檔案工作收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案工作的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案工作收集制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：收集的檔案必須是真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的各類檔案，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.及時(shí)性原則：檔案形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，避免檔案的散失和延誤。4.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各部門及員工應(yīng)按照本制度的規(guī)定，將檔案及時(shí)移交至檔案管理部門。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度等。3.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件，包括董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。5.公司/組織對(duì)外發(fā)布的公告、通知、函件等文件。6.公司/組織與上級(jí)主管部門、政府部門、其他單位往來的文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函等。7.公司/組織印章使用記錄、介紹信存根等文件。8.公司/組織員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。9.公司/組織的固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書等。10.公司/組織的辦公設(shè)備檔案，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的購(gòu)置合同、發(fā)票、維修記錄等。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。2.財(cái)務(wù)管理類檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。3.人力資源管理類檔案，包括招聘計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、員工離職手續(xù)等。4.生產(chǎn)管理類檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。5.研發(fā)管理類檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。6.物資采購(gòu)類檔案，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收記錄等。7.物流管理類檔案，包括運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)記錄、物流配送清單等。8.項(xiàng)目管理類檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。（三）特殊載體類檔案1.照片檔案，包括公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片。2.錄音檔案，包括公司/組織重要會(huì)議、講座、培訓(xùn)等方面的錄音。3.錄像檔案，包括公司/組織宣傳片、產(chǎn)品演示片、活動(dòng)視頻等。4.電子檔案，包括公司/組織各類文件資料的電子版本，如文檔文件、表格文件、圖片文件、視頻文件等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案工作收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門及員工做好檔案的收集工作，明確檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.定期對(duì)各部門及員工的檔案收集工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案收集工作的規(guī)范進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)接收各部門及員工移交的檔案，并進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作。5.建立健全公司/組織檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案的檢索和利用效率。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集工作，并按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案收集工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門員工做好檔案的收集和整理工作。3.對(duì)本部門收集到的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。4.配合檔案管理部門做好檔案的檢查、鑒定、銷毀等工作。（三）員工職責(zé)1.負(fù)責(zé)將自己在工作活動(dòng)中形成的各類檔案及時(shí)收集整理，并移交至本部門檔案收集責(zé)任人。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)自己收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的規(guī)范整理。3.積極配合檔案管理部門和本部門做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。四、檔案收集流程（一）檔案形成1.公司/組織各部門及員工在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案形成后，應(yīng)在文件材料上注明形成日期、來源、保管期限等信息，并按照類別進(jìn)行分類存放。（二）檔案收集1.各部門檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門員工形成的檔案進(jìn)行收集，一般每月收集一次。2.檔案收集責(zé)任人在收集檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案管理部門規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制檔案目錄，并在檔案上加蓋本部門印章。（三）檔案移交1.各部門檔案收集責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案移交清單和檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確接收。（四）檔案整理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.將整理好的檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。五、檔案收集的時(shí)間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月定期將本部門形成的檔案收集整理后移交至檔案管理部門。收集時(shí)間為每月的最后一周，具體日期由檔案管理部門另行通知。2.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案后，及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的及時(shí)入庫。（二）即時(shí)收集1.對(duì)于公司/組織重大活動(dòng)、重要會(huì)議、緊急項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后即時(shí)收集整理，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到即時(shí)移交的檔案后，優(yōu)先進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和時(shí)效性。六、檔案收集的質(zhì)量要求（一）齊全完整1.收集的檔案應(yīng)涵蓋公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過程，包括文件、資料、記錄、圖表、照片、錄音、錄像等各種形式的材料。2.檔案內(nèi)容應(yīng)完整無缺，不得遺漏重要信息和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（二）真實(shí)準(zhǔn)確1.檔案必須是原始記錄，不得偽造、篡改或歪曲事實(shí)。2.檔案中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際情況相符。（三）規(guī)范整理1.檔案應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（四）清晰可讀1.紙質(zhì)檔案應(yīng)字跡清晰、工整，圖表應(yīng)繪制規(guī)范、準(zhǔn)確，照片應(yīng)圖像清晰、色彩逼真。2.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，能夠正常打開和讀取。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門及員工的檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司/組織應(yīng)將檔案收集工作納入各部門及員工的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)檔案收集工作不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案缺失、損壞或延誤移交的部門和個(gè)人，應(yīng)按照績(jī)效考核制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰。八、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，確保檔案的安全保管。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，不得擅自將檔案帶出檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，不得在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所吸煙、用火、用電等。（二）保密管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案提供給無關(guān)人員查閱、