街道檔案崗位制度一、總則（一）目的為加強街道檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在街道各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道各部門及所屬社區(qū)在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對全街道各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映街道各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整系統(tǒng)原則應(yīng)全面收集、整理與街道工作相關(guān)的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門街道設(shè)立檔案管理辦公室，作為街道檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全街道的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。對檔案進(jìn)行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。按照規(guī)定的保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。積極開展檔案利用工作，為街道各項工作提供檔案信息支持。2.部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向街道檔案管理辦公室移交檔案。協(xié)助檔案管理辦公室開展檔案整理、編目等工作，提供檔案整理過程中所需的資料和信息。負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失或損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等材料。2.街道各部門在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的文件、報表、統(tǒng)計資料、業(yè)務(wù)檔案等。3.街道所屬社區(qū)的各類文件、會議記錄、居民檔案、社區(qū)建設(shè)資料等。4.街道在開展重大活動、重點項目建設(shè)過程中形成的文件、資料、照片、錄像等。5.街道與上級部門、其他單位往來的文件、函件、協(xié)議等。6.其他與街道工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和社區(qū)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政工作類、社區(qū)建設(shè)類、經(jīng)濟發(fā)展類、社會事務(wù)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類，如黨群工作類可分為組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察等；行政工作類可分為綜合政務(wù)、人事管理、財務(wù)管理等。2.編號規(guī)則對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號一般采用“年度類別順序號”的格式，如“2023行政工作001”表示2023年行政工作類的第1份檔案。3.裝訂要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂機，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時應(yīng)去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止對檔案造成損壞。四、檔案的保管（一）保管場所1.街道應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括街道黨工委、辦事處形成的重要文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等，以及涉及街道重大決策、重要人事任免、重大項目建設(shè)等方面的檔案。長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要包括街道各部門在履行職責(zé)過程中形成的重要業(yè)務(wù)檔案、統(tǒng)計資料等。短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括街道各部門在日常工作中形成的一般性文件、報表等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注。（三）檔案上架與存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.每年應(yīng)對檔案庫房進(jìn)行全面檢查，檢查庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況，如空調(diào)、除濕機、消防器材等是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時維修或更換。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行修復(fù)或補充，并報告上級主管部門。五、檔案的利用（一）利用范圍1.街道內(nèi)部各部門在開展工作過程中需要查閱檔案的。2.社區(qū)居民因辦理相關(guān)事務(wù)需要查閱社區(qū)檔案的。3.上級部門、其他單位因工作需要查閱街道檔案的。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱街道檔案的。（二）利用手續(xù)1.街道內(nèi)部各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理辦公室查閱。2.社區(qū)居民查閱社區(qū)檔案，需持有效身份證件，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由社區(qū)檔案管理人員陪同到檔案管理辦公室查閱。3.上級部門、其他單位查閱街道檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)街道檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱街道檔案，需按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)，檔案管理辦公室應(yīng)積極配合，提供必要的檔案信息。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理辦公室內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等，并確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助查閱人員進(jìn)行查閱。3.對涉及機密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制查閱范圍，并做好查閱記錄。（四）利用登記1.檔案管理辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理辦公室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報街道分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定的地點進(jìn)行銷毀，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)，如焚燒、粉碎等。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立街道檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為街道各部門及社區(qū)提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，一般不低于300dpi。2.數(shù)字化加工過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整，對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和分類，建立與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)的電子檔案編號體系，便于管理和查詢。（三）數(shù)據(jù)存儲與管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。2.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行操作和管理。3.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除。（四）信息化利用1.街道內(nèi)部