檔案室制度材料一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等，并進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計等日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤管理。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)對本公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案整理后移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極改進(jìn)本部門的檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、上架、保管、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行登記和跟蹤管理，防止檔案泄露。4.根據(jù)檔案利用需求，及時提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用效果的反饋和記錄工作。5.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，提高檔案管理的信息化水平。7.協(xié)助開展檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案銷毀的登記和監(jiān)銷工作。8.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)工作，及時了解檔案形成情況，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、合同、協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程設(shè)計、技術(shù)改造、設(shè)備儀器等方面形成的檔案。3.會計檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)核算過程中產(chǎn)生的檔案。4.人事檔案：涉及員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資福利等方面的檔案。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動、事件的檔案。6.其他檔案：包括實(shí)物檔案、榮譽(yù)檔案等公司/組織在其他方面形成的具有保存價值的檔案。（二）檔案收集要求及時間1.各部門應(yīng)在檔案形成后及時收集整理，確保檔案的真實(shí)性和完整性。對于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后一周內(nèi)移交檔案室。2.會計檔案應(yīng)按照會計年度進(jìn)行整理，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室統(tǒng)一保管。3.人事檔案應(yīng)隨員工入職、離職等變動情況及時更新和整理，定期移交檔案室。4.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔，確保圖像和聲音清晰、完整，并注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”的分類方法，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，裝入檔案盒。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，按照項(xiàng)目周期或?qū)I(yè)流程進(jìn)行編號，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄，繪制相關(guān)圖紙、圖表等，確?？萍紮n案的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類，分別編制序號，填寫會計檔案目錄，裝訂成冊，裝盒保管。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如履歷類、考核類、獎懲類等，建立檔案目錄，采用電子和紙質(zhì)相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。5.聲像檔案：按照內(nèi)容主題、時間順序進(jìn)行分類編號，制作聲像檔案目錄，注明載體形式、拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息，妥善保管聲像載體。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的基本要求。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，保持庫房整潔、有序。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如紙質(zhì)檔案應(yīng)防止受潮、發(fā)霉、破損，電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失，聲像檔案應(yīng)注意保護(hù)載體的完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、數(shù)量等信息，定期進(jìn)行核對和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、專柜存放、定期修復(fù)等。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，確保檔案庫房安全。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，消除安全隱患。4.加強(qiáng)對檔案信息安全的管理，采取加密、備份等措施，防止檔案信息泄露和丟失。五、檔案的利用（一）檔案查閱與借閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱重要檔案須經(jīng)公司/組織法定代表人批準(zhǔn)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和份數(shù)。（二）檔案利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫《檔案利用登記表》。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，編制檔案利用統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.對檔案利用效果進(jìn)行跟蹤反饋，了解檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)檔案管理工作。（三）檔案信息開發(fā)與利用1.檔案室應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，根據(jù)公司/組織發(fā)展需要，編制檔案參考資料、專題匯編等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門工作提供參考。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析研究，為公司/組織的業(yè)務(wù)拓展、市場營銷、企業(yè)文化建設(shè)等提供支持。3.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)作，主動了解檔案利用需求，及時提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用價值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行全面分析，確定檔案的保存價值。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要檔案；長期保管的檔案是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案。（二）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案名稱、卷號、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人審核簽字。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（三）檔案銷毀規(guī)定1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。2.監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，核對銷毀檔案與《檔案銷毀清冊》是否一致，防止檔案丟失或遺漏。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案室負(fù)責(zé)人備案。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織發(fā)展提供有力的檔案信息支持。2.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。（二）檔案數(shù)字化工作流程1.檔案數(shù)字化工作包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等環(huán)節(jié)。2.按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號，確定掃描范圍和順序。3.采用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，分辨率符合要求。4.對掃描圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。5.將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)管理與