檔案入館審核制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案入館的質量和規(guī)范性，維護檔案的真實性、完整性和安全性，特制定本檔案入館審核制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等，在檔案移交至公司/組織檔案管理部門（以下簡稱“檔案部門”）進行入館存儲時的審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案審核工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：審核檔案內容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，保證檔案材料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準確規(guī)范原則：對檔案的格式、內容表述、分類編號等進行準確審核，使其符合檔案管理的規(guī)范要求。4.安全保密原則：在審核過程中，注重保護檔案信息的安全，防止檔案內容泄露，確保檔案實體的安全保管。二、審核職責分工（一）檔案部門職責1.負責制定檔案入館審核的具體流程和標準，并組織實施。2.對各部門移交的檔案進行全面審核，包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等方面。3.對審核過程中發(fā)現的問題及時與移交部門溝通，提出整改意見，并跟蹤整改情況。4.負責建立檔案入館審核記錄檔案，對審核結果進行詳細記錄和存檔。（二）移交部門職責1.按照檔案管理的要求，負責整理、歸集本部門形成的各類檔案，并確保檔案的質量符合移交標準。2.在規(guī)定時間內將整理好的檔案移交至檔案部門，并配合檔案部門進行審核工作，提供必要的說明和解釋。3.根據檔案部門提出的整改意見，及時對檔案進行補充、完善或修正，確保檔案質量達到入館要求。三、審核內容（一）檔案完整性審核1.文件材料齊全性：檢查檔案中是否包含該項目或活動所涉及的全部文件材料，如立項文件、審批文件、執(zhí)行過程中的各類記錄、總結報告等，確保無重要文件缺失。2.程序環(huán)節(jié)完整性：對于一些有特定流程的業(yè)務活動檔案，審核是否涵蓋了從開始到結束的各個環(huán)節(jié)的文件，如合同檔案是否包括合同簽訂前的洽談記錄、合同文本、履行過程中的變更記錄及最終結算文件等。（二）檔案準確性審核1.內容真實性：核實檔案中各項信息是否與實際情況相符，有無虛假、夸大或隱瞞事實的情況。例如，財務數據是否與賬目一致，人事檔案中的個人信息是否準確無誤。2.數據準確性：對于涉及數據的檔案，如統(tǒng)計報表、技術數據等，審核數據的計算是否正確，來源是否可靠，有無邏輯錯誤。（三）檔案規(guī)范性審核1.格式規(guī)范：檢查檔案的紙張規(guī)格、字體字號、排版格式等是否符合公司/組織統(tǒng)一的檔案格式標準。例如，文書檔案的標題、正文、落款等格式是否規(guī)范，科技檔案的圖紙幅面、標注方式是否符合要求。2.分類編號規(guī)范：依據公司/組織的檔案分類方案，審核檔案的分類是否準確，編號是否清晰、連續(xù)，是否符合編號規(guī)則。3.裝訂規(guī)范：審核檔案的裝訂是否牢固、整齊，有無掉頁、漏頁現象，裝訂順序是否正確。（四）檔案安全性審核1.載體質量：檢查檔案載體（如紙張、光盤、磁帶等）是否完好無損，有無破損、霉變、褪色等影響檔案保存的情況。2.保密措施：對于涉及公司/組織機密的檔案，審核是否采取了必要的保密措施，如文件是否標注密級，存儲環(huán)境是否安全等。四、審核流程（一）檔案移交1.各部門在檔案整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數量、形成時間、保管期限等信息，并由部門負責人簽字確認。2.將《檔案移交清單》及檔案一并移交至檔案部門。（二）初審1.檔案部門接收檔案后，安排專人按照審核內容進行初步審核。2.初審人員對檔案的完整性、準確性、規(guī)范性進行初步檢查，對于發(fā)現的一般性問題，如格式不規(guī)范、個別文件缺失等，記錄在《檔案入館初審記錄單》上，并及時與移交部門溝通，要求移交部門在規(guī)定時間內進行整改。（三）整改反饋1.移交部門收到《檔案入館初審記錄單》后，應立即組織人員對檔案進行整改。2.在規(guī)定時間內，將整改后的檔案重新移交至檔案部門，并提交《檔案整改反饋單》，說明整改情況。（四）復審（必要時）1.對于初審中發(fā)現問題較多或整改后仍存在疑問的檔案，檔案部門可組織復審。2.復審人員由檔案部門負責人、相關業(yè)務專家等組成，對檔案進行再次審核，形成復審意見。(五)審核通過與入館1.經過初審和復審（如有），檔案審核通過后，檔案部門在《檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案正式辦理入館手續(xù)。2.將審核通過的檔案按照檔案管理制度進行分類存放，建立檔案檢索目錄，便于日后查詢利用。五、審核記錄與檔案管理（一）審核記錄1.檔案部門應建立完善的檔案入館審核記錄檔案，對每次審核的過程和結果進行詳細記錄。2.《檔案入館初審記錄單》應包括檔案名稱、移交部門、初審發(fā)現的問題、整改要求、整改期限等信息；《檔案整改反饋單》應記錄移交部門的整改情況、整改結果等。3.審核記錄檔案應妥善保管，保存期限與相應檔案的保管期限一致，以便日后查閱和追溯。（二）檔案管理1.審核通過入館的檔案，檔案部門應按照檔案管理的相關規(guī)定進行科學分類、編號、存儲和保管。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案實體的安全和完整，同時檢查檔案的存儲環(huán)境是否符合要求，如溫濕度、防火、防潮、防蟲等措施是否落實到位。3.建立檔案利用制度，嚴格按照規(guī)定的程序和權限提供檔案查閱、借閱服務，確保檔案信息的合理利用和安全保密。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案入館審核制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組可通過抽查檔案審核記錄、實地查看檔案整理和保管情況等方式，及時發(fā)現制度執(zhí)行過程中存在的問題，并督促相關部門進行整改。（二）考核辦法1.將檔案入館審核工作納入各部門的績效考核體系，對檔案移交質量高、審核工作配合積極的部門給予適當獎勵。2.對于檔案移交不符合要求且整改不力的部門，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如在績效考核中扣分、通報批評等。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.檔案部門應定期組織檔案入館審核相關培訓，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務水平和責任意識。2.培訓內容包括檔案管理法律法規(guī)、公司/組織檔案管理制度、檔案整理規(guī)范、審核流程及標準等，培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式。（二）宣傳推廣1.通過公司/組織內部網站、宣傳欄、工作簡報等渠道，宣傳檔案入館審核制度的重要性和具體要求，提高全體員工對檔案管理工作的認識和重視程度。2.及時發(fā)布檔案管理工作動態(tài)和相關信息，解答員工在檔案整理和移交過程中遇到的問題，營