行政辦公事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊前言為規(guī)范行政辦公事務(wù)處理，提升工作效率，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，保證事務(wù)處理有序、高效、合規(guī)，特制定本手冊。本手冊適用于公司內(nèi)部各類行政辦公事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理，涵蓋會(huì)議管理、文件收發(fā)、辦公用品申領(lǐng)、訪客接待、差旅報(bào)銷等常見場景，全體行政人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。一、會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化流程事務(wù)適用范圍適用于公司各類會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，包括但不限于部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、外部單位對接會(huì)等。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)議籌備明確會(huì)議需求：發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人*）需提前確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長及核心議題。申請會(huì)議資源：通過OA系統(tǒng)提交《會(huì)議申請單》，注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（如需預(yù)定會(huì)議室）、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）、特殊需求（如茶歇、翻譯支持）等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交行政部。協(xié)調(diào)會(huì)議安排：行政部根據(jù)《會(huì)議申請單》協(xié)調(diào)會(huì)議室及設(shè)備資源，保證無沖突；如需外部場地或特殊服務(wù)（如餐飲），提前3個(gè)工作日對接供應(yīng)商并確認(rèn)細(xì)節(jié)。（二）會(huì)議通知發(fā)布通知：會(huì)議召開前1-2個(gè)工作日，行政部通過OA系統(tǒng)、郵件或工作群發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備的資料及聯(lián)系人（行政人員*）。確認(rèn)參會(huì)：參會(huì)人員需在通知發(fā)布后4小時(shí)內(nèi)通過OA系統(tǒng)“會(huì)議回執(zhí)”功能確認(rèn)是否參會(huì)，無法參會(huì)者需提前向發(fā)起人及行政部說明原因。（三）會(huì)議召開場地與設(shè)備準(zhǔn)備：行政部提前30分鐘檢查會(huì)議室衛(wèi)生、設(shè)備調(diào)試（投影、音響、網(wǎng)絡(luò)）、座位牌、會(huì)議資料（如議程、PPT）擺放，保證茶水、紙筆等物資到位。簽到與記錄：參會(huì)人員簽到時(shí)，行政人員引導(dǎo)至指定座位；會(huì)議指定專人（如行政助理）負(fù)責(zé)記錄會(huì)議要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及待辦事項(xiàng)（需明確責(zé)任人和完成時(shí)限）。會(huì)議紀(jì)律：主持人需控制會(huì)議節(jié)奏，保證議程有序進(jìn)行；參會(huì)人員需將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，不隨意走動(dòng)或離場（特殊情況需向主持人示意）。（四）會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)整理紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、核心議題、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)（責(zé)任人、完成時(shí)限），經(jīng)發(fā)起人*審核無誤后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人。跟蹤落實(shí)：行政部負(fù)責(zé)定期（每周）跟進(jìn)待辦事項(xiàng)完成進(jìn)度，并在下次會(huì)議中通報(bào)進(jìn)展情況；未按時(shí)完成的需說明原因并協(xié)調(diào)解決。常用表單模板表1：會(huì)議申請單申請部門申請人申請日期會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間參會(huì)人員（部門+姓名）預(yù)計(jì)時(shí)長會(huì)議地點(diǎn)□公司會(huì)議室□外部場地（請注明：______）所需設(shè)備會(huì)議議程概要特殊需求部門負(fù)責(zé)人審批簽字：__________日期：__________行政部審核表2：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱時(shí)間年月日時(shí)分序號(hào)部門姓名職位12…表3：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息會(huì)議主題：__________時(shí)間：__________地點(diǎn)：__________參會(huì)人員：__________缺席人員及原因：__________主持人：__________記錄人：__________會(huì)議內(nèi)容及決議序號(hào)議題討論內(nèi)容決議事項(xiàng)待辦事項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)限12分發(fā)范圍：__________簽發(fā)人：__________日期：__________執(zhí)行要點(diǎn)提示會(huì)議需提前規(guī)劃，避免臨時(shí)占用重要資源；會(huì)議通知需明確核心信息，保證參會(huì)人員充分準(zhǔn)備；會(huì)議紀(jì)要需聚焦決議與待辦事項(xiàng)，避免冗長描述；重要會(huì)議的紀(jì)要需經(jīng)發(fā)起人及部門負(fù)責(zé)人雙重審核，保證準(zhǔn)確性。二、文件收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化流程事務(wù)適用范圍適用于公司內(nèi)部及外部單位各類文件（包括紙質(zhì)文件、電子文件）的接收、登記、流轉(zhuǎn)、歸檔等全流程管理，如通知、函件、報(bào)告、制度文件等。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件接收簽收登記：行政人員*每日上、下午各一次接收文件（快遞、郵件、現(xiàn)場送達(dá)），核對文件名稱、份數(shù)、發(fā)文單位及是否涉密；確認(rèn)無誤后在《文件收發(fā)登記表》中登記“接收時(shí)間、文件編號(hào)、標(biāo)題、收文部門、簽收人”等信息。分類處理：按文件類型（如內(nèi)部通知、外部函件、請示報(bào)告）及緊急程度（加急、普通、存檔）分類存放，加急文件需第一時(shí)間通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*。（二）文件流轉(zhuǎn)擬辦意見：接收文件后，行政部根據(jù)文件內(nèi)容填寫《文件傳閱單》，注明“擬辦意見”（如“請部門閱處”“請領(lǐng)導(dǎo)審閱”）及流轉(zhuǎn)范圍。審批傳閱：按文件重要性逐級(jí)流轉(zhuǎn)：普通文件由部門負(fù)責(zé)人審閱后傳至相關(guān)經(jīng)辦人；重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后再傳閱；涉密文件需按保密規(guī)定專人傳遞，并記錄傳閱時(shí)間、簽收人?；厥諝w檔：傳閱完畢后，行政人員*及時(shí)回收文件（除需部門長期保管的），并在《文件傳閱單》上記錄“傳閱完成時(shí)間、簽收人”；電子文件需至公司指定共享文件夾，設(shè)置查閱權(quán)限。（三）文件歸檔整理組卷：每月末，行政部對當(dāng)月接收及流轉(zhuǎn)完畢的文件進(jìn)行整理，按“年度-類別-文號(hào)”規(guī)則組卷（如“2024-行政-通001”），去除金屬夾、訂書釘?shù)妊b訂物，保證文件平整。編制目錄：每卷文件編制《文件歸檔目錄》，注明“檔號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、形成日期、頁數(shù)、保管期限”，一式兩份（一份存檔，一份作為檢索索引）。入庫保管：歸檔文件存放于專用文件柜，標(biāo)注“檔案類別、年度、卷號(hào)”；電子檔案備份至公司服務(wù)器及移動(dòng)硬盤，定期（每季度）檢查備份完整性。常用表單模板表4：文件收發(fā)登記表日期收文/發(fā)文文件編號(hào)文件標(biāo)題發(fā)文/收文單位份數(shù)簽收人經(jīng)辦人備注□收□發(fā)□收□發(fā)表5：文件傳閱單文件編號(hào)文件標(biāo)題形成日期擬辦意見傳閱順序傳閱部門/人簽收時(shí)間簽字傳閱意見（可選）123歸檔說明□已歸檔□部門留存□其他：__________歸檔日期歸檔人表6：文件歸檔目錄檔號(hào)文件標(biāo)題文號(hào)形成日期頁數(shù)保管期限存放位置執(zhí)行要點(diǎn)提示文件收發(fā)需做到“當(dāng)日清、當(dāng)日結(jié)”，避免積壓；涉密文件需單獨(dú)登記、專人傳遞，嚴(yán)禁通過普通渠道傳遞；電子文件流轉(zhuǎn)需使用公司指定辦公系統(tǒng)，禁止通過私人郵箱或社交軟件傳輸；歸檔文件需保證內(nèi)容完整、字跡清晰，保管期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、辦公用品申領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)化流程事務(wù)適用范圍適用于公司內(nèi)部員工日常辦公所需的文具、耗材、設(shè)備等物資的申領(lǐng)、發(fā)放、庫存管理，如筆、紙、文件夾、計(jì)算器、打印機(jī)墨盒等。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求提報(bào)月度計(jì)劃：每月25日前，各部門負(fù)責(zé)人*匯總本部門次月辦公用品需求，填寫《辦公用品月度需求計(jì)劃表》，注明“物品名稱、規(guī)格型號(hào)、申領(lǐng)數(shù)量、用途”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。臨時(shí)申領(lǐng)：因突發(fā)需求需臨時(shí)申領(lǐng)辦公用品的，員工填寫《辦公用品臨時(shí)申領(lǐng)單》，注明“物品名稱、數(shù)量、緊急原因”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交行政部。（二）審批與采購需求審核：行政部收到《月度需求計(jì)劃表》后，核對庫存情況，避免重復(fù)申領(lǐng)；對于超常規(guī)需求（如單價(jià)超過500元的物品），需額外提交分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。采購執(zhí)行：審核通過后，行政部按公司采購流程執(zhí)行采購：常規(guī)物品從合格供應(yīng)商處按月集中采購；臨時(shí)緊急物品可聯(lián)系供應(yīng)商緊急配送，保證3個(gè)工作日內(nèi)到位。（三）發(fā)放與登記入庫驗(yàn)收：辦公用品到貨后，行政人員*核對送貨單與采購訂單，確認(rèn)物品名稱、數(shù)量、規(guī)格無誤后入庫，并在《辦公用品庫存臺(tái)賬》中登記“入庫時(shí)間、物品名稱、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商”。領(lǐng)用發(fā)放：月度計(jì)劃物品：次月5-10日，各部門憑審批后的《月度需求計(jì)劃表》統(tǒng)一領(lǐng)用，行政部發(fā)放后在臺(tái)賬中登記“領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、數(shù)量”；臨時(shí)申領(lǐng)物品：員工憑審批后的《臨時(shí)申領(lǐng)單》領(lǐng)用，行政部核對單據(jù)后發(fā)放，同步更新臺(tái)賬。（四）庫存管理定期盤點(diǎn)：行政部每月末對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對臺(tái)賬與實(shí)際庫存，保證賬實(shí)相符；盤盈或盤虧需查明原因，形成《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》報(bào)行政部負(fù)責(zé)人*。庫存預(yù)警：對于常用消耗品（如A4紙、墨盒），當(dāng)庫存低于安全庫存量（如1個(gè)月用量）時(shí)，行政部需及時(shí)啟動(dòng)采購流程，保證供應(yīng)不斷檔。常用表單模板表7：辦公用品月度需求計(jì)劃表申領(lǐng)部門負(fù)責(zé)人計(jì)劃月份序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量用途備注12部門負(fù)責(zé)人審批簽字：__________日期：__________行政部審核簽字：__________日期：__________表8：辦公用品臨時(shí)申領(lǐng)單申領(lǐng)人部門申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量緊急原因部門負(fù)責(zé)人審批簽字：__________日期：__________行政部審批簽字：__________日期：__________表9：辦公用品庫存臺(tái)賬日期摘要物品名稱規(guī)格型號(hào)入庫數(shù)量出庫數(shù)量結(jié)存數(shù)量供應(yīng)商/領(lǐng)用人經(jīng)手人入庫A4紙A480g10箱10辦公用品商*出庫簽字筆0.5mm20行政部*執(zhí)行要點(diǎn)提示辦公用品申領(lǐng)需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止虛報(bào)、冒領(lǐng)；采購需選擇合格供應(yīng)商，保證物品質(zhì)量符合辦公需求；庫存臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，做到“日清日結(jié)”；部門領(lǐng)用后需妥善保管，避免人為損壞或浪費(fèi)。四、訪客接待標(biāo)準(zhǔn)化流程事務(wù)適用范圍適用于外部單位（如客戶、供應(yīng)商、部門、合作機(jī)構(gòu)等）來訪的接待工作，包括預(yù)約、接待、后續(xù)跟進(jìn)等環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）訪客預(yù)約接收預(yù)約：行政部通過電話、郵件或OA系統(tǒng)接收訪客預(yù)約信息，記錄“訪客單位、姓名、職務(wù)、來訪人數(shù)、來訪事由、預(yù)計(jì)到訪及離開時(shí)間、聯(lián)系方式”。確認(rèn)預(yù)約：預(yù)約信息確認(rèn)后，行政部與訪客聯(lián)系人再次核對行程細(xì)節(jié)，如需安排公司領(lǐng)導(dǎo)*接待，需提前協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間；如需提供車輛、餐飲等支持，明確需求及標(biāo)準(zhǔn)。（二）接待準(zhǔn)備信息通知：接待前1個(gè)工作日，行政部通過OA系統(tǒng)或郵件將訪客信息（單位、姓名、職務(wù)、到訪時(shí)間、事由）通知相關(guān)部門及接待人員（如行政人員、對接部門負(fù)責(zé)人）。場地與物資準(zhǔn)備：接待室：提前30分鐘打掃衛(wèi)生，調(diào)試空調(diào)、音響、投影等設(shè)備，擺放公司宣傳資料、茶水（礦泉水、茶杯、茶托）、紙巾、紙筆；接待標(biāo)識(shí)：公司入口處設(shè)置“歡迎單位來訪”指示牌，電梯口引導(dǎo)訪客至接待室；特殊需求：如訪客攜帶大件物品，提前協(xié)調(diào)搬運(yùn)人員；如需翻譯、設(shè)備演示等，提前對接相關(guān)人員。（三）接待實(shí)施迎接引導(dǎo)：訪客到訪時(shí)，行政人員提前在公司入口或電梯口等候，主動(dòng)上前問候（如“您好，歡迎來到公司，我是行政部的”），引導(dǎo)訪客至接待室，途中簡要介紹公司環(huán)境（如“這邊是我們的辦公區(qū)，這邊是會(huì)議室”）。接待禮儀：座位安排：主賓坐沙發(fā)主位，主人坐主位右側(cè)或?qū)γ?，其他人員按職位順序就座；茶水服務(wù)：先主賓后主人，先職位高后職位低，茶水倒至杯身2/3處，避免過滿；言談舉止：使用“您好”“請”“謝謝”等禮貌用語，認(rèn)真傾聽訪客需求，不隨意打斷對方發(fā)言。（四）后續(xù)跟進(jìn)送客離場：接待結(jié)束后，行政人員*引導(dǎo)訪客至公司出口，禮貌道別（如“感謝您的來訪，歡迎下次再來”），如訪客需乘車，提前聯(lián)系車輛并協(xié)助上車。記錄歸檔：行政部填寫《訪客接待記錄表》，記錄“接待時(shí)間、訪客單位、姓名、職務(wù)、人數(shù)、事由、接待人員、接待結(jié)果”，接待結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)歸檔。反饋跟進(jìn)：如涉及合作事項(xiàng)，對接部門需在3個(gè)工作日內(nèi)將跟進(jìn)情況反饋至行政部；如訪客提出意見或建議，行政部匯總后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)*。常用表單模板表10：訪客預(yù)約信息表預(yù)約日期預(yù)約時(shí)間預(yù)約方式□電話□郵件□OA□其他訪客單位聯(lián)系人職務(wù)到訪人數(shù)到訪時(shí)間年月日時(shí)分離開時(shí)間年月日時(shí)分來訪事由特殊需求□車輛□餐飲□翻譯□其他：______行政部對接人聯(lián)系方式表11：訪客接待記錄表接待日期接待時(shí)間接待地點(diǎn)訪客單位訪客姓名職務(wù)到訪人數(shù)接待人員陪同人員接待事由接待過程摘要訪客反饋/需求后續(xù)跟進(jìn)安排責(zé)任部門/人完成時(shí)限記錄人審核人日期執(zhí)行要點(diǎn)提示訪客預(yù)約需提前確認(rèn)，避免信息遺漏；接待準(zhǔn)備需充分，保證場地、設(shè)備、物資到位；接待過程中需注重禮儀，展現(xiàn)公司良好形象；后續(xù)跟進(jìn)需及時(shí)，保證訪客需求得到有效落實(shí)。五、差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)化流程事務(wù)適用范圍適用于公司員工因公出差（包括市內(nèi)、國內(nèi)、國際）的交通、住宿、餐飲、補(bǔ)助等費(fèi)用的報(bào)銷管理。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）出差申請?zhí)峤簧暾垼簡T工因公出差需提前填寫《出差申請單》，注明“出差人姓名、部門、出差事由、出差地點(diǎn)、起止時(shí)間、交通工具（如高鐵、飛機(jī)）、住宿標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)借金額（如需）”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交行政部備案。審批權(quán)限：出差時(shí)間超過3天或涉及跨區(qū)域（如省外）的，需額外提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；國際出差需經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）行程與住宿安排交通預(yù)訂：員工按審批后的《出差申請單》預(yù)訂交通工具，優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商（如航空公司、酒店集團(tuán)），經(jīng)濟(jì)艙/二等座及以上標(biāo)準(zhǔn)；如需變更行程，需提前向部門負(fù)責(zé)人*報(bào)備。住宿安排：住宿需符合公司標(biāo)準(zhǔn)（如一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚），優(yōu)先選擇協(xié)議酒店，并索取住宿發(fā)票（需注明公司名稱、稅號(hào)）。（三）費(fèi)用報(bào)銷整理票據(jù)：出差歸來后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理費(fèi)用票據(jù)（交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)等），按“時(shí)間順序”粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》后，票據(jù)需清晰、完整（含日期、金額、消費(fèi)項(xiàng)目、單位蓋章）。填寫報(bào)銷單：填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》，注明“出差時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額”，并附《出差申請單》復(fù)印件；市內(nèi)交通費(fèi)按公司標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放（如100元/天），無需提供票據(jù)（需注明每日行程）。審批報(bào)銷：報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部復(fù)核；財(cái)務(wù)部核對票據(jù)合規(guī)性及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)無誤后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后由財(cái)務(wù)部安排付款（一般5-10個(gè)工作日到賬）。（四）特殊情況處理超支費(fèi)用：因特殊原因（如緊急任務(wù)）導(dǎo)致住宿、交通超標(biāo)的，需提前提交《超支費(fèi)用申請說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，方可報(bào)銷超支部分。票據(jù)丟失：如票據(jù)丟失，需填寫《票據(jù)丟失說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)，并說明丟失原因，財(cái)務(wù)部審核后可按一定比例（如7