印章檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司印章檔案的管理，確保印章的安全使用和檔案的完整性、準確性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類印章檔案的保管、使用和管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，確保印章檔案的安全，防止印章被盜用、冒用和檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：建立健全印章檔案管理制度，明確管理流程和職責，確保管理工作規(guī)范有序。4.便捷高效原則：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，為公司業(yè)務發(fā)展提供有力支持。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章：用于特定的文件或事項，代表法定代表人的個人意志。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)等。4.合同專用章：用于公司簽訂各類合同。5.部門章：用于部門內部的文件、通知等。（二）印章的刻制1.印章的刻制由公司指定部門統(tǒng)一辦理，需填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司領導審批后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.新刻制的印章需在公司辦公室備案，并留存印模。（三）印章的啟用1.新印章啟用前，需在公司內部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等。2.印章啟用時，需在《印章使用登記表》上記錄啟用日期、啟用人等信息。（四）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室專人保管，財務專用章由財務部專人保管，合同專用章由合同管理部門專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人應妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。3.印章保管人因特殊原因需臨時離崗時，應將印章交部門負責人指定的專人代管，并辦理交接手續(xù)。（五）印章的使用1.印章使用必須經(jīng)過審批，填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關領導審批后，方可使用。2.印章使用時，保管人應認真核對審批手續(xù)，確保無誤后，方可蓋章，并在《印章使用登記表》上記錄使用日期、使用人、使用事由等信息。3.嚴禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。（六）印章的停用1.因公司名稱變更、機構調整等原因，需停用印章時，由公司辦公室統(tǒng)一收回印章，并在《印章使用登記表》上注明停用日期。2.停用的印章應及時封存，并交公司辦公室統(tǒng)一保管。（七）印章的銷毀1.印章因磨損、損壞等原因需銷毀時，由保管人填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司領導審批后，由公司辦公室會同相關部門進行銷毀。2.印章銷毀時，應進行登記，并留存銷毀記錄。三、檔案管理（一）檔案范圍印章檔案包括印章的刻制申請表、啟用通知、使用登記表、停用申請表、銷毀申請表等相關文件。（二）檔案的收集1.印章管理部門應定期收集印章檔案資料，確保檔案的完整性。2.檔案收集人應認真核對檔案資料，確保資料真實、準確、完整。（三）檔案的整理1.檔案收集后，應按照檔案管理的要求進行整理，分類存放。2.整理后的檔案應編制目錄，便于查找和使用。（四）檔案的保管1.印章檔案應存放在專門的檔案柜中，確保檔案安全。穿制服的女警察在辦公室里用指紋識別器檢查文件2.檔案保管人應定期對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。3.檔案保管人因特殊原因需臨時離崗時，應將檔案交部門負責人指定的專人代管，并辦理交接手續(xù)。（五）檔案的查閱1.因工作需要查閱印章檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱人等信息，經(jīng)相關領導審批后，可以查閱。2.檔案查閱人應在檔案查閱登記本上記錄查閱日期、查閱人、查閱事由等信息。3.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得將檔案帶出公司。（六）檔案的借閱1.因工作需要借閱印章檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱事由、借閱人、借閱期限等信息，經(jīng)相關領導審批后，可以借閱。2.檔案借閱人應在檔案借閱登記本上記錄借閱日期、借閱人、借閱事由、借閱期限等信息。3.借閱檔案時，應在指定地點進行，不得將檔案帶出公司。借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案。（七）檔案的數(shù)據(jù)化管理1.為提高檔案管理效率，便于檔案的查閱和使用，應逐步推進印章檔案的數(shù)據(jù)化管理。2.數(shù)據(jù)化管理的印章檔案應進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（八）檔案的鑒定與銷毀1.定期對印章檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領導審批后，進行銷毀。3.檔案銷毀時，應進行登記，并留存銷毀記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負責對印章檔案保管制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.印章的保管、使用是否符合規(guī)定。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等是否符合規(guī)定。3.印章檔案管理制度的執(zhí)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對印章檔案管理情況進行檢查。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對印章檔案管理情況進行抽查。（四）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。2.對違反印章檔案保管制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。