檔案部管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司檔案工作。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案管理水平，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。3.建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對公司各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期開展檔案工作培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。6.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的實體安全和信息安全。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供檔案資料支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔等工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理具體事宜。2.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作中形成的各類檔案資料收集齊全、整理規(guī)范，定期移交檔案部集中保管。3.各部門在檔案形成過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求進行操作，確保檔案的質(zhì)量和完整性。同時，應(yīng)積極配合檔案部做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、變更登記申請書等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件材料。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等材料。4.公司各類會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。5.公司業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項目方案、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)往來信函等。6.公司財務(wù)文件材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司人事檔案材料，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。8.公司技術(shù)文件材料，如產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、圖紙等。9.公司設(shè)備檔案材料，包括設(shè)備購置合同、說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。10.公司基本建設(shè)項目文件材料，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。11.公司對外宣傳、文化活動等形成的文件材料，如宣傳資料、活動照片、視頻等。12.其他與公司有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，對本部門形成的各類文件材料進行分類收集，做到不遺漏、不重復(fù)。3.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時收集，并進行妥善保管，防止丟失或損壞。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交檔案部，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對檔案進行編號、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。其中，文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類；科技檔案按照項目專業(yè)階段進行分類；會計檔案按照會計年度文件形式進行分類；人事檔案按照員工個人進行分類；聲像檔案按照載體形式年度內(nèi)容進行分類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的形式；科技檔案編號采用“項目編號+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號”的形式；會計檔案編號采用“會計年度+文件形式代碼+流水號”的形式；人事檔案編號采用員工個人身份證號；聲像檔案編號采用“年度+載體形式代碼+流水號”的形式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，以便于查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修補。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列在檔案密集架上，便于查找和利用。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的規(guī)范有序。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全可靠。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，保證電子檔案的完整性和可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來源、作用、保存價值等因素。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、數(shù)量等信息。2.將檔案銷毀清冊提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保公司機密檔案不被泄露。2.堅持方便利用原則，為公司員工提供快捷、高效的檔案查閱服務(wù)，滿足公司工作的實際需要。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序向檔案部提出申請。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，確保檔案的安全。（三）利用程序1.查閱申請公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案部。外單位查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱目的、查閱檔案的名稱、編號等信息，并提交單位介紹信和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)文件，一并提交檔案部。2.審批檔案部收到查閱申請后，應(yīng)進行審核。對于符合查閱條件的申請，由檔案部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對于涉及公司機密的檔案查閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案部根據(jù)查閱申請?zhí)峁n案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字登記，注明查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案部同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案部，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實性和完整性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。同時，定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)的正常運行。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對擬數(shù)字化的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范性。掃描錄入：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于200dpi。圖像處理：對掃描后的電子圖像進行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等圖像處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將處理后的電子圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。質(zhì)量檢查：對數(shù)字化后的檔案進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理系統(tǒng)操作流程檔案錄入：檔案管理人員按照檔案管理系統(tǒng)的要求，將檔案的基本信息和目錄數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。檔案上傳：將數(shù)字化后的檔案電子圖像上傳至檔案管理系統(tǒng)，與相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)進行關(guān)