社區(qū)檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則收集的檔案應(yīng)真實反映社區(qū)各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.全面性原則涵蓋社區(qū)工作的各個方面，包括但不限于社區(qū)組織建設(shè)、居民信息、環(huán)境衛(wèi)生、文化活動、安全管理等。4.及時性原則檔案形成后應(yīng)及時收集，避免檔案資料的散失。二、檔案收集范圍（一）社區(qū)組織建設(shè)檔案1.社區(qū)黨組織、居委會的成立、換屆選舉文件及相關(guān)資料。2.黨組織會議記錄、黨員名冊、黨員活動記錄等。3.居委會工作制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。（二）居民信息檔案1.居民基本信息登記表，包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.居民家庭情況調(diào)查表，如家庭成員關(guān)系、職業(yè)、收入等。3.居民變動情況記錄，如遷入、遷出、死亡等。（三）環(huán)境衛(wèi)生檔案1.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理制度、工作計劃、工作總結(jié)。2.環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、整改情況記錄。3.垃圾分類處理相關(guān)資料，如垃圾產(chǎn)量統(tǒng)計、分類設(shè)施建設(shè)與使用記錄等。4.社區(qū)綠化規(guī)劃、養(yǎng)護(hù)記錄、綠化面積統(tǒng)計等。（四）文化活動檔案1.社區(qū)文化活動計劃、方案、總結(jié)。2.各類文化活動的通知、海報、節(jié)目單等。3.活動照片、視頻、音頻資料。4.文化志愿者隊伍建設(shè)資料，如志愿者登記、培訓(xùn)記錄等。（五）安全管理檔案1.社區(qū)安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案。2.安全檢查記錄，包括消防、治安、食品衛(wèi)生等方面。3.安全事故報告、處理記錄。4.安全宣傳教育資料，如宣傳活動記錄、安全知識培訓(xùn)資料等。（六）社區(qū)服務(wù)檔案1.社區(qū)服務(wù)項目清單、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象信息。2.服務(wù)申請、受理、辦理記錄。3.服務(wù)滿意度調(diào)查資料。（七）其他檔案1.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及社會組織的往來文件、信函等。2.社區(qū)獲得的榮譽證書、獎牌等相關(guān)資料。3.其他具有保存價值的文件、資料和實物。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)檔案收集制度，并組織實施監(jiān)督。2.指導(dǎo)各部門、各崗位做好檔案收集工作，明確檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.定期對收集的檔案進(jìn)行整理、分類、編目，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、利用和安全保護(hù)工作，建立健全檔案保管設(shè)施和安全管理制度。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時將檔案移交至檔案管理部門。3.在工作中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于隨時整理和移交。（三）社區(qū)工作人員職責(zé)1.積極配合檔案收集工作，及時將工作中產(chǎn)生的各類檔案資料提交給所在部門的檔案收集責(zé)任人。2.對所提交檔案資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容能夠準(zhǔn)確反映工作實際情況。四、檔案收集流程（一）文件材料形成與積累1.社區(qū)各部門、各崗位工作人員在日常工作中應(yīng)及時形成各類文件材料，如通知、報告、會議記錄、活動方案等，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理。2.工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的檔案意識，將具有保存價值的文件材料妥善保管，避免丟失或損壞。（二）部門內(nèi)部整理與初審1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案收集范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對整理后的檔案進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）檔案移交1.各部門檔案收集責(zé)任人在完成檔案整理和初審后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至社區(qū)檔案管理部門。移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、移交部門等信息。2.檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單與檔案內(nèi)容，確保檔案交接準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（四）檔案驗收與入庫1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行驗收，檢查檔案的整理質(zhì)量、內(nèi)容完整性等是否符合要求。驗收合格的檔案，辦理入庫手續(xù)。2.將檔案按照分類編號順序存入檔案庫房，確保檔案存放有序，便于查找和利用。五、檔案收集時間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月定期將本月形成的檔案資料整理后移交至檔案管理部門。具體時間為每月的最后一周，特殊情況可提前或順延，但需提前通知檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在接收檔案后的一周內(nèi)完成整理和入庫工作。（二）即時收集1.在社區(qū)開展重大活動、重要會議、突發(fā)事件處理等工作過程中形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在工作結(jié)束后的三個工作日內(nèi)將檔案整理并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對即時收集的檔案進(jìn)行整理和分類，確保檔案資料的時效性和完整性。六、檔案收集質(zhì)量要求（一）完整性1.收集的檔案應(yīng)涵蓋社區(qū)工作的各個方面，不得遺漏重要文件和資料。2.對于同一事項的相關(guān)文件材料，應(yīng)收集齊全，包括請示、批復(fù)、報告、執(zhí)行情況等。（二）準(zhǔn)確性1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，不得有虛假信息或錯誤記錄。2.文件材料的文字表述應(yīng)清晰、規(guī)范，避免模糊不清或歧義。（三）規(guī)范性1.檔案的格式、字體、排版等應(yīng)符合統(tǒng)一的規(guī)范要求。2.文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格，書寫工整，簽字蓋章齊全。（四）系統(tǒng)性1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，保持檔案之間的邏輯關(guān)系和系統(tǒng)性。2.對于相關(guān)聯(lián)的檔案，應(yīng)進(jìn)行合理組卷，便于查閱和利用。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對各部門檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性等。2.設(shè)立檔案收集工作意見箱，接受社區(qū)工作人員和居民對檔案收集工作的監(jiān)督和建議。3.對檢查和反饋中發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.將檔案收集工作納入各部門績效考核體系，對檔案收集工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于檔案收集工作不認(rèn)真、未按時完成任務(wù)或檔案質(zhì)量不符合要求的部門和個人，按照績效考核辦法進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。八、檔案收集的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、歸還等功能，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，實現(xiàn)檔案的多介質(zhì)存儲。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，確保檔案信息的安全。同時，建立備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息共享與利用1.通過檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在社區(qū)內(nèi)部的共享，方便各部門查閱和利用檔案資料。2.逐步探索與上級部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位的檔案信息共享，促進(jìn)社區(qū)工作的交流與合作。九、檔案收集的安全與保密（一）安全保護(hù)措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.配備必要的消防器材和防盜報警裝置，制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守