國土檔案室制度一、總則（一）目的為加強國土檔案室的管理，確保國土檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國土資源管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及國土檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國土檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案管理行為。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善國土檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的國土檔案，包括各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。7.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高全員檔案意識。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門國土檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的真實、完整、準確。2.按照檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.對本部門形成的電子檔案，按照規(guī)定進行備份和存儲，并確保其安全性和可利用性。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.對檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出合理的鑒定意見。5.負責檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護，確保檔案信息的安全和正常運行。6.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.國土資源規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計等方面的文件和資料。2.土地資源調(diào)查、評價、登記、發(fā)證等工作中形成的檔案。3.礦產(chǎn)資源勘查、開發(fā)、管理等方面的檔案。4.地質(zhì)災(zāi)害防治、地質(zhì)環(huán)境保護等方面的資料。5.國土執(zhí)法監(jiān)察工作中形成的文件、記錄、證據(jù)等。6.與國土管理相關(guān)的會議紀要、請示報告、批復(fù)等文件。7.其他涉及國土管理的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集和保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.按照檔案的類別和年度進行分類，如土地檔案、礦產(chǎn)檔案、執(zhí)法檔案等。2.對每一類檔案，按照文件的形成時間順序進行排列。3.編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號等信息。4.對重要的檔案文件，應(yīng)進行裝訂和編頁，確保其整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度計等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮的檔案進行晾曬，對破損的檔案進行修復(fù)等。3.嚴格控制檔案室的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案的防火、防盜工作，檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的滅火設(shè)備。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案保管期限1.國土檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及國土資源重大決策、重要歷史事件、法律法規(guī)等方面的文件。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性的國土資源管理文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括臨時性的文件、資料等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室管理人員對申請表進行審核，符合查閱條件的，提供查閱服務(wù)。4.查閱人應(yīng)在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。（二）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室管理人員對申請表進行審核，對重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。4.審核通過后，借閱人應(yīng)與檔案室管理人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責任和義務(wù)。5.檔案室管理人員按照規(guī)定的期限辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。6.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱、借閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。2.重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行審批。3.檔案查閱、借閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。六節(jié)、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人等組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定方法1.定期對檔案進行全面檢查，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)逐卷、逐件進行審查，確保銷毀檔案確實失去保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、檔號等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的國土檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，及時更新檔案信息。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.安裝防病毒軟件和防火墻，及時更新系統(tǒng)補丁，防范網(wǎng)絡(luò)安全風險。（四）電子檔案管理1.對電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管