公司考核檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人力資源管理，規(guī)范員工考核檔案管理工作，確?？己藱n案真實(shí)、完整、有效，為公司員工的任用、晉升、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的考核檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：考核檔案應(yīng)如實(shí)記錄員工的工作表現(xiàn)和考核結(jié)果，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集員工在考核周期內(nèi)的各項(xiàng)考核資料，保證檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保密考核檔案內(nèi)容，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工工作變動(dòng)和考核結(jié)果及時(shí)更新檔案信息，保持檔案的時(shí)效性。二、考核檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況。2.入職時(shí)間、所在部門、崗位、職務(wù)、聯(lián)系方式。（二）考核資料1.年度考核表：記錄員工年度工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面的考核結(jié)果及評價(jià)意見。2.月度/季度考核記錄：詳細(xì)記載員工在月度/季度內(nèi)的工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等考核數(shù)據(jù)。3.專項(xiàng)考核材料：針對員工參與的特定項(xiàng)目、任務(wù)或技能進(jìn)行的專項(xiàng)考核報(bào)告。（三）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績等。2.員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及實(shí)施情況記錄。（四）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的公司級及以上獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)依據(jù)。2.受到的公司內(nèi)部紀(jì)律處分或行政處罰，記錄處分原因、處分類型、處分時(shí)間。（五）崗位變動(dòng)記錄1.崗位晉升、降職、調(diào)動(dòng)等變動(dòng)情況，記錄變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、新崗位信息。2.崗位變動(dòng)審批文件及相關(guān)工作交接記錄。（六）其他相關(guān)資料1.員工述職報(bào)告、工作總結(jié)、工作成果證明等。2.員工參與重要項(xiàng)目、活動(dòng)的相關(guān)資料。三、考核檔案的建立與收集（一）建立流程1.人力資源部門在員工入職時(shí)，為其建立考核檔案，并分配唯一的檔案編號。2.檔案編號應(yīng)按照一定規(guī)則編制，便于查詢和管理，例如：部門代碼+入職年份+順序號。（二）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的考核資料，并定期提交給人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)匯總、整理各部門提交的考核資料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。（三）收集時(shí)間1.年度考核資料應(yīng)在考核結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至人力資源部門。2.月度/季度考核資料應(yīng)在考核周期結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交。3.專項(xiàng)考核資料、獎(jiǎng)懲記錄、崗位變動(dòng)記錄等應(yīng)在相關(guān)事件發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交。四、考核檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.人力資源部門對收集到的考核資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的不同類別進(jìn)行排序。2.對每份資料進(jìn)行編號、標(biāo)注日期，并確保資料清晰、完整，無破損、缺失。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。2.紙質(zhì)檔案按照年度、部門、員工姓名順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息。3.電子檔案以員工姓名為文件夾名稱，按照檔案內(nèi)容類別分別建立子文件夾，將電子文檔存儲其中。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，便于快速查找。五、考核檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人：有權(quán)查閱自己的考核檔案，但不得擅自修改檔案內(nèi)容。2.部門負(fù)責(zé)人：在工作需要時(shí)，可查閱本部門員工的考核檔案，了解員工工作表現(xiàn)，為工作安排和績效反饋提供依據(jù)。3.人力資源部門：負(fù)責(zé)全面管理考核檔案，根據(jù)公司規(guī)定和工作需要，有權(quán)查閱所有員工的考核檔案。4.公司高層管理人員：因決策、管理等工作需要，經(jīng)授權(quán)可查閱相關(guān)員工的考核檔案。5.其他經(jīng)公司授權(quán)的人員：在特定情況下，經(jīng)公司批準(zhǔn)可查閱指定員工的考核檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫《考核檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息。2.將申請表提交至人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.審核通過后，人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《考核檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，確保檔案資料完整歸還。（三）使用規(guī)定1.考核檔案僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，不得對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。如需使用檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。3.因工作需要引用考核檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)注明檔案來源，確保引用準(zhǔn)確、恰當(dāng)。六、考核檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對考核檔案進(jìn)行全面梳理，更新員工基本信息、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等內(nèi)容。2.根據(jù)員工崗位變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整檔案中的崗位信息及相關(guān)記錄。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.在日常工作中，人力資源部門隨時(shí)關(guān)注員工的工作表現(xiàn)和考核情況，及時(shí)將新的考核資料、獎(jiǎng)懲信息等補(bǔ)充到檔案中。2.對于員工提出的檔案信息更正申請，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，如情況屬實(shí)，及時(shí)予以更正，并做好記錄。七、考核檔案的保管與保密（一）保管期限1.員工考核檔案的保管期限為[X]年，自員工離職或檔案形成之日起計(jì)算。2.對于涉及員工重大違紀(jì)、法律糾紛等特殊情況的考核檔案，應(yīng)延長保管期限至相關(guān)問題處理完畢。（二）保管責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)考核檔案的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。2.檔案保管人員應(yīng)確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，防止檔案損壞、丟失。（三）保密措施1.對考核檔案實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，檔案保管人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。2.檔案存放場所應(yīng)具備必要的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保信息安全。八、考核檔案的銷毀（一）銷毀條件1.考核檔案保管期限屆滿，且檔案內(nèi)容已無留存必要時(shí)，可進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、檔案管理政策變化等原因，需要銷毀部分考核檔案的，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可實(shí)施銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出考核檔案銷毀申請，填寫《考核檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員和檔案保管人員