廣播技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強廣播技術(shù)檔案的管理，確保廣播技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮廣播技術(shù)檔案在廣播事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與廣播技術(shù)相關(guān)的各類檔案的管理，包括但不限于廣播設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)、升級等過程中形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則廣播技術(shù)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映廣播技術(shù)工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集廣播技術(shù)工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案，確保檔案涵蓋廣播技術(shù)的各個方面。4.保密性原則對涉及廣播技術(shù)機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便捷利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善廣播技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理廣播技術(shù)檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立廣播技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.定期對廣播技術(shù)檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還、銷毀等工作的審批和管理。6.組織開展廣播技術(shù)檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門廣播技術(shù)文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.對本部門利用檔案的情況進(jìn)行登記和反饋。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。三、檔案的形成與收集（一）廣播技術(shù)項目立項階段1.項目立項申請文件，包括項目可行性研究報告、立項批復(fù)等。2.項目設(shè)計方案，如廣播系統(tǒng)設(shè)計方案、設(shè)備選型方案等。3.項目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。（二）廣播技術(shù)設(shè)備采購階段1.設(shè)備采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期等條款。2.設(shè)備采購發(fā)票、付款憑證等財務(wù)資料。3.設(shè)備驗收文件，包括驗收報告、驗收記錄等，記錄設(shè)備的到貨情況、安裝調(diào)試情況、性能指標(biāo)測試情況等。（三）廣播技術(shù)設(shè)備安裝調(diào)試階段1.設(shè)備安裝調(diào)試方案，詳細(xì)說明設(shè)備的安裝步驟、調(diào)試方法、技術(shù)要求等。2.安裝調(diào)試記錄，包括設(shè)備安裝位置、連接方式、調(diào)試參數(shù)、故障排除情況等。3.安裝調(diào)試過程中的技術(shù)文件，如電路圖、布線圖、程序清單等。（四）廣播技術(shù)設(shè)備運行維護(hù)階段1.設(shè)備運行日志，記錄設(shè)備的開機時間、關(guān)機時間、運行狀態(tài)、故障情況等。2.設(shè)備維護(hù)計劃，明確設(shè)備的維護(hù)周期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等。3.設(shè)備維護(hù)記錄，包括維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、更換部件情況等。4.設(shè)備故障維修記錄，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、故障原因、維修過程、維修結(jié)果等。（五）廣播技術(shù)設(shè)備升級改造階段1.升級改造項目申請文件，說明升級改造的必要性、目標(biāo)、內(nèi)容等。2.升級改造方案，包括技術(shù)方案、實施方案、安全保障措施等。3.升級改造過程中的文件資料，如測試報告、驗收報告等。（六）其他相關(guān)文件1.廣播技術(shù)相關(guān)的會議紀(jì)要、技術(shù)交流資料、培訓(xùn)教材等。2.廣播技術(shù)人員的資質(zhì)證書、培訓(xùn)記錄等。3.與廣播技術(shù)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策文件等。各部門應(yīng)按照上述要求，及時收集本部門在廣播技術(shù)工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理，確保文件材料的齊全、完整。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般可按照廣播技術(shù)項目、設(shè)備類型、時間順序等進(jìn)行分類。3.對每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。4.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。5.按照一定的規(guī)格和順序?qū)ξ募牧线M(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（二）歸檔流程1.各部門整理好的文件材料應(yīng)定期移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對核對無誤的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔，按照檔案分類方案將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。4.將歸檔后的檔案上架存放，建立檔案目錄索引，便于查詢和利用。五、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。（二）保管期限廣播技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案廣播技術(shù)項目的重要文件，如項目可行性研究報告、立項批復(fù)、設(shè)計方案、驗收報告等。廣播技術(shù)設(shè)備的核心資料，如設(shè)備原理圖、布線圖、程序清單等。涉及廣播技術(shù)機密的文件材料。2.長期保管的檔案廣播技術(shù)設(shè)備的采購合同、維護(hù)記錄、故障維修記錄等。廣播技術(shù)人員的資質(zhì)證書、培訓(xùn)記錄等。廣播技術(shù)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策文件等。3.短期保管的檔案廣播技術(shù)項目的一般性文件，如會議紀(jì)要、技術(shù)交流資料等。廣播技術(shù)設(shè)備運行日志等時效性較強的文件。保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對廣播技術(shù)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報告，對檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱廣播技術(shù)檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱廣播技術(shù)檔案，須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請表，注明查閱/借閱的檔案名稱、原因、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱/借閱申請函，說明查閱/借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱/借閱申請進(jìn)行審核，對符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。查閱/借閱人員應(yīng)在檔案查閱/借閱登記簿上簽字登記。（三）利用要求1.查閱/借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱/借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.查閱/借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家、業(yè)務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對廣播技術(shù)檔案的保管期限、價值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確。2.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、利用價值等，確定檔案的保管期限是否合理。3.檔案的價值，評估檔案對廣播技術(shù)工作、公司/組織發(fā)展的重要性和利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定申請表，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對申請鑒定的檔案進(jìn)行審查，通過查閱檔案內(nèi)容、聽取相關(guān)人員意見等方式，對檔案的保管期限、價值等進(jìn)行綜合評估。3.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，出具檔案鑒定報告，對需要銷毀的檔案列出清單。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒