檔案災(zāi)害應(yīng)急制度一、總則（一）目的為有效預(yù)防、應(yīng)對檔案災(zāi)害，保障檔案的安全與完整，確保檔案在災(zāi)害發(fā)生時能夠迅速、有序地得到保護(hù)和恢復(fù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案災(zāi)害預(yù)防意識，建立健全預(yù)防機(jī)制，采取有效措施消除安全隱患，降低災(zāi)害發(fā)生的可能性。2.快速反應(yīng)原則在災(zāi)害發(fā)生時，能夠迅速啟動應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，及時采取措施進(jìn)行救援和處置，最大限度減少災(zāi)害損失。3.科學(xué)應(yīng)對原則依據(jù)災(zāi)害的類型、程度等實(shí)際情況，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，合理調(diào)配資源，實(shí)施有效的應(yīng)急處置措施。4.保障安全原則始終將保障檔案實(shí)體安全和信息安全放在首位，確保在應(yīng)急處置過程中不發(fā)生新的安全事故。二、災(zāi)害預(yù)防（一）檔案保管環(huán)境要求1.選址與布局檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，避免靠近易發(fā)生水患、火災(zāi)、地震等災(zāi)害的區(qū)域。合理規(guī)劃檔案庫房的布局，設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能區(qū)域，確保各類檔案存放有序、便于管理。2.溫濕度控制安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將檔案庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期監(jiān)測溫濕度數(shù)據(jù)，做好記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時采取調(diào)整措施。3.防火措施檔案庫房應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并確保其完好有效。劃分防火分區(qū)，設(shè)置防火分隔設(shè)施，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)使用明火和違規(guī)電氣設(shè)備。對檔案庫房的電氣線路進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保安全用電。4.防盜措施安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報警系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全防范設(shè)施齊全有效。加強(qiáng)庫房出入口的管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。定期對防盜設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。5.防潮防蟲防鼠措施檔案架應(yīng)采用防潮、防蟲、防鼠的材料制作，檔案存放應(yīng)離地面、墻壁一定距離。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有受潮、蟲蛀、鼠咬等情況及時處理。在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品，但要注意避免對檔案造成污染。（二）檔案日常管理要求1.檔案整理與分類按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整理和分類，便于查找和利用。建立完善的檔案目錄體系，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。2.檔案存儲方式根據(jù)檔案的性質(zhì)、載體等不同情況，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)。對重要檔案應(yīng)采取異地備份存儲等措施，防止因本地災(zāi)害導(dǎo)致檔案丟失。3.檔案盤點(diǎn)與清查定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進(jìn)行處理。建立檔案盤點(diǎn)清查記錄制度，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)清查的過程和結(jié)果。（三）人員培訓(xùn)與教育1.應(yīng)急知識培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加檔案災(zāi)害應(yīng)急知識培訓(xùn)，包括火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害的預(yù)防、應(yīng)對措施以及應(yīng)急設(shè)備的使用方法等。邀請專業(yè)人員進(jìn)行授課，提高培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。2.應(yīng)急演練制定應(yīng)急演練計(jì)劃，定期組織開展檔案災(zāi)害應(yīng)急演練，如火災(zāi)逃生演練、水災(zāi)搶險演練等。通過演練檢驗(yàn)和完善應(yīng)急預(yù)案，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。三、應(yīng)急響應(yīng)（一）災(zāi)害預(yù)警與報告1.預(yù)警信息收集建立災(zāi)害預(yù)警信息收集渠道，及時獲取氣象、地震、消防等部門發(fā)布的災(zāi)害預(yù)警信息。關(guān)注周邊環(huán)境變化，如發(fā)現(xiàn)可能影響檔案安全的異常情況，及時進(jìn)行收集和分析。2.預(yù)警發(fā)布根據(jù)收集到的預(yù)警信息，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，及時發(fā)布災(zāi)害預(yù)警通知，告知相關(guān)部門和人員做好應(yīng)急準(zhǔn)備。明確預(yù)警級別，如一級預(yù)警（特別重大災(zāi)害）、二級預(yù)警（重大災(zāi)害）、三級預(yù)警（較大災(zāi)害）、四級預(yù)警（一般災(zāi)害），并采取相應(yīng)的預(yù)警措施。3.災(zāi)害報告在災(zāi)害發(fā)生后，檔案管理人員應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報告，并同時向公司/組織的應(yīng)急管理部門報告災(zāi)害的發(fā)生時間、地點(diǎn)、類型、損失情況等信息。報告應(yīng)準(zhǔn)確、及時，不得隱瞞或虛報。（二）應(yīng)急處置流程1.火災(zāi)應(yīng)急處置發(fā)現(xiàn)火災(zāi)后，立即撥打火警電話“119”報警，并啟動本公司/組織的火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案。組織人員使用消防設(shè)施進(jìn)行滅火，疏散檔案庫房內(nèi)的人員，確保人員安全。在確保安全的前提下，盡量搶救重要檔案，將檔案轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域。根據(jù)火勢情況，配合消防部門進(jìn)行滅火和救援工作，保護(hù)好現(xiàn)場，以便后續(xù)進(jìn)行火災(zāi)原因調(diào)查。2.水災(zāi)應(yīng)急處置當(dāng)發(fā)生水災(zāi)時，迅速關(guān)閉檔案庫房的門窗，切斷電源，防止水患進(jìn)一步蔓延。組織人員對檔案進(jìn)行搶救，將檔案轉(zhuǎn)移至高處或干燥的地方，避免檔案被水浸泡。對受水浸泡的檔案進(jìn)行清理和晾曬，采取必要的修復(fù)措施，盡量減少檔案損失。及時排水，清理庫房內(nèi)的積水，對庫房進(jìn)行消毒處理，防止滋生霉菌等有害物質(zhì)。3.地震應(yīng)急處置地震發(fā)生時，檔案管理人員應(yīng)迅速躲在桌子等堅(jiān)固家具的下面或旁邊，用手或其他物品保護(hù)頭部，避免被掉落的物品砸傷。地震停止后，立即對檔案庫房進(jìn)行檢查，查看是否有檔案受損、庫房設(shè)施是否損壞等情況。對受損的檔案和設(shè)施進(jìn)行緊急處理，如對倒塌的檔案架進(jìn)行修復(fù)、對受損的檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)等。如果檔案庫房無法正常使用，應(yīng)及時組織人員將檔案轉(zhuǎn)移至臨時存放地點(diǎn)，并做好檔案的保管和防護(hù)工作。（三）應(yīng)急資源調(diào)配1.應(yīng)急物資儲備建立應(yīng)急物資儲備庫，儲備必要的應(yīng)急物資，如滅火器、消防水帶、沙袋、抽水泵、應(yīng)急照明設(shè)備、防護(hù)用品等。定期對應(yīng)急物資進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能完好、數(shù)量充足。2.人員調(diào)配在災(zāi)害應(yīng)急處置過程中，根據(jù)實(shí)際需要，合理調(diào)配檔案管理人員及其他相關(guān)人員參與應(yīng)急救援工作。明確各人員的職責(zé)和任務(wù)，確保應(yīng)急處置工作有序進(jìn)行。3.外部資源協(xié)調(diào)當(dāng)本公司/組織的應(yīng)急資源無法滿足災(zāi)害應(yīng)急處置需求時，及時協(xié)調(diào)外部資源，如聯(lián)系消防部門、專業(yè)救援隊(duì)伍、檔案修復(fù)機(jī)構(gòu)等，請求支援和幫助。四、后期處置（一）檔案損失評估1.成立評估小組由檔案管理部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成檔案損失評估小組，負(fù)責(zé)對災(zāi)害造成的檔案損失進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容對受損檔案的數(shù)量、種類、價值等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確定檔案損失的程度。評估檔案庫房設(shè)施、設(shè)備等的損壞情況，計(jì)算修復(fù)或更換所需的費(fèi)用。統(tǒng)計(jì)因?yàn)?zāi)害導(dǎo)致的檔案業(yè)務(wù)中斷等間接損失。3.評估報告評估小組應(yīng)在災(zāi)害應(yīng)急處置工作結(jié)束后，及時撰寫檔案損失評估報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括災(zāi)害概況、損失評估結(jié)果、損失原因分析、建議措施等，為后續(xù)的檔案恢復(fù)和處理工作提供依據(jù)。（二）檔案恢復(fù)與重建1.制定恢復(fù)計(jì)劃根據(jù)檔案損失評估報告，制定檔案恢復(fù)與重建計(jì)劃，明確恢復(fù)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和時間要求等。2.檔案修復(fù)組織專業(yè)人員對受損檔案進(jìn)行修復(fù)，采用合適的修復(fù)技術(shù)和方法，確保檔案的可讀性和完整性。對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和修復(fù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和可用。3.庫房設(shè)施修復(fù)對受損的檔案庫房設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行及時修復(fù)或更換，使其恢復(fù)正常使用功能。在修復(fù)過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行施工，確保修復(fù)質(zhì)量。4.檔案重建如果部分檔案因?yàn)?zāi)害無法修復(fù)或丟失，根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行檔案重建工作。重建檔案應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，與原檔案具有同等的法律效力。（三）調(diào)查與總結(jié)1.災(zāi)害原因調(diào)查組織相關(guān)人員對災(zāi)害發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，分析災(zāi)害發(fā)生的直接原因和間接原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。調(diào)查過程中要收集相關(guān)證據(jù)，形成調(diào)查記錄。2.應(yīng)急處置總結(jié)對應(yīng)急處置工作進(jìn)行全面總結(jié)，評估應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性，分析應(yīng)急處置過程中存在的問題和不足