財(cái)務(wù)檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)核算資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的其他資料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)相關(guān)的審批文件等。（二）編號(hào)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。具體編號(hào)方法如下：1.會(huì)計(jì)憑證：按照年份和月份順序編號(hào)，如“20XX年X月第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬編號(hào)為“1”，明細(xì)賬編號(hào)為“2”，日記賬編號(hào)為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“4”，其他輔助性賬簿編號(hào)為“5”。各類賬簿再按照年份和順序進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，如“總賬20XX年度第X本”。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：按照年份和報(bào)告類型編號(hào)，如“20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告第X份”。4.其他類：根據(jù)不同類別分別編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“61”，銀行對(duì)賬單編號(hào)為“62”，納稅申報(bào)表編號(hào)為“63”等。在每一類中再按照年份和順序進(jìn)行編號(hào)，如“6120XX年第X份”。三、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)各類財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、裝訂等。2.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)將原始憑證按照記賬憑證順序排列，檢查憑證的完整性和合法性，確保憑證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)于記賬憑證，應(yīng)檢查摘要是否清晰、會(huì)計(jì)分錄是否正確、附件是否齊全等。3.對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)檢查賬頁(yè)是否齊全、賬賬是否相符、賬證是否相符等。對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽章是否齊全等。4.對(duì)于其他類財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照不同類別進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。裝訂前應(yīng)將記賬憑證連同所附的原始憑證進(jìn)行整理，去除金屬物，對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。裝訂后應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)去除空白頁(yè)和賬夾，加具封面、封底，編好頁(yè)碼，按規(guī)定辦理交接手續(xù)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和順序裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意報(bào)告的完整性和規(guī)范性，確保報(bào)告內(nèi)容清晰、易讀。5.其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案性質(zhì)和保管要求進(jìn)行裝訂或整理，確保檔案的安全與完整。四、財(cái)務(wù)檔案的保管期限（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限為30年。2.涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證永久保管。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.輔助賬簿保管期限為30年。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久保管。（四）其他類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年。2.納稅申報(bào)表保管期限為10年。3.發(fā)票存根聯(lián)保管期限為5年。4.財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年。5.審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告保管期限為10年。6.經(jīng)濟(jì)合同保管期限為10年。7.財(cái)務(wù)相關(guān)的審批文件保管期限為10年。財(cái)務(wù)檔案保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。五、財(cái)務(wù)檔案的保管要求（一）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）保管方式1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用專柜存放，避免檔案受潮、發(fā)霉、變形等。對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.借閱財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失等。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人員的姓名、部門、借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等，以備查閱。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.公司應(yīng)成立財(cái)務(wù)檔案銷毀鑒定小組，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組應(yīng)對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐一審查，確認(rèn)是否符合銷毀條件。2.經(jīng)鑒定小組審查同意銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名或蓋章，并將銷毀情況報(bào)告公司總經(jīng)理。七、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化管理。財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率和水平。2.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定將紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行掃描或拍照，轉(zhuǎn)換為電子檔案，并上傳至財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.公司應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其信息化管理水平。（二）數(shù)據(jù)安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、備份、存儲(chǔ)等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.公司應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制對(duì)財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)的訪問(wèn)。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)，訪問(wèn)時(shí)應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證和權(quán)限審核。