檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，為公司決策、運(yùn)營及各項(xiàng)工作提供有力的支持和依據(jù)，特制定本檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，匯報(bào)工作要及時(shí)、高效，不得延誤或隱瞞重要信息。3.統(tǒng)一規(guī)范原則公司檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的一致性和可比性。4.保密原則對檔案統(tǒng)計(jì)過程中涉及的機(jī)密信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的年度新增數(shù)量，包括文件檔案、合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.各部門的檔案保有量，明確各部門所管理和保存的檔案總數(shù)。3.不同載體檔案的數(shù)量，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱次數(shù)，按年度統(tǒng)計(jì)各部門及員工查閱檔案的總次數(shù)。2.檔案借閱情況，包括借閱部門、借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等詳細(xì)記錄。3.檔案復(fù)制數(shù)量及用途統(tǒng)計(jì)，如為滿足何種工作需求進(jìn)行了檔案復(fù)制。（三）檔案整理與歸檔情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理工作進(jìn)度，統(tǒng)計(jì)每月完成整理的檔案數(shù)量及占應(yīng)整理檔案總量的比例。2.歸檔準(zhǔn)確率，即歸檔文件的準(zhǔn)確性、完整性達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的比例。3.檔案分類錯(cuò)誤率，統(tǒng)計(jì)在檔案分類過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)量及占分類檔案總數(shù)的比例。（四）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，如溫濕度、消防設(shè)施、防蟲防鼠設(shè)施等的檢查記錄。2.檔案保管期限的統(tǒng)計(jì)，分析各類檔案處于不同保管期限的數(shù)量分布。3.檔案損壞及修復(fù)情況，記錄檔案損壞的原因、數(shù)量以及修復(fù)的檔案數(shù)量和方式。三、統(tǒng)計(jì)方法與流程（一）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)各部門檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期（如每月、每季度）對本部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)對于一些重要檔案的利用情況、特殊事件涉及的檔案處理等，應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄和統(tǒng)計(jì)。3.抽樣統(tǒng)計(jì)在檔案數(shù)量較大或全面統(tǒng)計(jì)難度較高的情況下，可采用抽樣統(tǒng)計(jì)的方法，但抽樣應(yīng)具有代表性，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果能夠反映整體情況。（二）統(tǒng)計(jì)流程1.數(shù)據(jù)收集各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)收集本部門的檔案統(tǒng)計(jì)原始數(shù)據(jù)，包括檔案的形成、利用、整理、保管等方面的信息。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、審核，剔除重復(fù)、錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.報(bào)表填寫根據(jù)整理后的數(shù)據(jù)，按照規(guī)定的格式填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表應(yīng)注明統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)范圍、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目及數(shù)據(jù)來源等信息。4.審核上報(bào)各部門負(fù)責(zé)人對本部門填寫的統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字上報(bào)公司檔案管理部門。四、匯報(bào)要求（一）匯報(bào)周期1.月度匯報(bào)各部門應(yīng)于每月[具體日期]前將上月的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至公司檔案管理部門。2.季度匯報(bào)每季度末，各部門需提交本季度的檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，詳細(xì)闡述本季度檔案管理工作的情況、存在的問題及改進(jìn)措施。3.年度匯報(bào)每年年終，各部門應(yīng)進(jìn)行全面的檔案統(tǒng)計(jì)工作總結(jié)匯報(bào)，內(nèi)容包括全年檔案管理工作的整體情況、各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的完成情況、工作亮點(diǎn)及下一年度工作計(jì)劃等。（二）匯報(bào)形式1.書面報(bào)告各部門應(yīng)按照規(guī)定格式提交書面的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)條理清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析深入。2.電子文檔除提交書面報(bào)告外，還應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子文檔，以便于公司檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和存儲(chǔ)。3.匯報(bào)會(huì)議根據(jù)公司檔案管理工作的需要，適時(shí)召開檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)會(huì)議，各部門負(fù)責(zé)人在會(huì)上進(jìn)行口頭匯報(bào)，交流檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，討論解決存在的問題。（三）匯報(bào)內(nèi)容要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性匯報(bào)的數(shù)據(jù)應(yīng)與統(tǒng)計(jì)報(bào)表一致，真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或篡改數(shù)據(jù)。2.分析深入性在匯報(bào)中應(yīng)結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，找出存在的問題和原因，提出針對性的改進(jìn)建議和措施。3.情況完整性不僅要匯報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和結(jié)果，還應(yīng)詳細(xì)說明檔案管理工作中的重要事件、工作進(jìn)展、遇到的困難及解決情況等，確保匯報(bào)內(nèi)容全面完整。五、檔案統(tǒng)計(jì)資料管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)資料的收集公司檔案管理部門負(fù)責(zé)收集各部門提交的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告及相關(guān)資料，確保資料的完整性。（二）檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理與歸檔對收集到的檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，便于查閱和利用。（三）檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管期限檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理的總體要求確定，一般重要的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)長期保存，一般性資料可保存一定期限后進(jìn)行銷毀。（四）檔案統(tǒng)計(jì)資料的查閱與利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)按照公司檔案查閱的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。未經(jīng)許可，不得擅自對外提供檔案統(tǒng)計(jì)資料。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保統(tǒng)計(jì)工作按時(shí)、準(zhǔn)確完成。2.定期對各部門的檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作納入公司績效考核體系，對各部門檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、匯報(bào)的及時(shí)性、分析報(bào)告的質(zhì)量等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對未達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行批評