檔案制度先行一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.檔案利用：積極為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.對本部門檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件、合同、協(xié)議、項目資料等。5.科技檔案：公司/組織的科研項目、技術(shù)改造、設(shè)備檔案等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。2.采用層次分類編號法，按照檔案分類類別進行編號。例如，行政檔案編號為XZ001，人事檔案編號為RS001等。3.編號應(yīng)包含年度、類別代碼和順序號等要素。如XZ2023001，表示2023年形成的行政檔案第1份。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，定期向檔案管理部門移交。3.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司/組織外部相關(guān)單位發(fā)來的文件、資料等。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類、組卷、編目等工作。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一。4.檔案整理應(yīng)編制檔號，并在檔案盒、卷皮等顯著位置標(biāo)注。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進情況、整理情況、保管情況、利用情況等進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時地反映檔案工作的實際情況，為公司/組織決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等，涉及檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案移交清單經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，作為檔案移交的憑證。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集整理，移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。2.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案存儲管理制度，確保電子檔案的安全。3.對電子檔案的訪問應(yīng)進行權(quán)限控制，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）電子檔案的利用1.公司/組織內(nèi)部人員利用電子檔案，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行檢索