供應(yīng)商檔案、采購合同、采購訂單等。5.科技檔案分類科技檔案分為科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、工程檔案等類別?？蒲许?xiàng)目檔案可按項(xiàng)目階段分為立項(xiàng)階段、研究階段、驗(yàn)收階段等檔案；產(chǎn)品檔案可包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等；工程檔案可按工程項(xiàng)目分為規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收等檔案。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號一般由分類號、年度號、流水號等部分組成。例如，文書檔案編號為：[分類號].[年度號].[流水號]，其中分類號采用大寫字母表示一級類目，阿拉伯?dāng)?shù)字表示二級及以下類目；年度號采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示；流水號按照檔案形成的先后順序依次編寫。2.編號示例如黨群工作類的一份文件，編號為：DQ.[2023].[001]，表示該文件屬于黨群工作類，形成于2023年，是該類文件中的第1份。六、檔案存儲與保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地方，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.庫房布局庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分辦公區(qū)、檔案存儲區(qū)、整理區(qū)等功能區(qū)域，保證工作流程順暢。檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置足夠數(shù)量的貨架，貨架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。3.庫房設(shè)施配備配備必要的保管設(shè)備，如防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)、空調(diào)等）、防蟲設(shè)備（防蟲劑、防蟲網(wǎng)等）、防盜設(shè)備（門禁系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭等）、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，確保檔案庫房的溫濕度、空氣質(zhì)量等符合檔案保管要求。（二）檔案保管要求1.上架存放檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。檔案盒應(yīng)直立放置于貨架上，避免擠壓變形。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.溫濕度控制檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.防火防盜加強(qiáng)庫房的防火防盜管理，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，定期檢查消防設(shè)備的有效性。門禁系統(tǒng)應(yīng)嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。5.電子檔案保管對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。七、檔案檢索與利用（一）檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立檢索目錄根據(jù)檔案分類和編號，編制詳細(xì)的檔案檢索目錄，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄。紙質(zhì)目錄應(yīng)放置在檔案查閱室，便于查閱人員直接查找；電子目錄應(yīng)存儲在檔案管理系統(tǒng)中，通過計(jì)算機(jī)檢索功能快速查詢。2.檔案管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案管理系統(tǒng)，將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、存儲位置等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、分類號、日期等多種條件進(jìn)行快速檢索。（二）檔案利用流程1.查閱申請公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.查閱審批檔案管理部門收到查閱申請后，對申請進(jìn)行審核。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過后，檔案管理部門安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱服務(wù)查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，檔案管理人員應(yīng)在場提供協(xié)助，確保查閱過程的規(guī)范和安全。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱申請因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。5.借閱期限借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。6.歸還檔案借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。例如，涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)長期保存；一般性的文件材料，可根據(jù)實(shí)際情況確定為短期或中期保管。3.鑒定程序檔案鑒定小組按照檔案類別，逐卷逐件對檔案進(jìn)行審查，填寫《檔案鑒定意見書》，提出檔案的存毀意見。對于存在爭議的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，必要時(shí)可征求上級主管部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的意見。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派