檔案保密制度職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案保密制度職責(zé)。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及因工作需要接觸公司檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求和管理職責(zé)。3.預(yù)防為主原則：采取有效的預(yù)防措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：檔案的使用人員對(duì)檔案的安全保密負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定使用和保管檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司各類檔案。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案分類與編號(hào)：按照檔案的類別、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，并為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。4.檔案存儲(chǔ)與保管：建立安全可靠的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問題。5.檔案借閱與利用管理：嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案按時(shí)歸還。同時(shí)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理提供檔案利用服務(wù)，保障公司工作的正常開展。6.檔案保密監(jiān)督：定期檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”），實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。8.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。三、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員任職要求1.具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，工作認(rèn)真細(xì)致，嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)。3.經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理相關(guān)資格證書。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案日常管理：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等日常工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.檔案借閱服務(wù)：按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記和跟蹤，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案。對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。3.檔案利用統(tǒng)計(jì)：定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)檔案利用情況，及時(shí)調(diào)整檔案管理策略，提高檔案利用效率。4.檔案保密工作：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，妥善保管檔案密鑰和密碼等重要信息。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格控制知悉范圍，防止檔案信息泄露。5.檔案系統(tǒng)維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份等工作。確保檔案系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行，保障檔案信息的安全。6.協(xié)助檔案鑒定與銷毀：參與檔案鑒定工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。按照規(guī)定組織實(shí)施檔案銷毀工作，做好銷毀記錄，并對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。7.檔案培訓(xùn)與宣傳：協(xié)助開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和保密意識(shí)。向員工普及檔案管理知識(shí)和技能，促進(jìn)公司檔案管理工作的整體提升。四、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、合同協(xié)議檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含研發(fā)項(xiàng)目檔案、技術(shù)資料檔案、專利檔案、產(chǎn)品檔案等。4.生產(chǎn)管理類：涉及生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案、生產(chǎn)記錄檔案、質(zhì)量控制檔案、設(shè)備檔案、物資檔案等。5.其他類：如聲像檔案、電子檔案、特殊載體檔案等。（二）檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“類別代碼+年份+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每一類檔案設(shè)定一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如行政管理類為“01”，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類為“02”等。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制一個(gè)五位數(shù)字流水號(hào)，從“00001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號(hào)為“01202300001”。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求1.庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的位置，遠(yuǎn)離水源、火源和污染源。2.庫(kù)房裝修：庫(kù)房地面應(yīng)采用防潮、耐磨的材料鋪設(shè)，墻面和天花板應(yīng)進(jìn)行防潮、防霉處理。門窗應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能，安裝防火門、防盜窗和防蟲網(wǎng)。3.溫濕度控制：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.照明與通風(fēng)：庫(kù)房?jī)?nèi)照明應(yīng)采用無(wú)紫外線的燈具，避免光線對(duì)檔案的損害。同時(shí)，應(yīng)保證良好的通風(fēng)條件，及時(shí)排除庫(kù)房?jī)?nèi)的有害氣體和濕氣。（二）檔案保管設(shè)備配備1.檔案架：根據(jù)檔案的類別和數(shù)量，配備合適的檔案架，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.存儲(chǔ)盒：為不同類型的檔案配備相應(yīng)的存儲(chǔ)盒，存儲(chǔ)盒應(yīng)具有良好的密封性和標(biāo)識(shí)性，便于檔案的分類存放和識(shí)別。3.防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器；配備除濕機(jī)、空調(diào)等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備；放置防蟲藥、防霉劑等防蟲防霉物品；安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等防盜設(shè)備。（三）檔案保管措施1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、密封性、存儲(chǔ)環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.盤點(diǎn)核對(duì)：每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)盤盈、盤虧的檔案要查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。3.檔案修復(fù)：對(duì)破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)工作應(yīng)遵循檔案修復(fù)的原則和方法，確保檔案的原始性和可讀性。4.電子檔案?jìng)浞荩簩?duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，要建立電子檔案?jìng)浞莨芾碇贫龋_保備份數(shù)據(jù)的安全可靠。六、檔案借閱與利用（一）檔案借閱申請(qǐng)1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）檔案借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱人員的身份進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知借閱人員。（三）檔案借閱登記1.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)借閱人員的身份進(jìn)行核實(shí)后，按照申請(qǐng)表上注明的數(shù)據(jù)提供檔案，并在《檔案借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（四）檔案借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（五）檔案利用管理1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或改變利用方式。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在其監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印件、照片、摘錄等應(yīng)注明出處和用途，與原件一同妥善保管。七、檔案保密規(guī)定（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，妥善保管檔案密鑰和密碼等重要信息，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所和辦公區(qū)域，應(yīng)設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒員工注意保密。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止檔案信息被非法獲取或篡改。（二）保密教育與培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行檔案保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。2.檔案保密教育和培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家法律法規(guī)、公司檔案保密制度、保密技術(shù)和方法等。3.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，并簽訂保密承諾書。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)建立檔案保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.將檔案保密工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案保密問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，防止問題擴(kuò)大化。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、憑證價(jià)值和參考價(jià)值的檔案，應(yīng)予以長(zhǎng)期保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。（二）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)等。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組形成鑒定報(bào)告，明確需要銷毀的檔案清單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案銷毀實(shí)施1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的