檔案存放制度6一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的存放管理，確保檔案的完整性、安全性和可查閱性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史發(fā)展和業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司/組織文件：包括公司章程、制度、決議、通知、報(bào)告等。2.行政事務(wù)文件：如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、考勤記錄等。3.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.法務(wù)檔案：合同協(xié)議、訴訟文件、法律意見(jiàn)書(shū)等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息、營(yíng)銷活動(dòng)方案、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.研發(fā)檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)文檔等。4.采購(gòu)檔案：采購(gòu)合同、供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單等。5.物流檔案：運(yùn)輸記錄、倉(cāng)儲(chǔ)清單、物流合同等。（三）其他檔案1.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。2.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件和資料。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，以防止檔案丟失或損壞。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集歸檔。2.年度終了后，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本年度形成的檔案整理歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為1年至15年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可直接到檔案管理部門查閱檔案。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：?jiǎn)T工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司/組織的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)備案。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的決策提供有力的支持。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，用于檔案信息化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化利用1.員工可通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查閱、借閱和復(fù)制檔案。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織應(yīng)設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理情況。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)