創(chuàng)新檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本創(chuàng)新檔案保管制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則保證檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料等。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料、會(huì)議記錄、紀(jì)要、信函、證書、榮譽(yù)等各種載體的材料。2.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。3.公司/組織資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)等方面的文件材料。4.公司/組織對(duì)外交往、合作交流、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的文件材料。5.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門工作活動(dòng)中形成的檔案材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)采用有效的存儲(chǔ)格式和備份方式，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中排列，編號(hào)編目。3.對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄、全宗卷等檢索工具，便于檔案的查找和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類，采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的分類方法進(jìn)行整理。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，采用“項(xiàng)目專業(yè)階段”的分類方法進(jìn)行整理。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄，繪制項(xiàng)目檔案索引圖，便于查找利用。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，采用年度類別保管期限的分類方法進(jìn)行整理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫會(huì)計(jì)檔案目錄，裝訂成冊(cè)。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，采用“年度保管期限類別”的分類方法進(jìn)行整理。對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)做好電子文件的備份工作。四、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.科技檔案分為科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等四大類。3.會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等四大類。4.電子檔案按照檔案的類別進(jìn)行分類，與紙質(zhì)檔案分類相對(duì)應(yīng)。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)采用“年度保管期限流水號(hào)”的編號(hào)方法，如“2023長(zhǎng)期001”，表示2023年度形成的長(zhǎng)期保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)專業(yè)代碼階段代碼流水號(hào)”的編號(hào)方法，如“KJ2023010101001”，表示項(xiàng)目編號(hào)為KJ202301的科技項(xiàng)目中，專業(yè)代碼為01，階段代碼為01的第1份科技檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)采用“年度類別代碼流水號(hào)”的編號(hào)方法，如“2023KJ001”，表示2023年度形成的第1份會(huì)計(jì)檔案。4.電子檔案編號(hào)與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，同時(shí)在電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)中建立電子文件編號(hào)索引，方便電子文件的查找和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，存放整齊，便于查找利用。檔案密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的庫(kù)房?jī)?nèi)，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)、專人負(fù)責(zé)等，確保其安全。（三）檔案保護(hù)措施1.防火檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置和消防設(shè)備，配備滅火器、消火栓等消防器材。檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期進(jìn)行消防演練，確保在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)撲救。2.防潮檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案霉變。3.防蟲檔案庫(kù)房應(yīng)定期投放防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。對(duì)發(fā)現(xiàn)蟲害的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，采取熏蒸、噴灑殺蟲劑等方法進(jìn)行防治。4.防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，門窗應(yīng)堅(jiān)固可靠，配備防盜門、防盜窗等防盜設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。5.防光檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽(yáng)光直射檔案，防止檔案褪色、老化。6.防塵檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵積聚在檔案上。檔案管理人員應(yīng)佩戴口罩、手套等防護(hù)用品，避免在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行產(chǎn)生灰塵的操作。7.防有害氣體檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的空氣應(yīng)定期進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)有害氣體超標(biāo)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員按照查閱人員的要求提供檔案，并在《檔案查閱登記簿》上登記查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱登記簿》上登記歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織的利益和形象。2.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。3.對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。4.檔案利用后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸位，確保檔案的安全和完整。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合評(píng)估法結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限和存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照批準(zhǔn)意見組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集整理、分類編目、存儲(chǔ)檢索、利用統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程的信息化管理。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和被篡改。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能齊全、操作簡(jiǎn)便、安全可靠。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，根據(jù)公司/組織的檔案管理流程和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的功能模塊和權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化流程等。2.按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行重新掃描和處理，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（四）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理責(zé)任，規(guī)范檔案信息化操作流程。2.加強(qiáng)檔案信息化安全防護(hù)措施，安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止