檔案工作登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本檔案工作登記制度。本制度旨在規(guī)范檔案工作流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，保障檔案工作有序開(kāi)展，為公司各項(xiàng)工作提供有力的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的登記工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案登記信息必須如實(shí)反映檔案工作的實(shí)際情況，確保登記內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的形成、流轉(zhuǎn)、保管、查閱等，保證登記信息全面無(wú)遺漏。3.及時(shí)性原則：檔案工作各環(huán)節(jié)完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，不得拖延，確保登記信息的時(shí)效性。4.準(zhǔn)確性原則：登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義，以便于后續(xù)的查詢、統(tǒng)計(jì)和管理。二、檔案形成登記（一）文件起草與形成1.各部門在起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件的類別、密級(jí)、緊急程度等信息，并填寫《文件起草登記表》。登記表應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、起草部門、起草人、起草日期、文件內(nèi)容摘要、密級(jí)、緊急程度等內(nèi)容。2.文件起草過(guò)程中涉及的重要事項(xiàng)、修改情況等也應(yīng)詳細(xì)記錄在登記表中，以便追溯文件的形成過(guò)程。（二）文件定稿與簽署1.文件起草完成后，經(jīng)審核定稿，由起草部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署。簽署后的文件應(yīng)及時(shí)在《文件簽署登記表》中進(jìn)行登記，登記表內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、簽署部門、簽署人、簽署日期等。2.對(duì)于需要多部門會(huì)簽的文件，應(yīng)按照會(huì)簽流程依次登記各部門的簽署情況，確保文件簽署的完整性和準(zhǔn)確性。（三）文件印發(fā)與分發(fā)1.文件定稿簽署后，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。行政部門應(yīng)填寫《文件印發(fā)登記表》，記錄文件的印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、分發(fā)部門、分發(fā)份數(shù)等信息。2.在文件分發(fā)過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄文件的去向，確保文件能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地送達(dá)相關(guān)部門和人員手中。對(duì)于重要文件的分發(fā)，應(yīng)要求接收部門或人員簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。三、檔案收集登記（一）部門內(nèi)部檔案收集1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集整理，并填寫《部門檔案收集登記表》。登記表應(yīng)包括檔案類別、檔案名稱、形成日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.部門檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收集的檔案，確保檔案齊全、完整，對(duì)于不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充。（二）跨部門檔案收集1.涉及多個(gè)部門的項(xiàng)目或工作完成后，由項(xiàng)目牽頭部門負(fù)責(zé)組織跨部門檔案的收集工作。牽頭部門應(yīng)填寫《跨部門檔案收集登記表》，詳細(xì)記錄參與部門、檔案名稱、形成日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.在跨部門檔案收集過(guò)程中，各部門應(yīng)積極配合，按照要求及時(shí)提供本部門形成的相關(guān)檔案。對(duì)于檔案交接過(guò)程，應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確交接雙方的責(zé)任。（三）外部文件收集1.公司收到外部文件后，由行政部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文日期、密級(jí)等，并填寫《外部文件收文登記表》。2.對(duì)于重要的外部文件，應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行處理。在文件處理過(guò)程中，應(yīng)記錄文件的流轉(zhuǎn)情況，確保文件得到妥善處理。四、檔案整理登記（一）分類整理1.檔案管理人員按照公司檔案分類方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。在整理過(guò)程中，應(yīng)填寫《檔案分類整理登記表》，記錄檔案類別、檔案名稱、整理日期、整理人等信息。2.對(duì)于不同類別的檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、編目，確保檔案分類清晰、便于查找。（二）裝訂編目1.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，并編制檔案目錄。裝訂過(guò)程中應(yīng)注意保持檔案的完整性和整齊性，避免損壞檔案。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，并填寫《檔案裝訂編目登記表》，記錄目錄編制日期、編制人等信息。（三）上架排列1.將裝訂編目后的檔案上架排列，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行有序存放。上架過(guò)程中應(yīng)填寫《檔案上架排列登記表》，記錄檔案存放位置、檔案數(shù)量等信息。2.為便于檔案的管理和查找，應(yīng)建立檔案存放索引，明確各類檔案的具體存放位置，并定期進(jìn)行核對(duì)和更新。五、檔案保管登記（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，并填寫《庫(kù)房設(shè)施設(shè)備檢查登記表》，記錄檢查日期、檢查內(nèi)容、維護(hù)情況等信息。2.建立庫(kù)房溫濕度記錄制度，每天定時(shí)記錄庫(kù)房的溫度和濕度，并填寫《庫(kù)房溫濕度記錄表》。根據(jù)溫濕度情況，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案清點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無(wú)誤。清點(diǎn)工作應(yīng)填寫《檔案清點(diǎn)登記表》，記錄清點(diǎn)日期、檔案類別、檔案數(shù)量、實(shí)存數(shù)量、差異情況等信息。2.對(duì)于清點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)將相關(guān)情況記錄在案，以便追溯和處理。（三）檔案保管期限調(diào)整1.根據(jù)檔案的實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。調(diào)整檔案保管期限時(shí)，應(yīng)填寫《檔案保管期限調(diào)整登記表》，記錄檔案名稱、原保管期限、調(diào)整后保管期限、調(diào)整日期、調(diào)整原因等信息。2.對(duì)于保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》，記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。六、檔案利用登記（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位或人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，對(duì)查閱人員進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在單位、查閱檔案名稱、查閱目的、批準(zhǔn)人等，并填寫《檔案查閱登記表》。2.在查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或允許查閱人員摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。對(duì)于重要檔案的查閱，應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督。（三）借閱登記1.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱預(yù)計(jì)借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員按照批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱日期、借閱人員姓名、所在單位、借閱檔案名稱、預(yù)計(jì)歸還日期、批準(zhǔn)人等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。到期應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）檔案利用效果反饋1.檔案利用部門或人員在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋利用效果。反饋內(nèi)容包括檔案對(duì)工作的幫助、存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議等，并填寫《檔案利用效果反饋表》。2.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真收集和整理檔案利用效果反饋信息，分析檔案利用情況，為檔案工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、電子檔案登記（一）電子檔案形成與收集1.各部門在形成電子文件時(shí)，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、命名，并填寫《電子文件形成登記表》。登記表應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、形成部門、形成日期、文件格式、密級(jí)等內(nèi)容。2.電子文件形成后，應(yīng)及時(shí)收集到公司電子檔案管理系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)中進(jìn)行登記。登記信息應(yīng)與《電子文件形成登記表》一致，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案整理與存儲(chǔ)1.檔案管理人員按照電子檔案分類方案對(duì)收集到的電子檔案進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，并在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。整理過(guò)程中應(yīng)填寫《電子檔案整理登記表》，記錄整理日期、整理人等信息。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和可靠性。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并填寫《電子檔案?jìng)浞莸怯洷怼?，記錄備份日期、備份介質(zhì)編號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息。（三）電子檔案利用登記1.電子檔案的利用登記與紙質(zhì)檔案類似，查閱、借閱電子檔案時(shí)，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在單位、查閱檔案名稱、查閱目的、批準(zhǔn)人等，并填寫《電子檔案查閱借閱登記表》。2.對(duì)于電子檔案的下載、打印等操作，也應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，以便追溯電子檔案的使用情況。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案工作登記情況進(jìn)行檢查，確保登記工作的規(guī)范執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括登記信息的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等。2.定期檢查應(yīng)形成檢查記錄，填寫《檔案工作登記檢查記錄表》，記錄檢查日期、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改情況等信息。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司檔案工作的實(shí)際情況，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查可針對(duì)檔案登記制度的執(zhí)行情況、檔案工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)等進(jìn)行深入檢查。2.專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)撰寫專項(xiàng)檢查報(bào)告，提出改進(jìn)措施和建議，并將報(bào)告提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案工作登記制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)于輕微違規(guī)行為，可進(jìn)行批評(píng)教育，并要求限期整改；對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，