環(huán)保局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)保局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)保局機(jī)關(guān)各部門、直屬單位以及下屬分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：環(huán)保局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映環(huán)保局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與環(huán)保局工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以環(huán)保局局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各分管副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人和直屬單位主要領(lǐng)導(dǎo)為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督全局檔案管理工作。（二）局辦公室作為環(huán)保局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本局檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.負(fù)責(zé)對(duì)全局檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（三）各部門及直屬單位1.負(fù)責(zé)本部門、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交局辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)助本部門、本單位的檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。3.按照檔案管理要求，做好本部門、本單位檔案的日常保管和利用工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類環(huán)保局檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋局機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的檔案。3.環(huán)境規(guī)劃與政策類：涉及環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、政策法規(guī)制定、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境經(jīng)濟(jì)政策等方面的文件。4.環(huán)境監(jiān)測(cè)類：包括環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)、污染源監(jiān)測(cè)、監(jiān)測(cè)技術(shù)規(guī)范、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)報(bào)告等相關(guān)檔案。5.污染防治類：有關(guān)大氣污染防治、水污染防治、土壤污染防治、噪聲污染防治等方面的文件資料。6.生態(tài)保護(hù)類：涉及生態(tài)環(huán)境建設(shè)、自然保護(hù)區(qū)管理、生態(tài)示范創(chuàng)建、生物多樣性保護(hù)等方面的檔案。7.核與輻射安全類：包括核設(shè)施安全監(jiān)管、輻射環(huán)境監(jiān)測(cè)與管理、放射性廢物處理等方面的文件。8.環(huán)境應(yīng)急類：環(huán)境突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急處置記錄、應(yīng)急演練等相關(guān)檔案。9.環(huán)境科技類：環(huán)?？蒲许?xiàng)目管理、科技成果推廣、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料。10.其他類：不屬于上述分類的其他臨時(shí)性、綜合性文件材料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.大類代碼：采用兩位數(shù)字表示，對(duì)應(yīng)上述十大類檔案，如“01”表示黨群工作類，“02”表示行政管理類，以此類推。2.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份屬于行政管理類的第123份檔案，其編號(hào)為“020123”。四。檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門、各單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門、本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境執(zhí)法文書、環(huán)境審批文件、環(huán)境應(yīng)急處置記錄等業(yè)務(wù)工作文件。4.各類環(huán)保項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。5.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專項(xiàng)檔案。6.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。7.各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門、各單位兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門、本單位的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件格式的通用性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照上述檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列，組成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。3.編目：對(duì)每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等項(xiàng)目；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限各部門、各單位兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交局辦公室。（二）移交手續(xù)1.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息。2.移交雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，做到分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊。2.檔案移交清單應(yīng)與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，滿足檔案保管的基本條件。（二）檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度監(jiān)測(cè)和調(diào)控工作，保持庫(kù)房溫濕度適宜。一般情況下，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.采取有效的防蟲、防鼠措施，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（四）檔案安全保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙和密碼，不得隨意泄露。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、摘抄、銷毀檔案。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向局辦公室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)局辦公室審核同意，并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)局辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等。（四）檔案信息開發(fā)積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，根據(jù)工作需要，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為環(huán)境保護(hù)工作提供決策支持和信息服務(wù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合環(huán)保局工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年50年）和短期（15年以下）三種。1.對(duì)反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，在環(huán)境保護(hù)工作中具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.對(duì)在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的類別、題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。3.將檔案銷毀清冊(cè)提交局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本局檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.定期檢查檔案管理工作，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門和其他相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、